• В значительной степени отчеты воспринимаются по внешним параметрам (красота шрифта, расстояние между строчками, величина и одинаковость шрифта и т. д.). Конечно, лучше сформировать содержательный, чем просто внешне красивый и аккуратный отчет. Однако для зрительного восприятия есть точка невозврата, которую содержательному отчету лучше не пересекать. К тому же суть отчета воспринимается гораздо лучше, когда читатель не отвлекается на визуальные раздражители. Любое напряжение и раздражение по поводу формы отчета легко перекидывается на суть. А этого ведь очень просто избежать – выделите достаточно ресурсов на редактирование, оно того стоит.
• Принцип минимально необходимой информации – в отчете содержится только та информация, которая способствует достижению его цели. Любая иная информация в лучшем случае спровоцирует недоумение. Поэтому, например, рассказ о том, какие аудиторы куда и на сколько ездили, как упорно трудились, почти всегда выглядит совершенно бестолково. Берегите свое и чужое время! Это вызывает уважение.
В процессе написания отчета – улучшаем отчет
• Отчет – это повод для использования принципа словарного минимализма. При написании отчета нужно смириться с необходимостью вычеркивания от слов до разделов. Еще Достоевский говорил: «Величайшее умение писателя – это уметь вычеркивать. Кто умеет и кто в силах свое вычеркивать, тот далеко пойдет».
• Всячески избегайте использования прилагательных. Я использую этот принцип уже много лет и не перестаю удивляться значимости этого простого принципа для повышения эффективности работы внутреннего аудитора. Уберите прилагательные из своего лексикона, и вы почувствуете крайнее напряжение. Вам придется быть предельно конкретным, это – одно из ключевых качеств правильного аудитора. Например, аудиторы любят указывать на «недостаточный контроль» того-то и сего-то. Однако если убрать слово «недостаточный», то придется расписывать, почему контроль недостаточен, т. е. указывать причину недостаточности. Для этого нужны факты, поэтому отказ от слова «недостаточный» ведет к дополнительным усилиям. Такие действия повышают конкретику отчета. Кроме того, каждое прилагательное – это повод для представителей объекта аудита зацепиться за приемлемость его использования в конкретном контексте. Это уводит от сути отчета, может спровоцировать раздражение ключевых управленцев, что совсем не на руку аудитору. Соблюдение этого принципа заметно повышает качество работы внутреннего аудитора.
• Одна ключевая идея (проблема) – одна страница. Данный принцип особенно полезен при формировании отчета для высшего руководства. Очень часто у аудиторов каждый пункт отчета представляет собой ядреный замес фактов, наблюдений, расчетов, причинно-следственных цепочек и всего, что попалось, как говорится, до кучи или просто жалко выкинуть. Результат налицо – абсолютно непонятно, где начало, где конец и о чем, собственно, речь. Используйте описанную выше структуру отчета, чтобы избавиться от тяги к мешанине в отчете.
• Аккуратно применяйте профессиональную терминологию. Полезно приучать российских управленцев правильно и грамотно выражаться на тему внутреннего контроля и управления рисками. В будущем это поможет общаться по тематике на одном языке. Однако терминологию внутреннего аудита лучше применять по нарастающей, начиная с малого.
• Нужно стремиться к расчету экономического эффекта там, где это уместно. В целом пункты отчета можно разделить на две группы – пункты, имеющие расчет экономического эффекта, и пункты без него. Расчет экономического эффекта может иметь как позитивный (расчет выгоды от внедрения рекомендаций), так и негативный (расчет убытков от наличия проблемы, реализации риска) характер. Разумеется, пункты, в которых рассчитывается экономический эффект, вызывают повышенный интерес. Аудитору крайне важно иметь такие пункты в отчете, так как деньги являются универсальным мерилом существенности анализируемых проблем. Понятно, что существенность многих проблем нельзя однозначно измерить деньгами напрямую (например, низкая исполнительская дисциплина в компании или затягивание времени согласования договоров). Однако для поднятия авторитета аудитор должен искать и предлагать решение проблем, способных оказать прямой экономический эффект на тот или иной процесс.
• Пункты отчета должны быть максимально сопоставимы по весу – наличие относительно мелких пунктов (тем) увеличивает вероятность неисполнения перечисленных в них рекомендаций и создает впечатление мелочности отчета. Например, в отчете аудитора есть два пункта. В первом аудитор описывает ситуацию, вследствие которой компания теряет миллионы долларов. Во втором – ситуацию, вследствие которой первичные документы оформляются с нарушением закона о бухгалтерском учете, при этом очевидного ущерба нет, но аудитор, возможно, просто устал разбираться в корявой документации и решил поделиться своей тяжелой долей в отчете. Несомненно, компания должна прилагать максимум усилий для формирования аккуратных и правильных первичных документов. Однако, когда пользователь отчета читает этот пункт после пункта, посвященного потере миллионов долларов, ситуация с первичными документами в лучшем случае его не заинтересует. Когда часть пунктов отчета посвящена анализу относительно мелких проблем, имеет смысл объединить их в один пункт. Такое объединение целесообразно только в том случае, если между пунктами есть что-то общее – общие причины возникновения, общие последствия, общие рекомендации, принадлежность к одному процессу и т. д. Мелкие пункты, которые нельзя объединить, лучше убрать из отчета до лучших времен.
• Если в отчете есть штуки, то должны быть и проценты, и наоборот. Данный прием позволяет снять два распространенных вопроса: «а сколько это в процентах?» и «а сколько это тонн (рублей, штук и т. д.)?». Указание точного количества дает необходимую конкретику, указание процентов (долей) дает возможность оценить масштаб проблемы. Все вместе придает отчету целостность, что очень важно для восприятия.
• Ищите возможность использовать таблицу. Мотивация весьма проста – данные в таблице намного проще воспринимаются, чем в тексте. Меня всегда поражало, насколько люди не уважают свой собственный труд – как можно, например, расчеты или сопоставления данных приводить в текстовой форме? Это вынуждает пользователя отчета напрягаться и поддерживать запредельную концентрацию внимания. Все это противоречит одной из ключевых задач аудиторского отчета – заинтересовать пользователя отчета в предлагаемых изменениях. Нужно постоянно оценивать текст отчета с точки зрения целесообразности размещения данных и самого текста в табличной форме. Особенно целесообразно использовать таблицы при сопоставлении данных.
• При расчете экономического эффекта нужно помнить, что далеко не всегда есть возможность сделать статистически правильную выборку. В связи с этим, если выбирать что-то одно, то лучше сделать репрезентативную выборку, чем выборку, позволяющую применить метод прямой экстраполяции (причины см. в разделе «Формирование выборки»). В любом случае применять результаты выборки ко всему массиву данных следует осмотрительно, даже если удалось все сделать правильно с точки зрения статистики. Причина банальна – мало кто разбирается в статистике, особенно навскидку, поэтому аудитора всегда с удовольствием обвинят в неправомерном использовании экстраполяции и прочих подобных методов. Доказывать, что все правильно, придется самому аудитору, преодолевая неосведомленность пользователей отчета в статистических методах (чтобы они могли все-таки понять, прав аудитор или нет). Однако иногда можно поступить провокационно – позволить некорректные методы оценки экономического эффекта, например с использованием того же метода прямой экстраполяции. В этом случае на первое место выходит необходимость привлечении внимания к той или иной проблеме.
