• составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени;
• держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.
Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:
• выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;
• поделиться мыслями и выслушать мнение других;
• изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.
Определяем приоритеты
Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:
• основные задачи; их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями;
• задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились;
• задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться).
• задачи с невысоким уровнем приоритетности, но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь).
Распределите всю свою работу на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для выполнения поставленных задач. Выделите разными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делайте что-нибудь приятное. Так вы будете чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяете себе заняться им в качестве поощрения за выполнение более сложных заданий.
Не принуждайте себя слишком строго придерживаться приоритетов. Всегда нужно быть готовым к переменам, если этого требуют обстоятельства. Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.
Однако, если какая-то из первоочередных задач неожиданно снимается с повестки дня (например, отменяется встреча), будьте начеку, чтобы не потратить освободившееся время понапрасну. Используйте накопленную для решения конкретной задачи энергию на следующее задание из вашего списка.
Неотложное и важное
Понимание различия между неотложным и важным имеет огромное значение при распределении времени.
Неотложные задачи требуют немедленного решения, но при этом могут быть незначительными (например, улаживание вопроса с парковкой). Важные же требуют тщательной подготовки и, как правило, дополнительного времени на обдумывание (к примеру, составление бизнес-плана на следующий квартал).
Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными.
Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами.
Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки.
Типы заданий
Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии.
Руководящая должность требует:
• продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания;
• собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте;
• сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы;
• убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс.
Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы.
Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям.
Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени.
Делаем выводы
После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени.
Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты».
Спросите себя
Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы.
▲ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие?
▲ Ясны ли вам цели вашей работы?
▲ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания?
▲ Видите ли вы разницу между важным и неотложным?
▲ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время?
Все получится, если…
• определить основные задачи;
• наметить цели;
• выполнять важную работу по заранее составленному графику;
• быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации;
