▪ ежемесячные или ежеквартальные выписки, отражающие все сделки за двенадцать месяцев;
▪ оплаченные чеки на личные расходы (храните оплаченные чеки от крупных покупок и все расходы, не подлежащие налогообложению, либо в течение срока годности товара, либо семь лет);
▪ неиспользованные чеки на закрытые счета.
Все оставшееся рассортируйте. Ускорит процесс принцип «подобное к подобному», особенно если перед вами целая гора документов. Поэтому для начала соберите однотипное: коммунальные платежи, банковские выписки, выписки по кредитке и т. д. Затем рассортируйте их по номеру, если от одного поставщика несколько счетов. Таким образом, когда вы начнете извлекать или создавать папки, все документы одного вида будут вместе, готовые к архивации в любое время.
Всегда сначала надписывайте папку от руки, а уж потом печатайте и вставляйте название. Вы можете решить, что нуждаетесь в папке побольше или поменьше или что содержимое изменилось и пора менять название.
Продолжайте архивацию, пока все важные бумаги не окажутся в папках, в коробках для почты или в мусорном ведре. Если нужно освежить в памяти практические рекомендации по архивации документов, вернитесь к началу главы. По окончании работы в доме не должно остаться бесхозных бумаг — все инструкции окажутся в одном месте, а картотека или коробки получат названия и аккуратно заполнятся папками.
Бывшие гардеробные и другие укромные уголки
Как я упоминал выше, не бывает, чтобы в доме не нашлось места для документов. Так что не теряйте надежду. Не верьте в то, что беспорядок, пропущенные встречи или даже просроченные платежи вследствие нехватки места — это ваша судьба. Я с этим не согласен и поддерживаю вас настойчивее, чем вы пытаетесь отговорить себя.
Помня об этом, тщательно изучите свое жилище и подумайте, где было бы разумно устроить рабочее место, достаточно просторное, чтобы содержать все необходимое для работы. Может, уголок в подвале или старая кладовка под лестницей? Если там достаточно места для стула и стола, в этом скромном уголке можно обустроить собственный офис. И вот там постарайтесь творчески использовать каждый сантиметр свободного места. Например, расположите стеллажи до потолка. Повесьте монитор на стену. Даже принтер можно подвесить на кронштейны, чтобы не занимать место на рабочем столе.
Исходите из объема вещей. После принципов «подобное к подобному» и «всему свое место» это лучший совет, который я могу дать для работы на ограниченном пространстве. Если вы не печатаете годовой отчет на сто страниц, вам не нужно держать под рукой три коробки бумаги и шесть тысяч почтовых ярлыков. Только когда вам предстоит большой проект, можно запастись материалами, но только теми, в которых нуждаетесь. Поддерживайте запас необходимых для эффективной работы вещей и следите за постоянным его пополнением — от остального избавьтесь. И у вас получится лаконичное и опрятное рабочее место.
Другие занятия
Теперь, когда у вас есть функциональный офис или рабочий уголок, пришло время рассмотреть другие занятия, о которых мы упоминали в начале главы. В этой новой конфигурации еще есть место для чего-то? Возможно, что-то лучше перенести в другую комнату?
Проанализируйте все занятия и осмотрите все уголки в доме, чтобы найти наиболее подходящий. Если место и метраж офиса выбраны наилучшим образом и в соответствии с задачами, подберите удобные хранилища для оборудования и канцтоваров. Если вы остановились на укромном уголке, общей комнате или подвале, перенесите вещи в их новый дом. Если эти принадлежности уже сложены в шкаф, коробку или корзину, прекрасно. В противном случае исходите из объема вещей, положите их в контейнер соответствующего размера и подпишите. Это касается всех офисных операций, которые переносятся к вам домой.
Перебравшись на новое место, не сваливайте все в углу, а найдите уголок для каждой вещи. Не забывайте о принципе «подобное к подобному». Даже если остальная часть комнаты пребывает в хаосе, создайте удобное и аккуратное место для работы и всего, что для нее необходимо. Так вы заложите фундамент для будущей реорганизации данного пространства. Запомните, что в следующий свой визит вы приведете в порядок пока неубранную часть помещения.
Как долго хранить?
Этот вопрос мне задают чаще всего. «Не пора ли избавиться от?..», «Нужно ли еще хранить?..» Сомнения относительно того, что хранить, а что выбросить, препятствуют большинству людей организовать работу с документами. Чтобы не перегружать вас деталями, я создал удобный список в конце книги. Обращайтесь к нему при возникновении вопросов. И, учитывая, что правила и законы могут меняться со сменой власти, всегда консультируйтесь с опытным юристом, если есть даже намек на сомнение. Лучше перестраховаться, чем порвать последнюю копию важного документа. И никогда не выбрасывайте налоговые декларации. Ваш налоговый консультант порекомендует вам не избавляться от сопровождающих материалов, но никогда, никогда, никогда не выбрасывайте копии поданных деклараций! Никогда.
Уничтожать или не уничтожать?
Кража личной информации может вам серьезно навредить. Возможно, вы думаете, что кража личных данных — это городская легенда из того же разряда, что и таинственная болезнь, от которой только что умер лучший друг соседа вашего кузена, или пчелы-убийцы из Мексики. Но вы ошибаетесь: это призрачная угроза, от которой вы даже не пытаетесь защититься. Поверьте, если вы узнаете, что кто-то использовал ваше удостоверение личности, чтобы посетить рождественскую распродажу в дорогом магазине или купить квартиру в Майами, это будет очень-очень скорбный день. И вам будет очень больно узнать, когда произошла кража и каков полный ущерб.
К сожалению, уничтожение документов не гарантирует защиту от вторжения в личную жизнь или преступления. Чтобы этого не случилось, все, все, содержащее ваше имя, адрес и номер счета или предложение открыть счет, нужно уничтожить. Самые дешевые шредеры лишь превращают документы в узкие полосы бумаги, которые можно кропотливо склеить и восстановить оригинал. Поперечные шредеры дороже, но делают из бумаг конфетти, и восстановить документы фактически невозможно. Это не тот случай, когда нужно экономить. Раскошельтесь также на смазку для ножей, чтобы они были острыми и чистыми. Это убережет аппарат от поломок и заедания.
То же касается старых дискет, компакт-дисков, где может храниться конфиденциальная информация, — их нужно уничтожить или сломать так, чтобы нельзя было прочитать. Если вы не знаете, как сделать диск нечитабельным, отправьте его в измельчитель. Это вас защитит. Сперва освободите агрегат от бумаги, а потом отправляйте туда диски.
Поддержание порядка
Я — гордый член Клуба чистого стола. И хотел бы пригласить вас в этот клуб. По возможности никогда не уходите из офиса, оставив бумаги на столе. Единственное исключение — текущий проект, к которому вы вернетесь утром. Даже если вы мастер выполнять много дел одновременно, вы все равно начнете с чего-то одного. Следовательно, оставьте один документ. А во всех остальных случаях в конце дня рабочий стол должен быть чист.
