Просьбы
Делаем все точно так же. Вскрывайте письма и выбрасывайте все ненужное. Если начальник (или друг) дописал что-то от себя, сохраните письмо для дальнейших раздумий. В противном случае выбрасывайте все вместе с квитанцией для пожертвования и конвертом с обратным адресом. Красиво составленное письмо о помощи вам не нужно. Поддержите вы эту группу или нет, зависит лишь от вашего отношения к ней. Не сто́ит тратить время на слезоточивые излияния, если вы и так готовы отреагировать на них (мои извинения сочинителям подобных писем).
У вас есть план пожертвований? У меня есть. Я поддерживаю определенную группу благотворительных учреждений и раз в год изучаю список и выписываю чеки. Я всегда прошу эти благотворительные учреждения воздержаться от рассылок: не хочу, чтобы мой вклад тратился на просьбы о пожертвованиях, которые я уже совершил (излишнее расточительство). Вот почему эта корзина в моем доме содержит не много писем, а также список благотворительных учреждений и сумм пожертвований. Исключения я делаю лишь для друзей, ходатайствующих о моей поддержке по различным причинам. Пока не выпишу чек, эти письма остаются в корзине.
Приглашения и события
Не нужно посещать мероприятие, если вы туда не желаете идти. Может, вы хотите вместо этого заняться спортом, но принимаете приглашение, которое в другом случае отклонили бы, только потому что его прислал близкий друг или член семьи, откликавшийся на ваши приглашения.
Сохраните приглашение, информацию о нем и конверт с просьбой ответить, но выбросьте оберточную бумагу, блестящее содержимое. Как мы говорили выше, не вкладывайте приглашение обратно в конверт. Конверт следует выбросить. Если вам нужен адрес для записной книжки, отрываете страничку и помещаете ее в корзину контактов. В этой корзине (или в другой емкости) вы будете держать визитки, обратные адреса и другую информацию, чтобы обновить свой список контактов или записную книжку. (Мы обсудим это подробнее в четвертой главе.) А сейчас, пока у вас ее нет, поместите все нужные адреса в подходящую емкость.
Корзина приглашений и событий также содержит карточки с напоминаниями от стоматолога, лечащего врача, ветеринара и так далее. Если нужно будет освежить в памяти дату и время визита, вы найдете все в этой корзине.
Прочитать и сохранить
Это письма, которые нужно сохранить. Это банковские выписки, квитанции или другая документация о расходах на ремонт дома (если у вас свой дом), страховые полисы и любовные письма.
Я берегу любовные письма, которые старше моих детей. А вот не храню я поздравительные открытки, в которых нет ничего, кроме дежурных фраз: «С днем рождения!» «Бобби, управляющий делами».
Хотя я ценю внимание Бобби — без шуток! — я получил сообщение, и оно выполнило свою миссию — передать мысль или чувство. Подумайте: ведь если бы мы хранили все мысли или чувства, мы бы в них утонули! Если бы Бобби написал мне сердечное послание или письмо, то его стоило бы сохранить, чтобы потом вспоминать золотые деньки. Открытка от моего бухгалтера выполнила свою миссию: сообщила, что он помнил обо мне в определенный день.
Получили? Ознакомились? Выбросьте.
Отдельно рассмотрим популярные сегодня электронные открытки. Это альтернатива бумажным, и у них есть свои преимущества и недостатки.
Актуальные вопросы
Если вы любите все откладывать на потом, пожалуйста, не ругайте себя — эта корзина будет для вас очень полезна. Все, у чего есть крайний срок отклика, помимо счетов, находится здесь. Разрешение на поездку, которое нужно подписать, налоговая декларация, нуждающаяся в отправке. Любая задача или проблема, не разрешаемая без вашего участия. Каталоги, от которых вы хотите отписаться, — здесь хранятся последние страницы, так как вас не вычеркнут из списка получателей, пока вы не позвоните и не сообщите об этом. Возможно, здесь будет лежать обвинение в мошенническом использовании вашей кредитной карты, пока вы не свяжетесь с банком и не получите положенный вам кредит. Медицинский полис или другие страховые бланки тут же ждут оплаты и пересылки.
Разница между актуальными вопросами и приглашениями на события в следующем. Мероприятия пройдут независимо от того, посетите вы их или нет. А актуальные вопросы не будут решены без вашего активного участия. Например, свадьба (если, конечно, это не ваша свадьба), концерт или даже прием врача состоятся и без вашего участия. Если вы пропустите свой визит, врач просто раньше примет другого пациента. Ваш ребенок не сядет в автобус, следующий в Вашингтон, если вы не подпишете разрешение и не вернете его учителю. Вот в чем разница.
Ничего страшного, если корзина актуальных вопросов переполнена. Вы рискуете только загрузить в нее столько задач, что погрязнете в ворохе предстоящих дел. Если так произошло, выделяйте больше времени на обработку почты. Если вы не знаете, куда определить какое-то письмо, отправьте его в корзину актуальных вопросов. Лучше раньше, чем позже. Только подумайте, насколько увеличится ваша продуктивность!
Журналы и периодика
Покончив с сортировкой писем, принимайтесь за журналы и другую периодику. У прессы тоже должен быть свой дом.
Подумайте, где еще, помимо ванной, вы любите читать? В кабинете, в кровати, в гамаке? Где предпочитаете уютно устроиться с журналом? Если вы добираетесь до работы на автобусе или поезде и успеваете почитать во время поездки, возможно, корзина или тумбочка рядом с пальто (или сумкой) окажется подходящим пристанищем для журналов: вы их легко увидите и не забудете захватить, выходя из дому.
Журналы, как и каталоги, выходят с определенной частотой и регулярностью. Опирайтесь на простое правило: храните только три предыдущих номера, независимо от того, еженедельное или ежемесячное это издание. У вас есть более старые номера? Если вы не привязаны к дому и не восстанавливаетесь после операции (не дай Бог!), скорее всего, вы никогда их не прочтете.
Если нежелание расстаться со старыми журналами подпитывается мыслями о том, во сколько они вам обошлись, сделайте вот что.
1. Будьте честны с собой. Вы выбросили больше денег на что-то еще менее полезное? Простите себя. Нет смысла стыдить или винить себя за былое — смиритесь с тем, что выбор сделан, и прочь пустые разговоры.
2. Приостановите свою подписку или пожертвуйте ее в местную больницу или куда-нибудь, где есть комната ожидания и потребность в материалах для чтения. Туда же можно отправить старые номера.
Если вы упорно лжете себе, будто однажды у вас загадочным образом появится время прочитать предыдущие номера, пришло время (и это не каламбур) расстаться с этой мыслью. У вас нет машины времени — вы живете те же 24 часа в сутки, как и все мы. Возможность почитать у вас появится только в течение дня, заполненного текущими делами. Когда же наступит это однажды? Никогда! Есть только сегодня.
