(27) Соглашаетесь, если вас просят сделать что-либо, тогда как имело бы больше смысла, если бы это сделал кто-то другой?
Чтобы получить рейтинг менеджера, «эффективного на все 100 %», вам нужно было ответить «ДА» на вопросы с 1-го по 12-й и «НЕТ» на вопросы с 13-го по 27-й. А как ответили вы? Есть необходимость в совершенствовании?
Концентрация на результатах/ благоприятных возможностях
При использовании методов планирования времени очень важно быть ориентированным на результат, т. е. выделять ключевые цели и оценивать важнейшие благоприятные возможности, как показано ниже.
Ключевые результаты, которые должны быть достигнуты (указываются в порядке важности):
(1)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(2)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(3) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(4) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(5) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
Основные благоприятные возможности, которые должны быть использованы (указываются в порядке важности):
(1) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(2) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(3)___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(4) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
(5) ___________________________________________________________
срок: _________________________________________________________
Использование календаря-ежедневника для планирования времени
Хитрость состоит в том, чтобы планировать сначала год, а потом день.
(1) Отметьте в ежедневнике важные даты года:
• регулярные совещания;
• заранее известные события (например, ежегодное общее собрание акционеров, отраслевая конференция, торговые ярмарки, подготовка бюджета);
• праздники;
• семейные даты;
• важнейшие дела (например, рабочая группа по стратегии, поездка в Восточную Азию, посещение клиентов).
(2) Спланируйте предстоящий месяц и:
• подсчитайте, сколько нераспланированных дней осталось в вашем распоряжении;
• внизу пометьте второстепенные дела;
• оставьте один день в неделю свободным от встреч;
• оставьте резерв времени для важнейших задач.
(3) Спланируйте следующую неделю:
• культивируйте традиции (например, коллективный обед в офисе по пятницам).
(4) Планируйте каждый день с первой минуты и:
• культивируйте традиции;
• установите определенные часы для «управления путем обхода» или для «открытых дверей»;
• выделите время для секретаря;
• составьте перечень дел и телефонных звонков, ранжируйте их;
• подключите секретаря к их последовательному выполнению;
• составляйте список ежедневно повторяющихся дел;
• помните, что «стресс» можно уменьшить, если планировать время, затрачиваемое на решение тех или иных задач.
Как планировать каждый день
• Планируйте каждый день с самого утра, а лучше – накануне вечером.
• Составьте список дел, определите время выполнения каждого из них и установите приоритеты.
• Выделите ключевые задачи и обеспечьте их выполнение.
• Не будьте слишком амбициозны – не перегружайте день делами, которые могут подождать.
• Оставьте время для уединения и/или решения неожиданной проблемы.
• Не отвлекайтесь на телефонные разговоры, посетителей и т. п. в период, запланированный для завершения работы.
• Увязывайте каждый день с планами на неделю, месяц, год и с вашими целями.
(5) Осуществляйте эффективный контроль сроков исполнения, используя три контрольных досье:
– текущая неделя;
– следующая неделя;
– текущий месяц.
(6) Формат ежедневника для планирования рабочего дня:
Используйте формат, где для каждого дня есть почасовое расписание и секции «Сделать» и «Позвонить».
Глава 3
Личная эффективность
В этой главе рассматривается комплекс вопросов, относящихся к улучшению методов вашей работы в сфере бизнеса
Внешний вид
Вы должны сделать так, чтобы ваш внешний вид и облик вашего офиса отражали успех. Нужен план действий в отношении:
• вашего внешнего вида – прическа, фигура, одежда и т. д.;
• облика вашего офиса – стены, потолки, чистота, наружняя и внутренняя отделка.
Создайте преуспевающий имидж и помните, что у вас никогда не будет второго шанса произвести первое впечатление.
Пожалуй, самым важным компонентом внешнего впечатления (который к тому же влияет на способность решать важные задачи) является ваш письменный стол.
Способы освободить поверхность стола
• Не оставляйте на нем никаких бумаг, когда уходите.
• Не выкладывайте на стол больше бумаг, чем нужно для решения текущей задачи.
• Не оставляйте бумаги неразобранными:
– отметьте в ежедневнике, что и когда нужно сделать, и после этого отправьте документ в соответствующий файл;
– выбрасывайте ненужную информацию;
– передавайте бумаги исполнителям с указанием, что надо сделать (пишите от руки, не тратьте время на перепечатку).
• Не позволяйте бумагам накапливаться (если необходимо, сами разложите их по папкам архива).
