• четко различать важные и неотложные задачи;
• применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время;
• немедленно начать планирование своего времени.
Составляем график
Управлять временем было бы легче, если бы постоянно не возникали различные непредвиденные обстоятельства, которые совершенно не способствуют осуществлению наших планов. Но что бы ни сулил день грядущий, какие бы вызовы ни бросал окружающий мир, не отчаивайтесь. Просто нужно найти несколько способов, которые помогали бы наилучшим образом использовать время.
Справляемся со сроками
Первый закон Паркинсона
[1] гласит: работа заполняет время, отпущенное на нее. Вот почему очень важно определять сроки ее выполнения. Иначе работа может растянуться на несколько недель, а то и месяцев, и за длительный период сделано будет очень мало.
После установления окончательных сроков можно в этих рамках установить собственные – по принципу «матрешки». Так вы получите дополнительный стимул выполнить работу быстрее и не допустите, чтобы на нее ушло неоправданно большое количество времени.
Установите собственные временные рамки для различных заданий. Настройте таймер или напоминание в компьютере (либо воспользуйтесь будильником), чтобы знать об истечении срока, отведенного для какого-то задания. Вы будете удивлены тем, насколько это способствует организации и как много вы успели сделать в отведенное время. Более того, постепенно привыкая выполнять работу в установленные сроки, вы обнаружите, что справляетесь с ней все быстрее.
Решаем сложные задачи
Мы боимся сложных заданий только потому, что они таковыми кажутся. Но, возможно, детально разобравшись в ситуации, обнаружится, что это совсем не так. Не стоит сразу же опускать руки, если вы не знаете, с чего начать работу. Например, при необходимости организовать переезд офиса важно не испугаться кажущейся сложности этой затеи.
Секрет в том, что с трудными заданиями легче справиться, если разделить их, словно арбуз, на более мелкие части. После этого надо наметить отдельный план выполнения каждого пункта и реализовывать их в порядке очередности. Таким образом, любое нелегкое задание покажется вполне осуществимым, и вы сможете внести отметку о выполнении в свой план.
Выбираем время для работы в уединении
Некоторые задания требуют особого внимания и сосредоточенности. При их выполнении нельзя отвлекаться на что-то другое, иначе можно сбиться или потерять мысль, и долгие часы напряженного труда будут потрачены впустую. Многие стараются найти тихое и укромное место, чтобы поработать. Однако есть и другие способы уединиться. Например, отведите в своем графике место «времени недоступности».
• Определите, в какие часы к вам можно обращаться, а когда вас нельзя беспокоить. Обязательно сообщите об этом всем, кто имеет привычку нарушать ваш покой.
• Включите автоответчик на пару часов, даже если вы на месте. Это освободит время для решения действительно важных вопросов, а сообщения можно будет прослушать позже, в специально выделенное время.
• Установите в ванной комнате «сухостираемую» доску с водостойкими маркерами, чтобы иметь возможность писать и планировать в тишине.
• Пусть ваш блокнот всегда находится рядом с кроватью. Поразительно, как часто важные мысли посещают нас в минуты наибольшего покоя.
Проводим встречи
Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать эффективной работе, а не убивать время. Если вы ответственны за проведение какого-то мероприятия, убедитесь в том, что вы знаете:
• зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?);
• кто и почему должен присутствовать на встрече;
• какие вопросы будут обсуждаться;
• какой результат вы хотите получить от этой встречи.
Если вы хотите, чтобы мероприятие было продуктивным, ответы на эти вопросы должны знать все его участники. Итак, если встречи отнимают у вас очень много времени, не забывайте уточнять:
• цель встречи;
• отведенную вам роль;
• каких результатов вы планируете достичь по ее окончании.
Если до проведения встречи вам не известны ответы на эти три вопроса, в первую очередь выясните, почему вы приглашены, обязательно ли ваше присутствие на протяжении всей встречи или же вы можете присутствовать при рассмотрении касающегося вас вопроса, а с остальными ознакомиться по протоколу.
Несомненно, бывают ситуации, когда не обойтись без личных встреч. Например:
• если вы не встречались с этим человеком раньше;
• когда вам нужно составить собственное мнение о том, как взаимодействуют другие, или лично оценить чьи-то способности;
• если личный контакт может ускорить решение вопроса;
• когда вопрос настолько тонкий, что язык движений и жестов может оказаться важнее слов.
Во всех остальных случаях предпочтительнее решать вопрос по телефону, с помощью факса или конференц-связи.
Эффективно используем время поездок
Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени.
• Захватите с собой ноутбук или персональный органайзер, чтобы, предварительно отключив режим оповещения, немного поработать.
• С помощью диктофона, тихо, не создавая неудобств окружающим, работайте с корреспонденцией.
• Путешествуйте с коллегой, но будьте осторожны, посвящая его в курс событий. Может быть, не стоит рассказывать ему (или ей) все детали.
• Проверьте свой портфель и убедитесь, что все лишнее отправлено в корзину для мусора либо спрятано в надлежащем месте.
• Очистите карманы, портмоне и кейс от чеков; их лучше подшить к авансовому отчету.
• Прослушивайте с помощью плеера различные аудиокурсы, например пособие по управлению или уроки иностранного языка.
• Составьте подробный план и набросайте заметки на будущее.
