Возьмем, к примеру, торговлю: каковы, по-вашему, ключевые моменты наиболее ощутимых результатов для коммерческой деятельности?
Ответ довольно прост: увеличение товарооборота, выход на рынки, количество новых клиентов, степень лояльности «старых» клиентов, средний объем продаж на одного клиента и т. д. То же самое следует сделать для вашей должности с помощью аналогичных критериев.
После того как вы осуществите этот первичный комплексный анализ, вам придется сделать выбор, а выбрать – значит отказаться!
На самом деле, зная, что день не бесконечен, и даже работая по 12 часов в сутки, вы не сможете сделать все, вам придется принять этот факт и отложить в сторону некоторые задачи и виды деятельности.
Ежедневное определение ваших приоритетов — единственный и уникальный способ повысить результативность.
Вот простой и конкретный способ достичь этого (мы исходим из принципа, что у нас утро понедельника, 8 часов):
a) составьте список всех дел, которые вам нужно выполнить на этой неделе;
b) дополните каждое из дел степенью срочности (С1 – будет самое срочное, а С12 – наименее срочное, если вы составили список из 12 дел).
Критерии для оценивания срочности таковы: деятельность, предписанная вам третьей стороной (начальством, клиентами, коллегой), дела с коротким сроком исполнения и деятельность, которая может иметь негативные последствия для компании, если не будет осуществлена своевременно;
c) затем тот же самый список дел дополните степенью важности (В1 – самое важное, В12 – наименее важное). Важное определяется по личному выбору: именно вы должны решить в рамках вашей должности, что та или иная задача важнее другой.
Подобная иерархия позволит вам понять, с чего начать и, главное, как выйти из этого порочного круга срочности и спешки (то есть больше не нужно спешить как на пожар!).
С вашей стороны требуется:
– определить первоочередность срочного/важного,
– затем обозначить приоритетность важного/срочного,
– продолжить срочным, но не важным,
– чтобы затем закончить несрочным и неважным.
Сложность данного занятия состоит в том, чтобы не рассматривать a priori то, что является срочным, как важное, или то, что является важным, – как срочное. Эта путаница может привести вас к ошибочному выбору! Кроме того, напомним, что руководящего работника чаще всего ценят за его способность предвосхищать изменения и внедрять их (важное несрочное), чем за способность управлять повседневной деятельностью. Наконец, если вы хотите более продуктивно противостоять неожиданностям, заранее учтите их существование и включите их в ваше ежедневное или еженедельное планирование (после того, как сделаете примерно половину за две недели). Планируйте согласно списку не более 70 % своего времени!
Наконец, если вы хотите перейти от выстраданного времени к выбранному, ниже дано двенадцать законов для улучшения самоорганизации, которые сопровождаются перечнем вспомогательных средств:
ДВЕНАДЦАТЬ ЗАКОНОВ ДЛЯ УЛУЧШЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ
Первый закон: ЗАКОН ПАРКИНСОНА
Общий объем работы всегда будет увеличиваться, чтобы заполнить собой все отпущенное на работу время: действовать в виде целей, а не в виде задач, которые нужно выполнить.
Второй закон: ЗАКОН МЕРФИ
Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете. Все не так легко, как кажется.
Третий закон: ЗАКОН ИЛЬИЧА
После достижения определенного уровня прирост эффективности снижается.
Четвертый закон: ЗАКОН КАРЛСОНА
Любая прерванная, а затем продолженная работа занимает больше времени, чем сделанная без перерыва. Всякая прерываемая работа менее эффективна.
Пятый закон: ЗАКОН ФРЭССА
Один час не всегда равен другому.
То, что нам нравится, проходит быстро, то, что не нравится, кажется, тянется вечно.
Шестой закон: ЗАКОН ПАРЕТО
20 % нашей деятельности обеспечивают 80 % результатов. Главное занимает 20 %, второстепенное занимает 80 % времени, пространства, энергии.
Седьмой закон
Сначала подумай, затем сделай.
Восьмой закон
Не откладывай до последнего решения, которые необходимо принять.
Девятый закон
Назначайте порядок приоритетности задач, которые нужно выполнить.
Десятый закон
Запланированная работа отодвигает в сторону незапланированные дела.
Одиннадцатый закон
Чередуйте разнородные задачи, избегая разбрасывания.
Двенадцатый закон
Оптимизируйте.
Эти 12 ЗАКОНОВ мы хотим дополнить списком средств, которые, без сомнения, помогут вам сэкономить лишний час. В эпоху, когда в связи с внедрением 35-часовой рабочей недели свирепствует «война за время», лишний час в день поможет вам сконцентрироваться на занятиях, которые требуют больших временных затрат: на размышление и прогнозирование, что, в свою очередь, является источником вашей дополнительной ценности как руководителя (см. J.-L. Muller, «La guerre du temps», Éditions d’Organisation, 1996).
Рекомендуемые средства
– Выделяйте временные ресурсы для каждого вида деятельности.
– Назначайте время готовности.
– Действуйте согласно целям, а не задачам, которые нужно выполнить.
– Подводите итоги деятельности за день.
– Защитите себя от внешних просьб и загрузок.
– Сгруппируйте задания по видам деятельности, по однородности.
– Начинайте день с действия, которое вам не нравится, но которое является важным.
– Определите высокопродуктивные виды деятельности.
– Посвятите себя сути своей миссии.
– Отсеивайте.
– Осуществляйте хотя бы одно важное задание в день.
– Делегируйте.
– Прекратите считать, что есть лишь один правильный способ исполнения – ваш.
– Определяйте для себя время встреч с самим собой.
– Планируйте заранее важные и приоритетные виды деятельности.
– Давайте себе право на ошибку.
– Не бойтесь принимать решения в условиях неопределенности.
– Думайте с точки зрения приоритетов.
