У каждого человека свои time killers, их важно знать в лицо и допускать к себе только во время, отведенное на отдых.
Мой главный time killer – интернет, а точнее несколько сайтов, на которых я могу «зависнуть» надолго. Причем отвлекаюсь в секунду. Вроде только что работал, раз – и уже на сайте. Поэтому, если у меня есть важное, а особенно важное и срочное дело, я отключаю Wi-Fi и включаю его только во время запланированного отдыха.
Найди свои time killers, разработай оружие против них, а потом выдели для них время (отдых). Полностью избавляться от них нет необходимости, нужно просто изменить отношение к ним.
Ловушки времени – это неприятные ситуации, в которые мы попадаем из-за личностных особенностей: темперамент, лень, слабость, эгоизм и т. д. Оказавшись в «ловушке времени», мы замедляем процесс работы.
«Ловушек времени» очень много, я опишу некоторые из них:
1. Прокрастинация, или синдром откладывания – часто встречающаяся ошибка. Многим из нас свойственно откладывать дела до последнего. Я сам постоянно борюсь с этой проблемой. Иногда это происходит от излишнего перфекционизма, боязни сделать что-то не идеально. Иногда от страха неудачи. А зачастую – из-за неправильно расставленных приоритетов, а точнее нацеленности на срочность задачи, а не на ее важность. Мы откладываем не срочные, но важные дела, и рано или поздно они становятся очень даже срочными. Как часто бывает, срочными могут одновременно стать сразу несколько дел, и тогда начинается аврал.
Например, всем известно, что к третьему числу каждого месяца необходимо сделать сводку данных. Но многие тем не менее оставляют это на последний день, а там добавляется еще несколько важных дел.
2. Стремление делать несколько дел одновременно чаще всего встречается у холериков и сангвиников. Человек хватается за все и ничего не успевает. Таким людям рекомендуется отключать телефон, интернет и исключать любые коммуникации с людьми, когда они заняты важной работой.
3. Небрежность в хранении документов – также следствие характера человека. Рекомендуется заводить отдельные папки для каждой категории документов – не только бумажных, но и электронных. Поиск нужного документа или файла иногда занимает много времени.
Чтобы компьютер работал быстрее, используй функцию «дефрагментация» – это упорядочивание файлов.
Для ускорения рабочего процесса рекомендую также время от времени проводить «дефрагментацию» на своем столе. Кстати, взглянув на рабочий стол (как в кабинете, так и в компьютере), можно многое сказать о темпераменте его хозяина.
4. Неспособность сказать «нет». Очень серьезная ловушка, причина которой – слабость или социальные страхи. Оказавшись в этой ловушке, мы не замедляем процесс работы, как сказано в начале обо всех ловушках. Мы попросту не выполняем задачу. Собственно, и не собираемся, только сказать об этом трусим. Боязнь показаться «плохим» из-за отказа толкает людей на обман, тем самым усугубляя последствия. Сказать «да» и не выполнить то, что обещали, хуже, чем в самом начале сказать «нет».
Эта ловушка «съедает» не только твое время, но и время других людей, которым ты даешь ложную надежду своим отсроченным «нет».
Я сам нередко попадал в эту ловушку. Поверь, последствия были намного хуже, чем если бы я сразу сказал, что возможности сделать что-то у меня нет. Работай с социальным страхом «быть плохим» и не бойся говорить «нет», если действительно нет возможности выполнить просьбу.
5. Не учитывать планы других людей. Основа этой ловушки чаще всего эгоизм или отсутствие логического анализа.
Перед тем как просчитывать выполнение задачи, в которой предполагается еще чье-то участие, необходимо уточнить, готовы ли люди к этому.
Ошибки:
Описаны в подразделе «Что мешает».
Тезис раздела:
время – единственный невосполнимый ресурс. Уважай время, и тогда время будет уважать тебя.
Планирование
Функцию менеджмента многие руководители относят к разделу «Управление временем». Однако планировать можно не только время, но и другие ресурсы, а время – главный инструмент планирования.
Перед тем как начинать планировать, тебе придется научиться уважать время и пользоваться инструментами тайм-менеджмента.
Планирование – это приоритетное распределение ресурсов для достижения задачи или цели. Эта функция может использоваться по нескольким направлениям:
Process planning: планирование, в ходе которого руководитель или проектный менеджер может влиять на процессы в рамках своей компетенции. Это могут быть сложные задачи, для выполнения которых требуется прописать план, или проект, в выполнении которого участвуют несколько человек и также требуется прописать путь выполнения и распределить ресурсы.
Self-planning: распределение собственных ресурсов TEMP (Time, Energy, Money, Personal). Планирование своего времени (рабочего дня и отдыха), денег, распределение сотрудников для выполнения задач.
Strategy planning: стратегическое планирование, основой которого является анализ будущего и управление рисками. Для него нужны опыт и инструменты анализа.
Планирование как функция используется преимущественно в процессном управлении. Более подробно процессные инструменты я опишу в следующей книге, вместе с проектным менеджментом и стратегическим планированием.
Важно:
в этой книге я опишу основные моменты self-planning, предназначенные в основном для тактического управления
сотрудниками и самим собой.
Для планирования своего рабочего дня можно использовать следующие инструменты:
To do list – очень удобный инструмент, который всегда можно иметь под рукой. В конце рабочего дня и в начале следующего управленец составляет список дел на листе бумаги и по мере выполнения вычеркивает их. Самый простой и надежный способ упорядочивания дел. Можно вести такой список в Outlook, распределяя дела и задачи по важности и срочности и дополнять список задачами, поступившими по почте.
Если привязки ко времени нет, а цель состоит из нескольких подзадач, то можно применить таблицу to do list for aim (целевой список дел). Принцип такой же, только подбираются дела, необходимые для достижения конкретной цели.
Как пример могу привести собственный to do list for aim для получения заграничных паспортов для моей семьи:
Сделать загранпаспорта на всю семью
Повторюсь, это неплохой инструмент в том случае, если нет привязки задачи ко времени. Если временны́е рамки важны, то может подойти простая диаграмма Ганта.
