Кроме того, я никогда не отвечаю на послания, не требующие ответа. Например, не вижу смысла отвечать на письма с выражением благодарности в мой адрес. Поблагодарил меня человек за какую-то услугу, которую я когда-то оказал ему, — и дело с концом. В противном случае этот взаимный обмен любезностями может тянуться до бесконечности.
Кто-то из двоих должен проявить твердость и прекратить этот взаимный обмен уверениями в искренности намерений. Ознакомьтесь с общепринятым этикетом пользователей электронной почты, установите собственные правила (если в этом есть необходимость) и неукоснительно придерживайтесь их. Предоставьте возможность упражняться в изъявлениях взаимной преданности и любви тем, кому нечем больше заняться.
Кроме того, я не собираюсь предостерегать людей от рассылки всевозможных посланий-мистификаций, чем они занимаются, на мой взгляд, по собственному недомыслию. Пусть эту обязанность возьмет на себя кто-нибудь другой. Не вижу смысла реагировать на новость о том, что Билл Гейтс собирается раздавать миллион долларов пользователям продукции Microsoft; что такой-то, получив так называемое письмо счастья, проигнорировал его, в результате чего издохла его любимая собака, затем он одумался, переслал сообщение всем своим друзьям и выиграл в лотерею десять миллионов долларов; что некто совершил фатальную ошибку, ответив на звонок по мобильному телефону в тот момент, когда его телефон заряжался от электросети (телефон взорвался, и бедняге снесло пол-лица)…
Если вы хотите взять на себя эту обязанность, сообщите своим друзьям и родственникам адреса сайтов, посетив которые, они смогут решить для себя вопрос целесообразности пересылки другим людям подобного «мусора», получаемого по электронной почте.
Отвечайте по мере необходимости
Несмотря на наличие множества писем, не требующих ответа, на некоторые отреагировать все же придется. Даже если ваш ответ сводится к элементарному «нет», «спасибо, не нужно» или «не могу», ответьте обязательно, если очевидно, что от вас этого ждут, поскольку от ответа зависят дальнейшие действия вашего адресата.
Решив написать пото́м, вы отнюдь не помогаете отправителю. Если вы в силу тех или иных причин не можете ответить сразу же, сообщите, когда следует ждать развернутого ответа. Если вы не располагаете запрашиваемой информацией, но знаете, кто ее может предоставить, перешлите этому человеку полученное вами письмо, а отправителю исходного сообщения перешлите копию (CC). Таким образом, вы взяли на себя роль посредника, оказали посильную помощь отправителю исходного сообщения и ушли из игры — одним выстрелом убили двух зайцев и получили наилучший для себя результат.
Прежде чем ответить, прочитайте всю тему
Приходилось ли вам когда-либо, отвечая на письмо, обнаружить, что кто-то другой уже ответил на него? Прежде чем отреагировать на послание, полученное по электронной почте, обязательно просмотрите все сообщения в соответствующей теме. Многие почтовые приложения помогают решить эту проблему, предлагая различные способы выделять и группировать письма, связанные одной темой. Это сэкономит вам время и позволит «сохранить лицо».
Используйте строку «Тема»
Помогите получателю сразу же понять, о чем пойдет речь в письме, и облегчите и ему, и себе процедуру фильтрации или выбора папки, в которую следует его отправить. Не пользуйтесь лишь одному вам понятным языком или сокращениями наподобие «обновление» (с указанием или без указания текущей даты), «регистрация» или «статус»: такие темы звучат весьма неопределенно и мало что проясняют. Старайтесь формулировать тему письма как можно более точно и лаконично: вы отправляете электронную почту, а не расставляете ловушки получателю вашего сообщения. Нет смысла утаивать содержание послания, указывая тему, из которой невозможно ничего понять. Поэтому, вместо того чтобы в ответ на запрос какого-либо файла отправлять письмо, где в строке «Тема» указано: «Ваш запрос», лучше сформулировать тему проще, но содержательнее: «В ответ на ваш запрос от 03.12.05 пересылаю прикрепленный файл Х».
Автоматизируйте отправку ответов на часто задаваемые вопросы
Вы часто получаете по электронной почте сообщения, содержащие одни и те же вопросы? Составьте стандартные ответы и упакуйте их в файлы подписи почтовой программы. Отправляя ответ, вы можете выбрать соответствующую «подпись». Составление персональных ответов в подобных случаях необязательно. Ниже приведен пример «дежурного» письма, решающего сразу две проблемы.
Благодарю Вас за запрос дополнительной информации о предстоящих семинарах. В настоящее время я составляю расписание лекций, после чего немедленно размещу его на своем сайте. Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией на сайте www.virgoman.com. Там же публикуется информация для желающих участвовать в онлайн-семинарах и других событиях через Интернет.
Кроме того, Вы включены в список почтовой рассылки, составленный для Вашего региона. Однако это не должно беспокоить Вас: мы не собираемся разглашать Ваши персональные данные или делиться ими с другими компаниями. Я не люблю спам точно так же, как и Вы!
Еще раз спасибо за проявленный интерес к моим семинарам. Их цель — создать порядок из хаоса!
С наилучшими пожеланиями,
Эндрю Дж. Меллен,
Президент VirgoMan
www.virgoman.com
После отправки ответа на часто задаваемый вопрос (а в более широком смысле — на любое сообщение электронной почты, не имеющее отношения к текущей корреспонденции по какому-либо проекту, сопровождающемуся бумажной или электронной перепиской), исходное сообщение можно удалить, поскольку хранить его больше нет смысла.
Объявите предпочтительные способы коммуникации
Дайте людям знать (посредством своего веб-сайта, подписи в письме или иным способом), как и когда вы хотели бы контактировать с ними. Если вы предпочитаете обмен текстовыми сообщениями, а не электронной почтой, сообщите об этом. А если вы не будете торопиться отвечать своему корреспонденту, который станет пользоваться нежелательным для вас способом связи, то рано или поздно он поймет, что с вами нужно общаться именно так, как предпочитаете вы.
Как можно реже пользуйтесь электронной почтой
Активно ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, текстовое сообщение, переданное в социальной сети, станет более эффективным способом доставки информации? Если у вас нет необходимости посылать фактическую электронную почту — особенно если от адресата не требуется ответ, — рассмотрите возможность открытой публикации своего обращения с помощью постоянной ссылки (блог, Твиттер, вики). Таким образом вы решите сразу несколько проблем.
• Ответ размещается в Сети, что избавляет вас от необходимости отвечать каждому лично.
