Принцип презентабельности требует внимания к большему количеству нюансов по сравнению с принципом целостности. Во-первых, описание процесса воспринимается намного лучше, если процесс описывается в хронологической последовательности. Это достигается, например, расположением этапов процесса относительно друг друга. Так, если процесс описывается графически и горизонтально слева направо, то из этого следует, что этап, находящийся правее, выполняется в реальности позднее по времени. Во-вторых, необходимо придать описанию процесса оптимальную детализацию. На практике мне довелось встречаться с крайними проявлениями, мягко говоря, неоптимальной детализации. Например, однажды одна из моих подчиненных умудрилась составить описание процесса «Внешняя логистика» (логистика при реализации готовой продукции) на 22 листах (шрифт 11 пт, одинарный межстрочный интервал), не считая схемы на трех листах формата А3 с огромным количеством значков. При этом задача заключалась в оценке системы внутреннего контроля процесса «Внешняя логистика» в условиях экспортных поставок от завода в РФ до конечного потребителя при использовании пары-тройки посреднических компаний и пары пунктов перевалки. По плану на описание процесса отводилась одна неделя (она потратила три и все равно не успела закончить описание). Справедливости ради отмечу, что в ситуацию стоило бы вмешаться пораньше, однако мне было интересно посмотреть, что получится. В описании содержалось огромное количество информации совершенно не проясняющей ситуацию с системой внутреннего контроля процесса, например подробные описания процедуры формирования ряда первичных документов. Это плавно подводит нас к третьему важному моменту при соблюдении принципа презентабельности – обеспечение однозадачности описания. Приведенный выше пример указывает на то, что задача по описанию процесса является не совсем удачным поводом для серийного отстрела зайцев одиночными выстрелами. Цель описания процесса во многом определяет, какая информация должна быть добыта, а какая конвертирована в описание процесса. Если перед аудитором стоит задача описать процесс с упором на систему внутреннего контроля, то каждый элемент описания должен способствовать достижению именно этой, и никакой другой цели. Невозможно составить описание процесса, которое пригодно для анализа различных аспектов деятельности предприятия. В-четвертых, на презентабельность описания процесса влияет техника исполнения (подачи). Описание процесса по мере его изучения должно отвечать на вопросы пользователя о построении и функционировании описываемого процесса. Именно техника исполнения описания формирует окончательно ответы на вопросы «что?», «как?», «когда?», «кто?» и «где?». Например, если при описании процесса ограничиться только сплошным текстом, то многие детали без должного акцентирования не будут просто восприняты не то что с первого, но и со второго-третьего прочтения. Конвертирование такого материала в таблицу с распределением ключевой информации по процессу по отдельным графам значительно облегчает восприятие материала.
Глубина описания процесса. В классическом понимании на среднем предприятии можно выделить 15–20 ключевых процессов. Каждый из них состоит из нескольких подпроцессов, которые в свою очередь дробятся на еще более мелкие подподпроцессы. Поэтому если предприятие представить в виде модели, состоящей из процессов, то модель будет трехмерной. В большинстве случаев можно выделить четыре-пять уровней процессов, начиная от ключевых и заканчивая точечными. Точечные процессы состоят из технологических операций, которые либо сами по себе не дробятся на более мелкие элементы, либо этого не имеет смысла делать. Под технологической операцией понимаются не только производственные технологические операции, но и любые другие операции в рамках любого процесса. Например, операция нажатия кнопки может встречаться как в процессе «Производство», так и в процессе «Формирование финансовой отчетности». Глубина описания процесса также во многом зависит от его цели. Например, при оценке системы внутреннего контроля я бы не погружался в процесс глубже третьего уровня. Если процесс «Продажи» принадлежит к первому уровню, то процесс «Анализ проекта договора» – к третьему (он входит в процесс «Разработка (подготовка) проекта договора»). А вот если, например, аудитор принимает участие в проекте по разработке и внедрению ИТ-системы, то большинство процессов должны описываться вплоть до отдельных операций. Вообще любой проект, имеющий целью работу с самим процессом, например оптимизацию, требует более глубокого погружения в процесс, чем проект по оценке системы внутреннего контроля.
Продолжительность описания процесса. Опять же все зависит от постановки задачи, а также от уровня аудитора и условий работы. В среднем в проектах оценки системы внутреннего контроля достаточно одной недели для описания процесса первого уровня до глубины третьего уровня. При этом описание процесса должно выполняться аудитором со стажем не менее года, а владельцы процесса плюс-минус своевременно представляют необходимую информацию. Не стоит поручать описание процесса малоопытным аудиторам без тщательного надзора за их деятельностью, особенно если процесс описывается впервые. Вообще навык описания процессов сложно приобрести по частям, как, например, в случае с детальными тестами. Детальный тест состоит из отдельных блоков, которые можно осваивать по отдельности. Например, сначала можно научиться делать выборку, затем обрабатывать данные, затем интерпретировать результаты, затем самостоятельно составлять детальные тесты. При описании процесса необходимо оперативно реагировать на поступающую информацию, при этом существует множество вариантов содержания, формы и достоверности данной информации, и на каждый нюанс нужно реагировать правильно. Поэтому малоопытные аудиторы должны первое время работать в команде с более опытными коллегами.
Далее представлена подборка практических наработок для решения локальных ситуаций.
• Если процесс разбивается на несколько подпроцессов, у которых более одного владельца, то аудитору следует самостоятельно определить очередность описания. Для ускорения процесса работу нужно стоить таким образом, чтобы в случае простоя по какому-либо подпроцессу аудитор мог переключиться на другой подпроцесс. Простои неизбежны, и немалое влияние на их количество оказывают организационные факторы (болезнь нужного сотрудника, график работы интервьюируемого, необходимость в дополнительном времени для подборки документов и т. д.). Поэтому аудитору имеет смысл выстраивать работу как бы в двух параллельных направлениях.
– Базовая схема начала проведения интервью с сотрудником подразделения, являющегося владельцем процесса, при составлении описания следующая:
– озвучить цели интервью;
– получить картину основных функций подразделения;
– узнать мнение руководителя подразделения об основных факторах и рисках, сказывающихся на эффективности деятельности;
– уточнить перечень нормативной документации по процессу (хотя данная информация должна запрашиваться аудитором в самом начале проекта и изучаться до интервью, нередко о части нормативных документов становится известно во время интервью);
– обрисовать подход к описанию процесса, например «нам интересен весь процесс …, от момента получения подразделением исходной информации или документа по … до момента … (завершающего действия или составления документа)»;
