Следует правильно разместить всех приглашенных, позаботиться о том, чтобы никто не беспокоил участников во время проведения совещания. Размещая приглашенных, необходимо учитывать два очень важных фактора, о которых часто забывают.
• Присутствующие должны видеть друг друга.
• Ведущий должен находиться в таком месте, которое позволяет наладить зрительный контакт с каждым из присутствующих.
Правильное размещение людей во время проведения совещания играет немаловажную роль.
• Если присутствующие чувствуют себя некомфортно, не видят друг друга или же не видят наглядные материалы – диаграммы, графики и т. п., они становятся невнимательными. В результате люди просидят с начала и до конца совещания, думая о чем-то своем или витая в облаках.
• Если на совещании будут присутствовать два человека, которые испытывают неприязнь друг к другу, нужно удостовериться, что они не сидят рядом или напротив друг друга.
• По возможности разместите рядом участников с разными точками зрения: это лучше, чем собрать людей единомышленников на одной стороне стола.
Для того чтобы приглашенные без суеты заняли свои места, необходимо сделать план размещения и табличку-идентификатор для каждого места. Имена приглашенных должны быть указаны на табличках с обеих сторон, так как некоторые из участников могут быть не знакомы.
Планирование времени
Проводя заседание, необходимо распланировать обсуждение каждого вопроса по времени. Например:
«вопрос № 1 – 10 мин [10.10];
вопрос № 2 – 15 мин [10.25];
вопрос № 3 – 20 мин [10.45]».
Это экономит время и позволяет не задерживаться долго на обсуждении одного вопроса.
Делаем выводы
Известно, что успех собрания на 80% зависит от его подготовки. Наличие повестки дня – один из важных факторов успешного проведения собрания или совещания.
Результат собрания зависит и от приглашенных лиц. Если на собрании присутствуют компетентные люди – успех обеспечен.
Создание комфортных условий для проведения собрания поможет участникам сконцентрироваться на запланированных вопросах. Необходимо также четко регламентировать время на обсуждение каждого вопроса.
Все эти факторы в целом способствуют эффективному проведению собрания.
Спросите себя
Подумайте о том, как вы готовитесь к проведению собрания, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Знаете ли вы, что официальная встреча должна проходить согласно принятым правилам?
▲ Согласны ли вы, что в любом неофициальном мероприятии присутствует компонент официальности?
▲ Знаете ли вы, что для успешного проведения собрания необходима повестка дня?
▲ Вы согласны с тем, что цель совещания должна быть сформулирована четко?
▲ Согласны ли вы, что на заседание следует приглашать только компетентных людей, присутствие которых позволит достичь поставленных целей?
▲ Вы согласны с тем, что собрание должно проходить в комфортных и подобающих случаю условиях?
▲ Согласны ли вы, что места для присутствующих должны располагаться таким образом, чтобы все люди могли видеть друг друга?
▲ Планируете ли вы время для обсуждения каждого вопроса?
Все получится, если…
• пользоваться правилами и нормами проведения официальных мероприятий;
• заранее готовиться даже к неофициальной встрече;
• заранее сообщать повестку дня всем приглашенным лицам;
• пригласить на совещание компетентных людей;
• правильно разместить участников заседания (обязательно наличие табличек-идентификаторов);
• установить время для обсуждения каждого вопроса.
Проведение собраний и совещаний
Если вам предстоит проводить совещание, придерживайтесь нескольких правил, которые непременно обеспечат положительный результат. Начиная совещание с позитивной установки и четко обозначая временные рамки, вы поможете людям сконцентрироваться на вопросах, вынесенных на повестку дня. Совещание пройдет быстро и будет продвигаться результативно, если с самого начала направить обсуждение в нужное русло. Помните, что в конце совещания необходимо подвести итоги.
Начало совещания или собрания
Открывая собрание, следует придерживаться следующих правил.
1. Приветствие.
Каждое совещание нужно начинать с приветствия. Если на заседании присутствуют новые лица, то они должны по очереди представиться, называя имя и должность. И только после этого можно приступать к обсуждению вопросов, вынесенных на повестку дня. В случае если кто-то вынужден прийти на собрание позже или уйти раньше всех, об этом необходимо предупредить присутствующих с самого начала.
2. Принятие протоколов.
Если совещание проходит в несколько этапов и обсуждаются одни и те же вопросы (или это очередное собрание постоянной комиссии), нужно пересмотреть протоколы и записи предыдущих собраний. Это необходимо делать только при проведении официальных встреч. Спросите присутствующих: «У кого есть вопросы по поводу страницы № 1?» (Пауза.) «Страницы № 2?» и т. д. Возможно, были допущены грамматические или смысловые ошибки, исказившие суть принятых решений.
Экономия времени
Экономия времени – это основной фактор успешного проведения собрания. С самого начала необходимо контролировать регламент, чтобы избежать пустой траты времени. Для этого следует придерживаться нескольких простых правил.
• Начинайте заседание вовремя, даже если пришли еще не все приглашенные.
• Напомните присутствующим о «стоимости» такого заседания (для этого необходимо знать, сколько зарабатывает каждый из присутствующих). Например: «900 евро – стоимость одного часа проведения собрания, соответственно, 15 евро за минуту, поэтому я предлагаю не тратить время зря, а использовать его эффективно».
• Разместите часы так, чтобы вы могли хорошо видеть циферблат. Оставьте десять минут в конце собрания для подведения итогов.
• Делайте перерывы, если собрание длится долго. Люди должны отдыхать.
• Давайте присутствующим время для обдумывания тех или иных вопросов. Например: «Я предлагаю сделать десятиминутный перерыв и потом жду ваших предложений».
• Заканчивайте заседание вовремя или даже раньше, если удалось обсудить все вопросы до истечения намеченного времени.
