Главное – разумно определить для себя пределы и придерживаться их. Лучше быть сдержанным в оценках и соблюдать границы, нежели постоянно их нарушать и огорчаться. Например, коробка из-под сигар для моей электроники была бы явно неадекватным решением.
Для иллюстрации: у меня количество писем в электронной почте ограничено десятком. Я никогда не превышу этот лимит, никогда. Непосредственно сейчас у меня в ящике шесть писем. Я могу поддерживать такой объем, потому что у меня настроены фильтры, у меня есть внештатный ассистент и настроен автоответчик. Я сократил количество писем до уровня, с которым могу справиться, мне не нужно больше десяти. Если бы я то и дело выходил за свой лимит, это означало бы необходимость лучше оптимизировать систему, или попросить ассистента проверять почту чаще, или изменить что-то еще. Как бы то ни было, все можно сделать.
Я перешел на Mac ОС потому, что мне давно хотелось поменять компьютер, который в конечном счете все равно сломался. Резервная копия была, но она давно не обновлялась, так что я потерял какую-то информацию. Я решил, что такое больше не повторится, и начал хранить все данные в «облаке». Три года назад это было не так легко, как сейчас. Храня информацию в «облаке», я работаю только с двумя программами: Dropbox и Chrome. И не буду устанавливать никакие другие. Это моя граница. Если мне нужно что-то дополнительно, я либо ищу способ выполнить задачу с помощью доступных в сети приложений, либо понимаю, что для решения вовсе не нужна именно такая программа.
Если бы мой компьютер сейчас сломался, я бы перешел на другой или воспользовался iPad, продолжив работу через три минуты. Я вообще решил перевести все свои дела на iPad, просто проверяя свои возможности. Существуя в новом формате примерно неделю, я понял, что четыре или пять задач я никак не могу делать с него и надо найти способы их выполнения. В одних случаях требовалось новое приложение, которое для iPad не выпускалось, в других надо было отправить инструкции помощнице, чтобы она выполнила задачу определенным образом и переслала мне результат (или же просто решила вопрос). Но я все-таки разобрался, как работать только с iPad.
Мы с женой поехали на неделю в Лос-Анджелес, и я не взял ни ноутбук, ни iPad, только iPhone. С его помощью я смог управиться со всеми бытовыми и профессиональными делами: например, со строительными проектами на Лонг-Айленде и семинарами на тему минимизации усилий. За всю неделю случилось две заминки, но я разобрался с обеими. Честно говоря, я не собираюсь управлять бизнесом с iPhone, но приятно осознавать, что есть такая техническая возможность. Иными словами, iPad примерно в десять раз, а компьютер – примерно в сотню раз эффективнее за счет большого экрана и производительности.
Чтобы оптимизировать жизнь и стать организованней, всегда устанавливайте разумные границы своей деятельности. Если вы чувствуете, что можете нарушить их, это означает только одно – настало время что-то менять.
Принцип восьмой
Группирование дел
Группирование – обратная сторона индивидуальной рабочей недели: мы компонуем схожие задачи, чтобы повысить эффективность. Группирование означает своевременность выполнения действий. Не отвлекаясь и не снижая концентрации внимания, вы накапливаете похожие дела, а потом решаете их одним махом.
Например, некоторые в первые десять минут часа разбирают почту. Они копят сообщения в течение часа, после чего сортируют их все сразу. Так они избегают децентрализации внимания, не переключаясь с одной задачи на другую, когда те падают в почтовый ящик.
Еще один пример: мы с женой готовим по воскресеньям еду на всю неделю, проводя несколько приятных часов на кухне. Потом мы либо замораживаем приготовленное, либо убираем его в холодильник по порциям на неделю. Или вот еще в качестве примера: накопленной за неделю бумажной работе я посвящаю утро пятницы, а в течение недели счетами не занимаюсь.
Не делайте порознь бытовые покупки, которые нельзя поручить стороннему исполнителю. Продумайте, что еще вам надо приобрести, и найдите эффективный способ это сделать. Например, если нужно забежать в аптеку, постарайтесь найти время по возвращении домой с работы. Анализируя, какие именно задачи можно сгруппировать, не забывайте, что гораздо лучше вообще аннулировать их, если позволяют обстоятельства. Множество мелких дел предполагает обработку документов, поэтому я собрал некоторые инструменты, помогающие сократить поток бумаг.
Приложения для жизни без бумаг
LifeLock помогает предотвратить кражу личных данных, автоматически удаляя ваше имя из всех списков рассылки, в которых вы не хотите состоять. Услуга возобновляется ежемесячно для гарантии того, что вы удалены изо всех списков и не занесены в новые. За три месяца регистрации на LifeLock объем моих входящих писем сократился примерно на 70 %.
Некоммерческий сервис TrustedID сотрудничает с компаниями и проверяет рассылку каталогов правильным адресатам. Можно воспользоваться функцией поиска по огромной базе и удалить свое имя из любых списков.
Устройство Square Reader позволяет проводить платежи кредитной картой с iPhone по низкой ставке и без ежемесячных комиссий. Платежи одобряются мгновенно, а вы и продавец получаете копии чеков по электронной почте. Необязательно носить с собой кардридер, номер карты можно забить вручную, но тогда процент, правда, будет выше.
HelloFax предоставляет вам номер факса, а документы, отправленные на него, пересылает на ваш электронный адрес. Вы легко заполняете формы, подписываете документы и запрашиваете подписи у других людей, а потом отправляете документы по факсу. Я уже три года не держал в руках бумагу для факса.
С помощью SignNow вы без труда перешлете документ с любого устройства, включая iPhone. За считаные минуты вам придет электронное письмо, которое поможет зарегистрироваться, заполнить формы и переслать документ на подпись. Сервис похож на HelloFax, только не работает с факсами, зато он бесплатный и хорошо совместим с мобильными устройствами.
Doxie – это маленький портативный сканер, который оцифрует ваши документы и отправит их в «облако» Dropbox или Google Docs. Модель с Wi-Fi не требует для работы компьютера, так что можно сканировать откуда угодно, а потом синхронизировать электронные бумаги.
Если у вас еще есть необходимость в отправке обычных писем, то PostalMethods позволяет загрузить документ через свой интерфейс или по электронной почте. Компания распечатает его, положит в конверт, проштампует и отправит по почте. И не надо больше облизывать марки.
Для оставшейся корреспонденции подойдет виртуальный почтовый ящик: сервис Virtual Post Mail предоставит вам абонентский ящик и будет показывать все поступающие письма. Вы можете оставить этот ящик открытым, и тогда для вас будут сканировать содержимое, выбрасывать ненужное или пересылать корреспонденцию на любой адрес. Также можно настроить автоматическое действие на письма конкретных отправителей. Таким образом вы сможете проверить свою почту, загрузить и переслать изображения и PDF-файлы, загорая на пляже в Таиланде, или поручить помощнику сортировать все сообщения за вас. Virtual Post Mail предлагает опцию управления счетами. Это прекрасно, особенно если вы сдаете недвижимость в аренду или имеете дело со множеством чеков и квитанций. Можно отсылать их сразу же на адрес Virtual Post Mail, и сотрудники компании будут оплачивать их в банке: комиссия составляет доллар за каждый счет.
