Совещание нужно проводить, соблюдая следующие правила:
1. Подготовка к совещанию.
Чтобы совещание прошло эффективно, нужно подготовить AGENDA – список проблем или вопросов, обсуждаемых на деловой встрече – и разослать его заранее всем участникам вместе с приглашением.
Чем конкретнее будут прописаны цели совещания, тем быстрее и эффективнее пройдет совещание. В AGENDA также прописываются временны́е рамки совещания и место проведения. Если вопросов несколько, то необходимо прописать последовательность их рассмотрения.
Приглашение на совещание лучше всего присылать по электронной почте, а к письму прикрепить AGENDA. В MS Outlook есть функция «создать собрание», в которой есть возможность пригласить других участников совещания.
2. Проведение совещаний.
Совещания начинаются вовремя. Инициатору совещания желательно в начале огласить правила его проведения.
В ходе совещания применяются все правила коммуникаций, в частности:
• Уважать собеседника.
• Общаться во взрослой позиции.
• Дискутировать, а не конфликтовать (отличие дискуссии от конфликта см. в подразделе «Конфликты»).
• Активно слушать.
• Говорить языком, понятным для всех – без специфических терминов.
Как показывает практика, если собеседник сыплет сложными техническими терминами, это чаще всего говорит о его желании казаться профессионалом. Многие нахватаются знаний по верхам и тут же стремятся их продемонстрировать. Настоящий профессионал может даже о сложных вещах рассказать простым языком.
Есть несколько стилей проведения совещаний:
Мозговой штурм – подразумевает активность всех участников совещания. Применяется, когда необходимо генерировать новые идеи. Участники за короткий промежуток времени «накидывают» множество идей, даже самых нереальных. Один из участников следит за тем, чтобы остальные не стеснялись высказывать любые идеи, даже внешне бредовые, и вовремя останавливает критику, то есть работает модератором.
Модерация – в обсуждении есть главный, он ведет всю группу и убирает «лишнее» из обсуждения. Например, может остановить лишние эмоции или «загасить» конфликт, а также «отсечь» неинтересные предложения и идеи.
Фасилитация – чаще применяется в обучении. Ведущий знает правильный ответ и с помощью наводящих вопросов подводит к нему остальных.
Противоборство — каждый отстаивает свою точку зрения. Чаще имеет место в случае, когда присутствующие равны по положению, но имеют разные мнения по обсуждаемому вопросу. Главное, чтобы люди стремились не к конфликту, а к консенсусу.
Доклад — каждый из участников отчитывается о положении дел в своем направлении. Применяется преимущественно как отчетное мероприятие, нужное для анализа вышестоящему руководителю.
Видимость – иногда руководители могут долго «мусолить» вопросы для имитации бурной рабочей деятельности.
Участники могут быть молчаливые и словоохотливые, спокойные и эмоциональные – главное, с уважением слушать всех. Также необходимо отличать тех, кто делает вид, от тех, кто по-настоящему желает обсудить вопросы. Участники типа «казаться, а не быть» очень мешают эффективности проведения совещания, и модератору необходимо останавливать или игнорировать их.
3. Окончание совещаний.
В завершение совещания необходимо еще раз проговорить достигнутые договоренности и назначить ответственных за их выполнение. Также важно зафиксировать сроки выполнения в протоколе совещания.
Чтобы совещание не превратилось в болтовню, нужно, чтобы кто-то регламентировал договоренности и возникшие идеи во время обсуждения. Впоследствии этому ответственному сотруднику необходимо будет отправить всем участникам итоги совещания.
Обязательно нужно поблагодарить всех участников совещания.
Ошибки:
1. Неискренность.
2. Коммуникации в родительской или в детской позиции.
3. Недоброжелательное общение.
4. Отсутствие активного слушания.
5. Отсутствие мотивации на общение.
Тезис раздела:
владение инструментами коммуникаций – половина успеха.
Конфликты
Давай поговорим о ситуациях, которые нередко происходят не только на работе, но и в повседневной жизни, – о конфликтах. А также о причинах их возникновения, правилах поведения и выхода из конфликта.
Что же такое конфликт? Если взять описание из словаря Ожегова, это «отношение между субъектами социального взаимодействия, которое характеризуется их противоборством на основе противоположно направленных мотивов (потребностей, интересов, целей, идеалов, убеждений) или суждений (мнений, взглядов, оценок и т. п.)».
Сложно и непонятно, а главное, не совсем правильно! Потому что под это определение подходит и дискуссия, а это совершенно разные понятия. Так в чем же их отличие? Постараюсь тебе объяснить.
«Конфликт» в переводе с латыни означает «столкновение», но и дискуссия тоже столкновение интересов. Раньше конфликт обозначал просто столкновения разных точек зрения, а дискуссия была его синонимом. В наше время конфликт поменял определение, и слово приобрело негативный смысл.
Дискуссия и конфликт
В конфликте, как и в дискуссии, присутствуют противоположные мотивы или мнения, в обоих случаях эмоциональный фон может быть очень высоким, но тем не менее конфликт от дискуссии отличается малозаметным, но очень важным фактором.
Этот фактор – переход на личности!
Если два человека дискутируют по какому-либо вопросу, приводят доводы и аргументы в защиту своей позиции – это дискуссия, даже если эмоциональный накал беседы возрастает. Но как только у одного из оппонентов заканчиваются аргументы, а эмоции зашкаливают, он использует все средства, лишь бы не проиграть, и тогда может перейти на личности. В этот момент дискуссия заканчивается и начинается конфликт.
Между прочим, в судебной практике сторона, первая перешедшая на личности в споре, признается виновной.
Что же человеку мешает оставаться в рамках дискуссии?
В первую очередь – дефицит аргументов. Закончить же ссору мешают самолюбие и гордыня, и поэтому в ход идет все «оружие», вплоть до оскорблений.
У людей «недалеких» или обладающих нездоровым самолюбием переход в зону конфликта из дискуссии происходит очень быстро, так как аргументов они найти не могут (или не хотят трудиться искать), а самолюбие мешает выйти из конфликта.
Законченные «приматы» и вовсе не ищут аргументов – сразу бьют морду.
Пример конфликта в магазине между покупателем и продавцом:
