3. Стандарты
Всегда полезно иметь четкие цели и задачи, но третий и решающий компонент заключается в том, чтобы иметь четкие стандарты, которым нужно соответствовать, а именно – стандарты качества. Представим себе продавца, перед которым стоит задача продать 100 каких-нибудь безделушек в этом квартале. Он может продавать 100 безделушек, говоря неправду и вводя покупателей в заблуждение. Является ли такое поведение приемлемым? Разумеется, нет.
Поэтому так важно иметь четкие стандарты качества работы, которые должны быть достигнуты в дополнение к другим нормативам, разработанным для основной деятельности.
Стандарты обычно формулируются двумя способами. Во-первых, в результате четкого описания рабочих процессов. Во-вторых, в процессе преподавания или передачи дел. Хотя, конечно, требуемые нормативы могут быть четко описаны и заранее, тогда члены команды смогут стремиться им соответствовать.
Великолепная копилка советов
Представляется опасной ситуация, когда ожидаемые результаты устанавливаются и рассматриваются один или два раза в год, тогда как действительность – вещь изменчивая. Вы должны с опережением корректировать рабочие цели – обращая внимание на то, как и когда это потребуется, – согласно производственным нуждам. Когда меняется официальная задача или цель, убедитесь, что эта информация дошла до отдела кадров, чтобы соответствующая документация была обновлена.
Наблюдение и обзор
Как только ожидания становятся известны, члены вашей команды будут идти вперед и стараться сделать то, что от них ожидают. Для вас очень важно наблюдать за тем, что в действительности реализуется, и делать критический обзор деятельности всей компании на регулярной основе. На встречах, во время которых с сотрудниками обсуждаются результаты их труда, необходимо определить, достигли они поставленных задач и целей или нет. Время от времени вы можете запрашивать или собирать дополнительную информацию и данные наблюдений, в частности относительно соблюдения нормативов. Если ожидания совпадали с результатами работы, этот факт должен быть признан и вознагражден. Если эффективность ниже ожидаемой, нужно искать причины, честно и открыто.
Необходимо также пересмотреть изначальный план действий с целью скорректировать его или выявить ошибку.
Если ваша команда перевыполнит план или справится с очень сложными задачами, вознаграждение и благодарности в этом случае должны быть особенно значительными. Вы должны постараться и использовать все свои возможности, чтобы быть уверенным: исключительные результаты работы ваших сотрудников признаны и высоко оценены.
Великолепная копилка советов
Если ваш штат приложил дополнительные усилия в работе, вы должны приложить дополнительные усилия в признании этого. Похвалите каждого персонально. Пошлите отличившимся сотрудникам благодарственные письма. Дайте премию, купите небольшие подарки.
Эти знаки внимания возвратятся вам сторицей не раз по мере того, как ваши сотрудники будут стараться достичь еще более высоких результатов в работе.
Еще одна вещь, которую вы должны обдумать: в случае, если ваша команда перевыполнит план, каким образом вы будете мотивировать их на будущую работу? Если вы вдруг поднимете планку производительности на 20 процентов, возможно, сотрудники воспримут это как установление слишком напряженного режима работы, и таким образом вы лишите их мотивации. Перед возложением новых обязательств вы должны искусно провести с ними беседу, в ходе которой разузнать, что они сами ожидают от своей собственной работы с оглядкой на недавно продемонстрированные высокие показатели.
Великолепная копилка советов
Хороший способ добиться перевыполнения плана и избежать при этом демотивации заключается в постановке протяженных во времени целей и задач. Это означает, что перед сотрудниками поставлены задачи и цели, и это все, что от них ожидается. Но сверх этого предложите что-то еще и согласуйте сроки: нарисуйте более высокую цель, чтобы достичь исключительной эффективности. Разумеется, делу поможет, если достижение протяженных во времени целей и задач будет сопровождаться признанием и наградой.
Процедура отчета о проделанной работе
Формальная процедура отчета о проделанной работе (часто называемая аттестацией) – это не просто упражнение по заполнению некоего формального документа, чтобы удовлетворить отдел по персоналу. Это также не выставление оценок в «табель успеваемости» (как в школе) и не место для появления разного рода неожиданностей. Как показывает практика, если вы относитесь к своей работе ответственно, вы будете оценивать работу своего штата регулярно и делать все, что требуется от данной процедуры, – независимо от того, имеется ли у вас в компании формальная аттестационная система или нет. Другими словами, процедура отчета о проделанной работе скорее входит в обязанности хорошего руководителя, чем нет.
Желательно, чтобы ежегодный процесс имел следующие характеристики (см. рис. 7).
Рис. 7
Анализ
По сути, существует 5 этапов отчета о проделанной работе.
Оценка деятельности в сопоставлении с ожиданиями.
Планирование будущей деятельности в перспективе.
Обзор должностных обязанностей (факультативный компонент).
Оценка текущей деятельности.
План развития компании в будущем.
Большая часть вводной информации для данной дискуссии должна исходить от штатных сотрудников. Ваша задача – ведение дискуссии, постановка правильных вопросов, объективная проверка, высказывание дополнительных суждений, когда это необходимо. В двух случаях вы способны дать больше информации, чем кто бы ни было в компании, – это обсуждение ожиданий от работы и будущих планов развития. Тем не менее, если большая часть такого рода информации будет исходить от отдельных сотрудников, то это только придаст силы обсуждению в целом.
Великолепная копилка советов
Поощряйте штатных сотрудников, если они самостоятельно проводят процедуру оценки своей деятельности. Заставляйте их приходить на встречи подготовленными, с доказательствами и примерами, демонстрирующими их достижения. Позвольте им вести дискуссию так долго, как им требуется. Чем больше ответственности за анализ своей работы берут на себя ваши сотрудники, тем выше вероятность, что они справятся с делом. Это также обеспечит их профессиональное развитие и позволит сообщать о своих потребностях по мере возникновения.
Периодичность аттестации
Ежегодной процедуры оценки недостаточно для регулярного анализа деятельности. Множество компаний признают это и стремятся к проведению аттестации раз в полгода или поквартально. Это хорошая тенденция, но в то же время вам, вероятно, все же стоит стремиться к проведению регулярных аттестаций еще чаще (это также можно делать и «один на один» с самим собой). Какая польза от этих отчетов, можно понять, обратившись к рассмотренной нами ранее компетентностной модели руководства, а также размышляя о деле с точки зрения общей компетенции сотрудника, которая развивается по мере выполнения рабочих задач.
