Вы можете сделать официальные совещания более эффективными, если обратите внимание на:
• регулирование времени:
– считайте время начала совещания «священным и неприкосновенным»;
– планируйте закончить к обеденному перерыву/концу рабочего дня (любое отклонение от регламента будет нежелательно для всех);
– давайте время только на обсуждение ключевых вопросов;
• повестку дня:
– готовьте ее сами;
– делайте ее конкретной;
– ставьте наиболее важные вопросы первыми;
– рассылайте заранее (и настаивайте, чтобы люди готовились);
• протоколы:
– сократите до краткого изложения принятых решений, указания ответственных и сроков исполнения;
– рассылайте в течение 24 часов после совещания.
Неформальные совещания
Прежде всего вам следует проверить, насколько эффективны ваши нынешние неформальные совещания:
(1) Всегда ли вы звоните и выясняете у собеседника, когда ему удобно встретиться?
(2) Когда вы звоните, упоминаете ли вы кратко цель встречи и основные вопросы, чтобы собеседник мог подготовиться? Сообщаете ли вы, как долго может продлиться обсуждение? Спрашиваете, есть ли еще что-нибудь, что он хотел бы обсудить?
(3) Когда вы встречаетесь с начальником для обсуждения возникшей проблемы, всегда ли вы предлагаете свой вариант решения? Можете ли вы рассказать о том, какие альтернативные решения и по каким причинам вы отвергли, если он вас спросит об этом?
(4) Проводите ли вы регулярные неформальные совещания с сотрудниками, чтобы избежать частых и неоправданных перерывов в работе?
(5) Настаиваете ли вы на том, чтобы сотрудники никогда не приходили с проблемой, предварительно не проанализировав имеющиеся варианты ее решения и не выбрав один из них?
(6) Не тратите ли вы впустую время своих сотрудников, отвечая на телефонные звонки во время неформальных совещаний?
(7) Просите ли вы членов своей команды зайти к вам, не сообщив, о чем пойдет речь?
(8) Как часто вы приходите к своим сотрудникам вместо того, чтобы приглашать их к себе?
(9) Когда кто-то звонит вам, предлагая встретиться, всегда ли вы спрашиваете о цели и основных вопросах предстоящей беседы?
(10) Когда кто-нибудь заходит в ваш офис, чтобы обсудить тот или иной вопрос, предлагаете ли вы перенести встречу, если чувствуете, что недостаточно подготовлены или что это помешает важной работе?
(11) Ваши обсуждения всегда заканчиваются принятием решений или согласованием конкретных мер и сроков исполнения?
Эффективные неформальные совещания обычно выглядят так:
• участники встречи заранее согласовывают по телефону:
– цель,
– повестку,
– удобное время;
• они приходят не только с проблемами, но и с вариантами решений;
• присутствующие не отвлекаются на телефонные разговоры;
• принимаются конкретные решения с указанием мер и сроков исполнения.
Некоторые советы по успешному проведению неформальных совещаний:
• «управление путем обхода»:
– вы приходите к своим сотрудникам (а не они отвлекают вас от работы),
– вы видите все своими глазами,
– вы поддерживаете контакт;
• приходите в офис тех, с кем встречаетесь, а не принимайте их у себя, тогда вы сами сможете решать, когда уходить;
• стойте – сидение может затянуть «неформальное» совещание.
Телефон
Вы должны научиться использовать телефон с максимальной пользой для себя, чтобы эффективно распоряжаться своим временем и достигать нужных вам результатов.
Вашим правилом должно стать: отвечаю на звонки только тогда, когда я хочу, и говорю с теми, с кем я хочу. Менеджеры, эффективно управляющие своим временем, неизменно руководствуются принципом не отвечать на входящие звонки, а «возвращать» их (т. е. звонить тогда, когда им удобно и они подготовлены к разговору).
Основное правило – не отвечать на телефонные звонки во время:
• беседы,
• неформального совещания,
• встречи с клиентом или поставщиком,
• официального совещания,
• когда вы не хотите прерывать важную работу или свое творческое вдохновение.
Телефонные разговоры лучше сгруппировать на определенный период рабочего дня и перед каждым звонком подумать о его цели. Следует сократить потери времени на поиски и набор номеров, а также звонки справочного характера, максимально используя помощь секретаря. При этом целесообразно предоставить ему список нужных абонентов, а не просить о каждом соединении. Секретарь должен также систематически отслеживать изменения телефонных номеров ваших абонентов и отмечать самое удобное время для звонка.
Кроме того, секретарь должен принимать входящие звонки (выясняя их цель) и отвечать на рутинные вопросы либо переадресовывать звонки по назначению. Если вас нет в офисе или вы не хотите отвечать на звонок, секретарь должен принять сообщение и выяснить, когда лучше перезвонить.
Любителей поболтать следует сдерживать, сказав, что у вас есть лишь несколько минут (и перезванивать им в обеденный перерыв или после окончания рабочего дня, когда они, скорее всего, не отнимут у вас много времени).
Личная производительность
Ниже приводится краткий перечень основных путей повышения вашей собственной производительности.
Входящая корреспонденция
• попросите секретаря остановить поток ненужных поступлений;
• выбрасывайте почтовую макулатуру;
• откажитесь от ненужных журналов;
• переадресовывайте поступления, прежде чем они придут к вам;
• вычеркивайте свою фамилию из внутренних списков рассылки ненужных вам документов;
• попросите секретаря сортировать корреспонденцию:
– срочные действия,
– почта команды,
– ответить или принять меры,
– только к сведению;
• просматривайте корреспонденцию периодически;
• бегло просматривайте и выбрасывайте ненужную;
• отбирайте корреспонденцию «к действию»;
• откладывайте корреспонденцию «прочесть… когда-нибудь»;
• цель – работать с входящими документами только один раз.
Эффективное чтение
