Обратите внимание, расчет предполагает, что наблюдаемая в настоящий момент тенденция сохранится до конца проекта. Иногда эта информация даже более надежна, чем данные о состоянии буфера. Полагаясь на показания отчетов по буферу при прогнозировании уровня расходов по завершении проекта, мы предполагаем, что картина с перерасходом или экономией бюджета не изменится до конца работ.
В большинстве компьютерных программ для составления расписания есть функция расчета освоенного объема, или совокупной плановой стоимости выполненных работ. Фактическая стоимость выполненных работ должна быть вам известна, ведь это сумма, которую вы потратили на проект к настоящему времени.
Проблема в том, что метод освоенного объема не учитывает явления вариабельности и возможности использования буферов. На рис. 8.9 показано использование бюджета проекта во времени с расчетом проектного буфера и буфера на затраты. Можно не волноваться за проект, пока он не выходит за рамки этих буферов. Буфер на затраты включен в общий бюджет проекта. Если вычислять плановую стоимость выполненных работ, складывая оценочные затраты по данным операциям, показатель «отклонение по стоимости» ничего не скажет вам о состоянии финансового здоровья проекта. Отсутствие отклонений в расходах в своевременно выполняемом проекте автоматически означает экономию бюджета, равноценную величине заложенного в проекте буфера на затраты. Таким образом, чтобы метод освоенного объема давал корректную информацию о проектах, управляемых по ССРМ, необходимо, чтобы в показателе «плановая стоимость выполненных работ» учитывалась величина буфера, как показано на рис. 8.9. Еще один выход — просто пересмотреть порог «хороших/плохих» значений индекса выполнения стоимости (освоения бюджета) и объяснить новые правила всем участникам проекта.
8.3.5. ЗАТРАТЫ НА ОПЛАТУ ТРУДА
В некоторых компаниях освоенный объем измеряется не в долларах, а, например, в человеко-часах или человеко-днях. ВМС США в терминологии освоенного объема заменили слово «стоимость» на слово «количество». Использование такого подхода по отношению к затратам на зарплату дает информацию, более полезную для управления работами. Посмотрим далее, почему так происходит.
Как правило, в большинстве проектов ежедневное отслеживание расходов на оплату труда показывает соизмеримые величины плановой и фактической стоимости запланированных работ. Однако, если мыслить в категориях теории ограничений, обнаруживается проблема. Во-первых, затраты на оплату труда — это, как правило, относительно постоянные операционные затраты. Во-вторых, сюда же включены накладные и управленческие расходы, что дает совершенно бессмысленное, с точки зрения теории ограничений, отнесение общих и административных затрат всей организации на конкретный проект. Но даже используя денежные единицы для отслеживания затрат на оплату труда, можно получить относительно объективную картину состояния дел по проекту и не обращать внимания на тонкости бухгалтерского учета. Гораздо более серьезная проблема наблюдается с затратами на материалы. Во многих компаниях часто вообще не удается получить сопоставимых величин плановой и фактической стоимости этой составляющей.
8.3.6. ЗАТРАТЫ НА МАТЕРИАЛЫ
Очень редко хорошие отчеты по фактическим затратам готовятся чаще, чем раз в месяц, и раньше, чем через одну-две недели по завершении месяца. Если задействованы субподрядчики, задержки с подготовкой отчетов могут быть еще больше. Когда проект не очень долгий, бывает, что между фактической тратой средств и отражением этого в отчете для проджект-менеджера проходит значительное, по меркам проекта, время. Даже когда проект рассчитан на годы, существует бюджет на каждый год, и в него тоже надо уложиться. Поэтому даже полуторамесячная задержка с поступлением данных может исказить общую картину до 10% от годового размера бюджета.
К затратам на материалы иногда относят и оплату труда контрактников. Трудности с учетом проектных расходов связаны еще с тем, что в бухгалтерских системах они всегда отражаются с запозданием — уже после того, как фактически были понесены материальные затраты. При определении текущего состояния буфера проекта необходимо принимать во внимание принципы учета затрат бухгалтерией и договоренности с клиентом и подрядчиками, отраженные в контрактных обязательствах.
Проблема с учетом затрат на материалы состоит в том, что зачастую при покупке материалов с длительным сроком поставки мы не получаем счет до тех пор, пока поставщик не доставит заказ полностью, и затем еще месяц или более уходит на оплату счета. В системе управления проектом затраты на материал распределены на весь промежуток времени между размещением заказа и поставкой, что составляет иногда несколько месяцев. Финансовые системы не признают затраты до тех пор, пока не произведена единовременная выплата — иногда уже после фактической доставки товара. Поэтому в некоторых компаниях оценивают такие начисления и включают их в фактическую стоимость выполненных работ по проекту. Начисления — это оценочная величина наших грядущих обязательств перед поставщиком материалов. К сожалению, и в системе начислений бывают неточности и задержки.
Материальные обязательства — это общая сумма всех подписанных контрактов, которая в бухгалтерских системах еще не отнесена к статье расходов. Вы могли заложить в бюджет $10 000 на приобретение определенного вида оборудования. А потом пришлось заключать договор уже на сумму 15 000 долларов, так как это оказался самый оптимальный вариант, доступный на момент размещения заказа. Разницу необходимо отразить в показателе «отклонение в расходах» сразу же по факту подписания контракта, ведь это затраты, которые лягут на ваш проект. В большинстве финансовых систем данное расхождение никак не проявится до тех пор, пока не будет проведена соответствующая операция и/или сделаны соответствующие выплаты. Некоторые системы управления проектом не предусматривают возможности вносить подобные изменения в бюджет. Поэтому придется отдельно учесть появившуюся разницу между плановой и фактической величиной расходов и показать ее в отчете о состоянии буфера на затраты.
8.3.7. КАК СОВМЕСТИТЬ МЕТОД ОСВОЕННОГО ОБЪЕМА И УПРАВЛЕНИЕ ПРИ ПОМОЩИ БУФЕРА
Управлять буфером на затраты можно так же, как другими видами буферов. На рис. 8.10 приведен график состояния буфера на затраты, показывающий соотношение потребления буфера в процентах и доли потраченного бюджета на выполнение операций, также в процентах. БПЗ — это бюджет по завершении, то есть оценка бюджета на конец проекта, включающая буфер на затраты. Процент потраченного буфера на затраты — это отклонение по стоимости, поделенное на буфер на затраты и выраженное в процентах. Процент освоенного бюджета на выполнение операций — это освоенный объем (плановая стоимость выполненных работ) в процентах от общей плановой стоимости всех проектных работ. Чтобы рассчитать плановую стоимость не до конца выполненных работ, можно использовать любой из традиционных методов:
