Если я вас еще не убедил, просто используйте обычные папки с файлами и будьте очень внимательны в процессе архивации. Эта не та работа, которую можно с чем-то совмещать. Хотя она и однообразна, но требует предельной концентрации, чтобы избежать самых простых ошибок. Мне будет не очень-то приятно закончить словами «я же говорил», если в конечном счете невнимательная регистрация повлечет за собой негативные результаты.
Структурные элементы офиса
Мебель
• Письменный стол.
• Офисное кресло.
• Дополнительные стулья и другие сиденья.
• Шкаф-картотека (офисный шкаф).
• Книжные полки.
• Доска объявлений (маркерная доска).
• Держатель для журналов (стеллаж).
• Несгораемый сейф или шкаф.
• Другое.
Папки с файлами
• Картонные простые папки.
• Папки с бумагодержателями.
• Скоросшиватели и папки-регистраторы (мои любимые).
• Другое.
Бумага: белая, формат А4
• Линованная с тремя отверстиями для подшивки.
• Линованная без отверстий.
• Нелинованная с тремя отверстиями для подшивки.
• Нелинованная без отверстий.
• Нелинованная без отверстий цветная.
• Нелинованная без отверстий других размеров.
• Другое.
Канцтовары
• Регистрационный журнал.
• Календарь.
• Лотки для писем (коробки, корзины для сортировки).
• Брошюровщики.
• Обложки для отчетов.
• Ручки (карандаши).
• Маркеры (фломастеры).
• Стикеры или любые листочки для заметок.
• Учетные карточки.
• Скрепки.
• Зажимы для бумаги.
• Пружины для переплета.
• Яркая тесьма.
• Клей-карандаш (ПВА, резиновый клей, жидкий клей).
• Корректор.
Резиновые кольца для бумаг
• Кнопки чертежные и канцелярские.
• Другое.
Печатные материалы
• Книги.
• Журналы.
• Газеты.
• Каталоги.
• Другие необходимые материалы (источники).
• Другое.
Освещение
• Общее освещение.
• Местное освещение.
• Другое.
Оборудование и техника
• Шредер (измельчитель бумаги).
• Компьютер.
• Принтер или многофункциональное устройство (принтер, факс, сканер).
• Интернет (высокоскоростной, беспроводной, «позаимствованный» у соседей).
• Другое.
Коммуникации
• Внутренняя сеть.
• USB.
• FireWire.
• Удлинители.
• Предохранитель (аварийный аккумулятор).
• Другое.
Носители информации
• CD.
• DVD.
• Дискеты.
• Накопители.
• Другое.
Внешние накопители
• FireWire.
• USB.
• FireWire/USB combo.
• SATA.
• NAS.
• Другое.
Переносное оборудование
• Трехдырный дырокол.
• Двухдырный дырокол.
• Степлер.
• Антистеплер.
• Ножницы.
• Держатель для клейкой ленты.
• Ручки, карандаши (в подставках).
• Точилка.
• Линейка.
• Конвертовскрывающая машина.
• Бумагодержатели (кнопки в коробках).
• Калькулятор.
• Телефон (наушники).
• Электронный органайзер.
• Пресс-папье.
• Батарейки (AA, AAA, C, D, 9-вольтные и др.).
• Другое.
Перед вами подробный, но не окончательный список вещей, которые могут пригодиться в домашнем офисе. Конечно, вам не обязательно иметь все вышеперечисленное.
Теперь осмотрите свой офис. Используйте этот список как руководство и подумайте, какие вещи вы бы использовали, но не имеете, имеете и не используете (с ними можно быстро разобраться — отправляйте их в контейнер для благотворительных целей), имеете и используете. Пометьте каждый пункт, который есть в вашем офисе. Используйте этот список и принцип «подобное к подобному», чтобы определить, где каждый предмет (группа предметов) будет жить.
От делового офиса к домашнему
Чем больше людей трудятся дома, тем важнее сделать переход от делового офиса к домашнему как можно более безболезненным. Ведь даже работая дома, вы хотите выполнять свои обязанности профессионально.
Если раньше у вас был штат сотрудников, вас может расстроить, что утренний кофе придется пить в одиночестве. Но пусть вас утешит то, что теперь это можно делать в пижаме. Хотя друзья и коллеги, успевшие ее поносить, сошлись на том, что одежда для работы обязательна. По их словам, они более продуктивны и сосредоточены, когда носят брюки и рубашку, а не шорты или спортивные брюки. Верю им на слово.
Кроме того, если вы уехали из офиса с коробками файлов, канцелярских товаров и личных вещей, устройство их в доме займет значительное время, и для этого понадобится немало сил. Если у вас есть несколько одинаковых семейных фотографий в рамках, лучше передарите или выбросьте эти снимки и отправьте лишнюю рамку на переработку. Принцип «подобное к подобному» предполагает совместное хранение канцелярских товаров, а лишнее отдайте коллегам. Если вы делаете бо́льшую часть своей работы онлайн и редко печатаете документы, сколько бумаги вам на самом деле нужно? Даже если она «бесплатная».
Как обустроить офис
Мебель
Самый большой и часто используемый предмет мебели в офисе — письменный стол. Поэтому установим или переставим мы его в самом начале. Не рекомендую сидеть лицом к двери.
