• Тренировка коммуникативных и аналитических навыков. По сути, у многих сотрудников, особенно не участвующих в формировании отчета, нет иной возможности совершенствовать свои коммуникативные (в большей степени) и аналитические навыки, кроме как в процессе составления рабочих документов. Также это позволяет заранее выявлять слабые места в подготовке сотрудников ПВА и своевременно организовывать их обучение.
• Доказательство позиции по результатам аудита. Документирование способствует формированию более целостных и качественных доказательств, так как заставляет аудитора формировать и проверять причинно-следственные связи в ходе работы.
• Соблюдение принципа воспроизведения. Один из фундаментальных принципов методологии внутреннего аудита. Для его соблюдения необходимо обеспечить возможность любому сотруднику ПВА повторить работу другого сотрудника ПВА и прийти к тем же выводам. Без документирования работы сделать это практически невозможно. Объем и прочие характеристики документирования для соблюдения принципа воспроизведения могут определяться индивидуально для каждого объекта аудита и могут быть частью унифицированной методологии. Выбор во многом остается за руководителем ПВА.
• Формирование статистической базы. В данном направлении особых ограничений нет. Однако в первую очередь имеет смысл создавать базу по рискам, выявленным в ходе проектов, особенно тем, разобраться с которыми в ходе проекта не удалось. Это позволяет более осмысленно формировать тематику последующих аудитов как того же объекта, так и сопоставимых объектов аудита. Кроме того, наличие статистической базы определенным образом автоматизирует последующие проекты аудита, в первую очередь за счет устранения необходимости заново устанавливать все причинно-следственные связи. Например, по результатам аудита процесса «Персонал» было установлено, что основная причина текучести на предприятии заключается в низком уровне оплаты труда. При следующем аудите того же или другого процесса на том же предприятии при сохранении того же уровня текучести достаточно убедиться в отсутствии других причин и сохранении того же уровня оплаты труда, чтобы сделать вывод. Кроме того, выявленные причинно-следственные связи можно в первую очередь проверять при аудите сопоставимых объектов. Мощная статистическая база может упростить аудиторский процесс вплоть до аудита, полностью построенного на использовании чек-листа.
• Обеспечение соблюдения принципа преемственности. При отсутствии документирования в случае полного или существенного изменения команды внутреннего аудита большая часть ранее достигнутого утрачивается. Таким образом, с одной стороны, обеспечение принципа преемственности – это задача акционеров (для поддержания тонуса системы внутреннего контроля), с другой стороны – задача менеджмента, для сохранения потенциала института агентов изменений (аудит чаще многих других функций выступает с предложениями об изменениях). Парадокс заключается в том, что те и другие вряд ли представляют себе влияние документирования на обеспечение выполнения данных задач.
Что касается существенных минусов документирования, то по большому счету минус только один – эффективное документирование требует существенных затрат ресурсов. Например, с точки зрения времени документирование работы по аудиту процесса может занять в среднем 60–80 % времени, затраченного на выполнение самой работы. И это не считая времени устранения замечаний в рабочих документах по результатам их просмотра руководителем команды аудиторов.
Также хотелось бы обратить внимание на несколько нюансов, которые могут повысить эффективность и качество документирования.
Нюанс 1. Весьма полезно использовать перекрестные ссылки в рабочих документах. Такие ссылки в большинстве случаев представляют собой пометки, которые позволяют оперативно перемещаться между рабочими документами, имеющими причинно-следственные связи либо использующими взаимосвязанную информацию. Перекрестные ссылки можно проставлять как вручную (если рабочая документация готовится в бумажном виде), так и электронным способом (если рабочая документация готовится с использованием компьютерных программ). Варианты использования перекрестных ссылок весьма разнообразны, например ссылка из описания процесса на матрицу (для указания конкретного риска в конкретном месте процесса), из таблички с описанием теста на пункт отчета (для ускорения поиска деталей расчета, описанного в тесте).
Нюанс 2. Чем больше объем рабочей документации, тем больше потребность в использовании унифицированной терминологии. Логика достаточно проста – чем больше документов, тем больше тратится ресурсов на их обработку. Единообразная терминология ускоряет восприятие информации и улучшает качество восприятия, а значит, позволяет экономить один из ключевых ресурсов – время.
Нюанс 3. При документировании детального тестирования (таблицы в Excel и т. д.) существует два основных подхода (выбор во многом зависит от квалификации и численности команды). Первый заключается в том, что каждый этап работы (каждый тест, каждая выборка и т. д.) аудитора документируется независимо от того, попадет данный материал в отчет или нет. Такой подход целесообразно применять в случае многочисленной команды внутренних аудиторов (более пяти – семи человек) и/или относительно невысокой квалификации участников команды.
При втором подходе документируются только те этапы, по результатам которых высока вероятность получения материалов для отчета. Другими словами, если по результатам теста выясняется, что определенные недостатки приводят к убыткам, то такой тест должен быть задокументирован. При использовании второго подхода аудитор формирует рабочие документы часто по собственному усмотрению, ориентируясь лишь на ценность материала для отчета. Основной принцип – обеспечить достаточность доказательной базы. Такой подход подойдет для скромных по размерам ПВА (не более пяти человек) и/или для команды высокопрофессиональных аудиторов.
Несколько слов об оформлении матриц рисков и контрольных процедур и тестов. В целом какие-либо правила отсутствуют. Особенности оформления определяются как соображениями целесообразности и практичности, так и вкусом и предпочтениями руководителя ПВА и/или руководителя проекта. Как минимум методология оформления матриц и тестов должна способствовать обеспечению доказательности материалов отчета. Полезно придерживаться трех описанных выше нюансов. Например, описывать контрольную процедуру в матрице аналогично описанию на схеме процесса и наоборот (соблюдение принципа унификации). Или, например, в матрице указывается пункт и подпроцесс, где находится риск или контрольная процедура, при этом пункт совпадает с пунктом по схеме (принцип перекрестных ссылок), а название подпроцесса – с названием схемы (принцип унификации). Или еще пример: в столбце матрицы «Тестирование» указывается название и номер теста по соответствующему процессу. Для этой цели в каждом процессе используется определенная нумерация тестов (принцип перекрестных ссылок).
При оформлении тестов как минимум должны указываться следующие реквизиты (см. пример шапки теста в табл. 23):
1) исполнитель – например, зная исполнителя, можно сделать ряд предположений о том, насколько профессионально проведен тест;
