• корреспонденцию, в том числе электронную, относящуюся к данному проекту;
• отчеты о планировании и реализуемости проекта.
Изучение реализуемости проекта — это исследование, проведенное с целью выяснить возможность выполнения определенных работ и получения требуемых результатов.
5. Об авторе можно спросить и у тех, кто заинтересован в результатах проекта или будет поддерживать его по долгу службы.
Подробно запишите сведения об инициаторе проекта (его имя, должность и пр.). Не просто "отдел продаж заказал рекламные проспекты для продукта Альфа", а "Мэри Смит, менеджер по продажам в северном регионе, заказала рекламные проспекты для изделия Альфа".
В поисках инициатора проекта обращайте внимание на две категории людей, имеющих непосредственное отношение к проекту. Вам следует различать распорядителей и соисполнителей проекта (подробнее об этом см. в главе 7).
• Распорядители — это лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
• Соисполнители — это люди, помогающие вам выполнить проект.
Другими словами, распорядители указывают вам, что вы должны сделать, а соисполнители — советуют, как можно это сделать. Например, главный бухгалтер компании, которому нужна модернизация информационной финансовой системы — это распорядитель проекта. А руководитель вычислительного центра, который должен выделить для этого специалистов и технику, — соисполнитель. В данном случае главный бухгалтер также выступает в роли инициатора проекта.
Выявление других заинтересованных лиц
Следует сразу определить круг людей, которые хотя и не являются инициаторами проекта, но в той или иной степени заинтересованы в результатах. Они могут:
• знать о существовании проекта и своих интересах, связанных с его реализацией;
• знать о проекте, но не иметь представления о своих интересах в его выполнении;
• не знать ни о том, ни о другом.
Для этого следует:
• пересмотреть все документы, имеющие отношение к проекту;
• проконсультироваться с людьми, которые, по вашим оценкам, будут распорядителями или соисполнителями проекта;
• посоветоваться с другими сотрудниками.
Пока вы выясняете, кого может заинтересовать ваш проект, не забывайте и о противоположной категории людей — его решительных противниках.
• Попытайтесь выяснить, почему они противостоят проекту и как можно их переубедить.
• Проверьте, возможно, они не видят своих интересов в вашем проекте, и если это так — объясните им.
• Если "оппозиция" проекту все же существует, включите ее в план управления рисками проекта. (О рисках и непредвиденных ситуациях см. главу 14.)
Кто является главным сторонником проекта
Главный сторонник проекта — это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и прочих собраниях.
Часто лучший сторонник тот, чье имя заставляет людей поверить в важность вашего проекта и активно содействовать его выполнению.
Выясните, есть ли у вашего проекта главный сторонник. Если нет, не пожалейте усилий, чтобы найти и заинтересовать людей авторитетных и достаточно влиятельных, способных побудить других добросовестно выполнять свои обязанности. Обсудите взаимные интересы и помощь, на которую вы можете рассчитывать.
Кто будет пользоваться результатами вашего проекта
Созданный в результате выполнения проекта продукт или услуга обычно не предназначены тем, кто отдал распоряжение на реализацию этого проекта.
Предположим, руководитель отдела продаж и маркетинга вашей организации решил увеличить объем продаж в следующем финансовом году на 10 %. Для этого, по его мнению, нужно внедрить новый продукт X. Однако сам он не станет предлагать новое изделие заказчикам. Этим займутся сотрудники его подразделения. Хотя менеджеры по продаже и не являются авторами идеи проекта, однако могут иметь больше представления о том, какими характеристиками должен обладать продукт X, чтобы соответствовать потребностям рынка. Остается надеяться, что покупатели имеют такое же представление и увеличат спрос.
Для того чтобы определить потребителей конечного продукта (или услуг) вашего проекта, постарайтесь:
• четко определить, какой конечный продукт или услугу следует получить в результате выполнения проекта;
• выяснить, кто и как будет им пользоваться.
С какой целью выполняется проект
Цель конкретного проекта не всегда очевидна. Предположим, ваша организация решила финансировать кампанию по сдаче крови. Цель этого мероприятия может быть двоякой. Возможно, оно проводится, чтобы восполнить нехватку препаратов крови для переливания в местном госпитале. А может быть, для того, чтобы улучшить имидж организации в глазах местного общества.
Правильно поняв главные цели проекта, вы сможете:
• направить деятельность участников проекта на достижение именно главных целей;
• следить, чтобы в ходе работ достигались главные цели проекта;
• обнаружив, что данный проект не соответствует главным целям, внести предложение об изменениях или отмене.
Хорошо, если, поручая вам проект, начальство доходчиво объяснит его цели. Однако чаще всего говорят, что именно вы должны выполнить, а не для чего это нужно. Возможно, некоторые вопросы придется выяснять самостоятельно.
