Планирование создает основу для контроля и управления. Одним из элементов планирования выступает процесс определения опорных (реперных) точек реализации решения, которые помогают не сбиться с выбранного направления по достижению поставленной цели. Кроме того, опорные точки позволяют выделить стадии работ, что, в свою очередь, помогает определению их содержания.
Подразделение реализации на стадии позволяет разделить крупную задачу на более мелкие. Решение мелких задач находится быстрее и легче, а реализация решений протекает под лучшим контролем.
Но для сложных решений линейная структура стадийных планов не подходит, поэтому вводится сетевое планирование.
Преимущество сетевых планов заключается еще и в том, что в них:
• упорядочиваются логически сами работы и отдельные действия;
• для каждой отдельно взятой задачи можно определить и контролировать результаты и затраты ресурсов;
• могут быть выделены планы сроков и издержек;
• заложена основа для промежуточного контроля;
• иерархическое построение задач позволяет рационально распределить обязанности и роли участников процесса реализации решения.
Структурный план разделяет всю работу на отдельные элементы и обозначает связи между ними. Упрощенный пример структурного плана представлен на рисунке 16.4.
Процессуальный план представляет собой дальнейшую разработку и детализацию структурного плана. Для этого элементарные действия структурного плана следует выстроить в логической и временной последовательности. В результате становится ясно: кто, когда и что конкретно должен делать и как отдельные действия зависят друг от друга. В качестве примера в табл. 16.1 представлена гистограмма процесса написания книги на заданную тему работниками кафедры университета.
Таблица 16.1
Гистограмма процесса по проекту: «Написание книги «Стратегическое развитие вуза»
На практике в случае реализации сложного решения процессуальный план выполняется в виде сетевого. В остальных случаях его можно представить в виде столбиковой диаграммы (гистограммы).
Важный этап в планировании заключается в определении срока реализации решения. График работ лучше всего выстроить в виде таблицы, где отмечается дата начала и окончания работ по решению элементарных задач. Другой вариант отражения сроков выполнения работ может быть представлен гистограммой.
Должно быть определено не только количество необходимых ресурсов, но и их сочетание, а также поставщики и условия поставки этих ресурсов.
При расчете ресурсов важно не допустить их недооценки. Нехватка ресурсов может сорвать реализацию полностью. Иногда приходится адаптировать план действий к ожидаемому наличию ресурсов.
При выработке и оценке своего решения вы рассмотрели зоны риска и возможные побочные эффекты. Вы изменили его, пытаясь минимизировать негативные последствия.
Определение ресурсов, требуемых для выполнения работ, целесообразно выполнить с учетом следующих замечаний:
• данные, полученные на ранних стадиях реализации решения, требуют уточнения по мере приближения к этапу расчета потребных ресурсов;
• метод определения размера ресурсов не может быть единственным, а должен позволять проводить встречную проверку;
• используемая для расчетов информация всегда не полна и не может быть абсолютно точной;
• необходимо учитывать временные издержки на подготовку и проведение рабочих заседаний по работе над реализацией решения;
• планировать необходимо с запасом (например, между окончанием одной работы и началом другой оставлять в запасе один-два дня);
• примерно 5 % потребных ресурсов могут быть списаны на непредвиденный простой в силу многофакторности внешней среды и изменений внутренней среды самой организации;
• в ходе работы расчеты будут периодически корректироваться.
Планирование издержек в управлении процессом реализации решения проявляется в составлении сметы, которая позволяет:
• включить издержки в бюджет организации в целом;
• оценить альтернативные варианты реализации решений;
• дать представление об эффективности процесса реализации;
• оценить динамику самого процесса;
• сформировать сценарные варианты реализации решения.
Нужно определить вероятность наступления негативных событий, связанных с реализацией намеченного плана, и разработать контрмеры. Хотя, как свидетельствуют законы Мерфи, если что-то плохое может произойти, оно непременно произойдет. [75]
Следует выяснить все, что может пойти неправильно, проанализировать детали и оценить последствия:
• если это произойдет, то каковы будут последствия?
• насколько последствия серьезны?
• какова их относительная серьезность?
• какова вероятность того, что это произойдет (низкая, средняя или высокая)?
Необходимо определить, каким образом можно выявить проблемы на самом раннем этапе их проявления, например, путем обнаружения неожиданных колебаний в прогнозируемых событиях. Для прогнозируемых проблем надо разработать контрмеры по устранению причин либо меры по минимизации их последствий.
Следует включить в план наиболее значимые контрмеры для эффективной борьбы с причинами возникновения возможных проблем.
Для реализации решений, протяженных во времени, необходимо указать, как будет осуществляться мониторинг и управление реализацией принятого решения. Необходимо не только реализовывать план, но и принимать надлежащие меры в случае существенных отклонений от него. Для этого необходимо выделить действия, которые требуют контроля и мониторинга, и определить этапы, на которых следует измерять ход реализации решения. Поэтому следует точно указать, достижение каких результатов ожидается на основных этапах плана, а также как и кем будут измеряться полученные результаты.
Полезно заложить меры для мониторинга решения после его реализации, для того чтобы обнаружить любые непредвиденные негативные последствия, которые могут возникнуть в долгосрочной перспективе.
В завершение нужно провести инвентаризацию плана, чтобы убедиться в следующем:
• перечисленные в нем действия позволят достичь как промежуточных, так и конечных целей;
• график реализации решения реален и приспособлен к неожиданным отклонениям;
• оценка ресурсов точна;
• сам план управления реализацией решения позволит следовать намеченному курсу.
Глава 17. Проблемы реализации решений
Обязательно каждый день делайте по одному шагу, и вы сможете добиться всего, чего хотите в этой жизни.
