Существует несколько методологий документирования бизнес-процессов – IDF0, BPWin, ARIS и т. д. На практике в большинстве случаев вполне достаточно стандартных возможностей одного из приложений Microsoft Office – Microsoft Visio.
В табл. 17 приведены основные значки (блоки схемы), с помощью которых можно составить графическое описание (диаграмму) практически любого бизнес-процесса.
Таблица 17. Основные элементы диаграммы
Поле диаграммы разбивается на горизонтальные блоки по числу ключевых участников бизнес-процесса (пример в главе 6). Универсального правила компоновки диаграммы не существует, поэтому последовательность этапов, состав и последовательность участников бизнес-процесса определяется аудитором на основании программы аудита, цели диаграммы и здравого смысла. На практике, если на диаграмме формата А3 появляется более семи участников и более 60 элементов, то или вы начали мельчить, или бизнес-процесс слишком крупный для используемой степени детализации, и его необходимо разбить как минимум на два бизнес-процесса поменьше.
Подробно остановимся на ключевых принципах описания процессов.
Подход. Существует два основных подхода к описанию процессов – графический и смешанный (графика плюс текст). Выбор подхода зависит от цели аудита. Для аудита системы внутреннего контроля можно ограничиться графическим подходом. Для аудита бизнес-процесса, по результатам которого процесс может быть основательно перестроен, необходимо использовать как графику, так и текстовые описания и пояснения. На практике я использовал оба подхода.
Суть графического подхода заключается в использовании графических элементов, которые обозначают части процесса. Каждый графический элемент имеет краткое описание, ограничиваемое его размером. Иногда для отдельных частей процесса добавляется более подробное описание, которое размещается на свободном месте основной схемы процесса. Умение составить описание процесса только с использованием графики без потери качества приходит с практикой. К некоторым аудиторам оно не приходит никогда. Основное преимущество использования исключительно графики заключается в ее лаконичности и наглядности. Разумеется, если вы составляете описание процесса в графике, то наглядность и лаконичность появляются не автоматически. Умение придавать схемам эти свойства также приходит к аудитору не сразу.
Суть смешанного подхода заключается в том, что помимо графической схемы процесса вы формируете текстовую часть, поясняющую отдельные или все графические элементы. Пример формата такого описания приведен в табл. 18. Это один из многих вариантов формата текстовой части. Ее содержание во многом зависит от цели описания процесса. Как уже было сказано выше, описание процесса только в графике часто бывает достаточно, когда процесс рассматривается с целью определения адекватности и эффективности системы внутреннего контроля. Однако если аудитор еще не набил руку, то ему не избежать составления текстового описания процесса. Кроме того, составления текстовой части можно требовать с целью дополнительного контроля работы внутреннего аудитора, что имеет смысл в крупных ПВА. Также наличие текстовой части лучше обеспечивает соблюдение принципа воспроизведения и облегчает работу других аудиторов с процессом в дальнейшем хотя бы потому, что текстовая часть содержит больше информации.
Таблица 18. Пример формата текстового описания процесса
Границы процесса. По данной теме вряд ли когда-нибудь сложится единое мнение у разных аудиторов. Определение границы процессов зависит от ряда факторов, и в первую очередь от понимания аудитором нюансов процессного управления. Например, процесс осуществления платежей можно рассматривать как отдельно, например в рамках процесса «Управление денежными средствами», так и в рамках процесса «Закупки» или, как иногда говорят, процесса «Расходное контрактование». Чем больше сотрудников компании используют понятия процессного подхода к управлению, тем больше вариантов дробления деятельности предприятия на отдельные процессы и тем больше вариантов названий этих процессов. Например, процесс «Продажи» может называться «Доходное контрактование» или «Ценообразование и реализация готовой продукции». В такой ситуации на первое место выходит право первенства. То есть если по данной теме отсутствует готовое решение, то мы имеем полное право разработать его самостоятельно и, по мере возможностей и способностей, навязать окружающим.
В любом случае перед началом описания необходимо четко определить границы описываемого процесса. Это крайне необходимо для устранения лишней работы. Во-первых, два аудитора, описывающие последовательные процессы, могут два раза выполнить одну и ту же работу, дважды описать один и тот же участок процесса. Во-вторых, чем более четко поставлена задача, тем более четко она исполняется, меньше места для домысла и ситуаций «давай сделаем на всякий случай». Для упрощения и облегчения работы по систематизации ориентируйтесь на основную цель процесса и используйте принцип разграничения обязанностей. Например, если вы определите цель процесса «Закупки» как «приобрести требуемые ТМЦ на оптимальных условиях и доставить в место использования, обеспечив максимальную сохранность», то процесс «Внешняя логистика» войдет в состав процесса «Закупки» в части доставки материалов и сырья. Также не стоит забывать о том, что границы процессов необходимо определять как бы в двумерном пространстве. Ряд основных процессов следуют последовательно друг за другом. Но кроме основных есть процессы, имеющие отчасти сервисный или вспомогательный характер, например процесс «Техническое обслуживание и ремонт» (разумеется, если у вас не предприятие, оказывающее услуги по техобслуживанию и ремонту). Таким образом, вам необходимо определить точки перехода между последовательными процессами, а также между процессами, время от времени взаимодействующими с основной цепочкой последовательных процессов, и, соответственно, этими последовательными процессами. Например, уже упомянутый процесс «Техническое обслуживание и ремонт» может иметь точки перехода как с процессом «Внешняя логистика» (если, например, при доставке грузов собственным транспортом он ломается, мы сами ремонтируем), так и с процессом «Основное производство». При этом процесс «Внешняя логистика» как предшествует процессу «Основное производство» (доставка материалов собственными силами), так и следует за ним (доставка готовой продукции собственными силами, например до точки перехода права собственности на нее). В своей практике для точек перехода я использую отдельный значок на схемах процессов (см. табл. 17).
Целостность и презентабельность. Соблюдению данных принципов я придаю особое значение, хотя и остальные не менее важны. Сделать описание целостным означает ответить на вопросы «откуда?» и «куда?». Описывая процесс, вы должны указать точку возникновения процесса и точку перехода из описываемого процесса в следующий процесс, а также точки перехода в любые другие процессы, с которыми описываемый процесс взаимодействует. Таким образом, вы показываете описываемый процесс во взаимодействии с другими процессами, действующими в рамках системы процессов, например в рамках предприятия. Многие процессы, если их рассматривать в двумерном пространстве, стабильно имеют две основные точки перехода (точка входа в процесс и точка выхода из него при последовательном расположении процессов), а также несколько дополнительных точек перехода в тех местах, где рассматриваемый процесс взаимодействует с другими процессами в ходе исполнения.
