С этими вопросами сталкивается каждый руководитель команды.
Разные типы информации
Каждому профессионалу в компании нужно определенное количество информации, которую можно классифицировать по следующей типологии.
Оперативная информация
Ее целью является определение сути работы, которую необходимо выполнить. Она уточняет, «что надо сделать», и обретает материальную форму на предприятии в виде директив и приказов.
Организационная информация
Она позволяет каждому «знать, как делать», то есть организовать информацию, определить ее положение по отношению к задачам службы, компании. Она находит материальное воплощение в виде check-list технологии изготовления, порядка действий.
Реляционная информация
Она позволяет всем провести связь между двумя предыдущими типами информации. Она помогает понять, «зачем делать».
Обратите внимание, что под давлением обстоятельств этот третий тип информации очень часто отсутствует в информации, предоставляемой сотрудникам. Приказы, а затем отмены приказов идут чередой друг за другом, так что те не понимают ни их причины, ни того, как они связаны с конкретной задачей. Не стоит потом удивляться, что качество работы от этого страдает!
Задействовать своих коллег – это значит дать каждому из них информацию, которая позволит им понять:
– что нужно делать,
– как это делать,
– зачем это делать.
Сопутствующая информация
Это информация, не связанная напрямую с занимаемой должностью, но которая позволит оценить ее место в рамках отдела.
Общая информация
Разумеется, она касается стратегии предприятия, задач на текущий год, достигнутых результатов, положения компании по отношению к конкурентам…
Множество руководителей до сих пор склонны думать, что информация такого рода не интересует их подчиненных, и поэтому не считают нужным делиться сведениями. На наш взгляд, это серьезная ошибка в вопросах управления и мотивации сотрудников!
Потоки информации на предприятии и ее векторы
Каждая новость исходит из источника, следует своим путем и достигает одного или нескольких получателей. Источник, путь и получатели составляют поток.
Каждый из них имеет свои особенности.
Нисходящая информация
Источник: руководитель
Путь: иерархический
Получатели: подчиненные
Чем значительнее количество иерархических промежуточных пунктов, тем больше данная информация подвергается искажениям, сокращениям.
Чем ближе полученная информация от источника (генерального директора), тем более она полезна для ее получателей. Это позволяет им лучше понять свое место в рамках службы, придать смысл своей деятельности, оценить свой вклад в достижение целей и задач.
Хотя для многих из вас это кажется очевидным явлением, тем не менее некоторые еще склонны удерживать часть информации. Последствия такого поведения катастрофичны для управленца.
В действительности желание сохранить информацию при себе (не считая конфиденциальной) означает потерю доверия своих подчиненных, спад своей влиятельности, потерю деловой репутации.
Напротив, дать информации ход – поделиться властью; означает признать другого равным себе, укреплять отношения, основанные на доверии; это обмен мнениями, общение при этом. Роль руководителя велика.
Основные векторы нисходящей информации
– Официальные или неофициальные собрания.
– Индивидуальные беседы.
– Служебные записки.
Это самые практичные способы для того, чтобы пустить данную информацию в ход.
Пример: одна известная публичная компания недавно внедрила внутреннее письмо LIRE (К ПРОЧТЕНИЮ), предназначенное представителям руководящего состава. Это письмо, присылаемое дважды в месяц, предоставляет им важную информацию, касающуюся принятых решений или грядущих изменений, которую руководители в свою очередь должны донести до своих подчиненных.
Восходящая информация
Источник: подчиненные
Путь: иерархический или иной путь
Получатель: руководство
Будучи необходимой для каждого члена руководящего состава, качество и важность информации, которая доходит до вас, прямо пропорциональна:
– качеству и важности информации, которую вы сами переадресуете подчиненным,
– способу учета или неучета информации, которую ваши сотрудники доносят до вас,
– доверию, с которым к вам относятся подчиненные.
Следовательно, существует непосредственная, прямая связь между движением восходящей информации и степенью доверия, которой пользуется руководство.
Кроме того, интересно отметить, что чаще всего в компаниях отсутствуют правила по вопросу reporting (отчетности) – очевидно, что понятие «отчетность» при всей своей необходимости приобретает негативный оттенок в значении «контроль».
Основные векторы восходящей информации
– Оперативные совещания обмена информацией.
Руководитель сообщает информацию, предназначенную для того, чтобы услышать вопросы от персонала и держать их в курсе деятельности предприятия.
– Затем слово дается сотрудникам для того, чтобы они могли задать все интересующие их вопросы.
– Индивидуальные технические обсуждения.
Не стоит путать их с ежегодными переговорами, их задача – прояснить ситуацию с членами команды по вопросам их эффективности в рамках занимаемых должностей и дать им возможность высказать идеи, предложения, проекты, которые они хотели бы реализовать.
Собрания по решению проблем, обучающие семинары, переговоры о трудоустройстве или продвижении по службе, неформальные собрания, фуршеты также являются возможностями для передачи и получения информации.
Побочная информация
Источник: коллеги
Пути: многочисленные и разнообразные
Получатели: коллеги
Одним из основных недостатков французских предприятий является обособленность их отделов, затрудненное взаимодействие между отделами. Вместо того чтобы работать бок о бок для достижения общей цели (удовлетворение нужд клиента), отделы часто склонны устраивать соревнование. Содействие улучшению циркуляции информации между службами является sine qua non (необходимым) условием эффективности компаний завтрашнего дня.
