2. Те, чье присутствие необходимо, приглашены?
3. Собрание не окажется слишком многочисленным?
4. Всех оповестили заблаговременно?
5. Ваше объявление сможет заинтересовать сотрудников?
6. В нем ясно сформулирована цель встречи?
7. Вы организовали предварительный обмен мнениями по теме собрания?
8. Поручили кому-нибудь подготовительную работу?
9. Назначили ведущих отдельных частей собрания?
10. Позаботились об организационных и технических сторонах: заказали подходящее помещение, технические средства, оборудование?
2. Открываем собрание
С чего начать?
1. Представьте участников друг другу, если они не знакомы.
2. Напомните всем о цели собрания.
3. Подчеркните важность стоящей перед вами задачи и необходимость участия всех присутствующих в ее решении.
4. Определите круг вопросов, вынесенных на обсуждение, и предложите план совместной работы.
5. Попросите участников высказать свое мнение о теме и предлагаемом плане собрания: вам нужно убедиться, что они со всем согласны. Учтите их предложения.
6. Расскажите, каким образом вы хотите организовать обсуждение, и что при этом потребуется от его участников.
7. Обозначьте временные рамки собрания и, если считаете необходимым, установите время для перерывов.
8. Назначьте секретаря собрания.
Как настроить людей на совместную работу
Встреча участников собрания очень важна для создания рабочей атмосферы. Поэтому обязательно представьте людей друг другу, если они не знакомы.
Для организации рабочей группы необходимо:
• дать людям возможность узнать друг друга, предоставить каждому право быть услышанным и понятым, представиться самому, сообщить, в чем вы видите смысл встречи, чего вы от нее ждете и т. д.;
• добиться, чтобы люди осознали общую цель, стремились к ее достижению и отчетливо представляли себе реальное положение дел.
Никакие совместные действия невозможны без доброй воли участников и активного вовлечения в них каждого.
Энергичный старт
Начало собрания не должно быть вялым и невыразительным. Нужно пробудить интерес у аудитории, привлечь ее внимание, предложить что-то новое и неожиданное.
Для этого существует много способов, выберите наиболее подходящий.
Вы можете:
• вывести на экран цитату или изображение, связанные с предметом обсуждения и дающие «пищу для ума»;
• показать на экране расчеты, отражающие ваши нынешние или планируемые результаты в сравнении с результатами конкурентов;
• рассказать поучительный случай из жизни, сославшись при этом на свидетельство одного из присутствующих;
• предложить блиц-опрос по обсуждаемой проблеме (по принципу «согласен/ не согласен»);
• предложить присутствующим разбиться на пары и подготовить 1–2 вопроса по теме.
Избегайте рутины, старайтесь каждый раз придумывать новый «зачин», особенно для о регулярных заседаний.
3. Организуем обмен мнениями
Как вести дискуссию
Идите к цели, не отклоняясь от курса.
Установите правила игры, сформируйте рабочую группу, следите за тем, чтобы никто не потерял нить разговора, время от времени обобщайте сказанное и т. д.
Вовлекайте в разговор всех присутствующих и активизируйте рабочую группу.
Создайте непринужденную обстановку, поощряйте дискуссию, следите за реакцией участников и учитывайте ее, чтобы избегать тем, на которых разговор начинает «пробуксовывать».
Вы ведь не всегда одинаково ведете машину? Все зависит от дороги и движения. Так и на собрании: вам приходится менять стиль поведения в зависимости от темы и цели встречи.
Задача ведущего – создать и активизировать рабочую группу, а не работать вместо нее. Однако он – часть команды и не может занимать нейтральную или неопределенную позицию. Ведущий – не судья, но и не простой игрок: он играет и судит одновременно.
Тиски регламента и свобода самовыражения
1. Ведущий предоставляет слово для выступления и следит, чтобы никто никого не перебивал.
2. Побуждает присутствующих высказываться (особенно тех, кто склонен отмалчиваться), задает вопросы, наводящие на размышления.
3. Создает доверительную атмосферу, в которой каждый, не стесняясь, говорит то, что думает.
4. Сопоставляет различные позиции участников, вовлекая их в обсуждение, чтобы прояснить суть спора.
5. Своим вниманием и интересом к сказанному подает пример успешного взаимопонимания и сотрудничества.
6. Постоянно следит за тем, чтобы все хорошо понимали друг друга. Для этого дает свои формулировки сказанного.
7. Высказывает свои соображения для более глубокого обсуждения проблемы. При необходимости предлагает другие формы работы.
Не давайте спору перерасти в конфликт
Иногда участники собрания не только не понимают друг друга, но и проявляют по отношению к другим равнодушие, соперничество, враждебность и т. д. Ведущий должен вовремя увидеть и устранить эти трения, чтобы добиться слаженной работы.
Для этого у него есть немало способов:
• придавать вес и значимость мнениям каждого участника, подхватывая и развивая его мысль;
• разрядить обстановку шуткой;
• прояснить мотивы того или иного выступления, причины разногласий;
• правильно представить выступающего;
• обратить внимание докладчика на реакцию окружающих;
• предложить посмотреть на ситуацию со стороны и обменяться мнениями по поводу стиля общения;
• показать собравшимся, что обсуждение зашло в тупик;
• или наоборот, вызвать у них чувство гордости за достигнутые результаты.
Наглядность активизирует работу
1. Лучше всего иметь две флип-чартерные доски, тогда одну из них можно использовать исключительно для записи выводов.
2. По мере необходимости вывешивайте на листах бумаги важную для усвоения информацию.
3. Напишите цель собрания на доске.
4. Запишите и поясните порядок предстоящей работы.
5. Отображайте на доске ход собрания, фиксируйте употребляемые термины.
