• дают техническую консультацию и оказывают поддержку в работе своим специалистам;
• обеспечивают оснащением и оборудованием работников своего подразделения;
• содействуют в поддержании профессиональных знаний и навыков работников на должном уровне;
• обеспечивают единство методов работы специалистов своего подразделения;
• поощряют лиц, успешно выполняющих работу;
• назначают на должности, дают должностные поручения и устанавливают оклады персонала в соответствии с успехами в выполнении работы;
• решают вопросы о предоставлении отпусков, направлении на переподготовку и т. д.
Высшее руководство
Руководители высшего звена создают организационную структуру. Они отвечают за эффективность и совершенствование общего стиля, методов и процедур работы организации, развитие информационной структуры и фонды. Можно выделить еще такие обязанности:
• установление приоритетов, порядка и процедур распределения ресурсов;
• совершенствование и обеспечение работы системы учета расхода финансовых и трудовых ресурсов;
• обеспечение работ проектов оборудованием и оснащением;
• распределение полномочий.
Успешная работа В условиях организационной структуры матричного типа
Такая организация труда требует от руководителей особого внимания к лицам, составляющим коллектив участников проекта. Многие из них не имеют длительного опыта совместной работы и могут испытывать некоторый организационный дискомфорт.
Избежать затруднений вам помогут советы.
Создайте и постоянно поддерживайте командный дух.
• Сплотите коллектив. Как только коллектив участников сформирован, доведите до всех в понятной форме задачи проекта. Способствуйте их знакомству со стилями и навыками работы друг друга.
• Установите общие методы работы. Содействуйте выработке в коллективе вашего проекта единых методов работы.
• Распределите полномочия. Каждый должен знать, какими полномочиями обладают участники проекта.
• Поддерживайте здоровые отношения в коллективе. Способствуйте установлению и поддержанию доброжелательных и продуктивных взаимоотношений.
• Добейтесь понимания каждым общих задач. Индивидуальная и совместная деятельность каждого должна быть направлена на выполнение общих задач.
Расположите к себе участников.
• Добейтесь сознательности. При матричной организации труда участники, как правило, не состоят в административном подчинении друг у друга. Поэтому выполнить указания равного по статусу коллеги может побудить только внутренняя мотивация, т. е. осознание важности общего дела. Следует с самого начала вызвать и поддерживать это осознание.
• Изучите стили участников проекта. Это позволит вам создать и поддерживать нормальную рабочую обстановку, в которой исполнители вашего проекта будут с удовольствием работать.
Заручитесь поддержкой.
• Найдите главного сторонника вашего проекта. Вашего личного авторитета может не хватить для гладкого решения всех вопросов. Постарайтесь побыстрее найти влиятельного союзника хотя бы вашего уровня.
• Просите оказывать поддержку и не забывайте благодарить начальников "ваших" специалистов. Это расположит к вам и тех и других, и они будут помогать и в дальнейшем.
Разработайте процедуры устранения типичных проблем.
• Детально планируйте. Работы проекта планируйте совместно с участниками. Тщательная детализация способствует ясному пониманию намеченных работ, их трудоемкости и роли каждого в их выполнении.
• Выявляйте и немедленно устраняйте конфликты. При совместной работе малознакомых людей они возникают нередко. Призывайте участников вовремя выходить из конфликтных ситуаций путем обсуждения спорных вопросов. Разработайте систему и процедуры разрешения таких ситуаций, не доводя до конфликта.
• Призывайте участников к открытому общению, особенно при возникновении проблем. Чем раньше вы о них узнаете, тем быстрее сможете принять меры. Это также способствует улучшению рабочей обстановки.
• Информируйте соответствующих лиц высшего руководства о ходе работ и затруднениях. Поскольку участники вашего проекта имеют административных начальников, могут возникнуть противоречия в полномочиях. Апеллируйте к высшему руководству для решения конфликтов в соответствии с приоритетами организации.
Глава 7
Как привлечь к вашему проекту нужных людей
В этой главе…
• Кто относится к аудитории проекта
• Создание списка аудитории проекта
• Определение распорядителей, соисполнителей и наблюдателей
• Полномочия участников проекта
Вначале проекта, пока не видна подводная часть айсберга, вам кажется понятным, что делать и с кем. Но в ходе работы периодически возникает потребность в новых людях, которые могут помочь и подсказать.
Несвоевременное привлечение нужных людей к проекту чревато, во-первых, вероятностью упустить важную информацию, что в дальнейшем может иметь серьезные последствия, и во-вторых, обидой тех, кто посчитает себя проигнорированным. Не сомневайтесь, они-то сделают так, чтобы вы о них впредь не забывали!
Поэтому с самого начала позаботьтесь обо всех, кто нужен для проекта. Из этой главы вы узнаете, как их определить, когда и как привлекать к работе и какими полномочиями наделять.
Аудитория проекта
Аудиторией проекта будем называть всех, кто поддерживает проект или проявляет к нему интерес, а также тех, для кого он имеет какое-либо значение. Поэтому не все они работники вашей организации. Обязательно нужно иметь список всех лиц аудитории проекта, чтобы:
• запланировать, когда и как их привлекать;
• определить, правильно ли был первоначально оценен объем работ проекта.
Может быть, вам встречались и другие термины, но они касаются только частностей, например, такие.
• Заинтересованные лица. Они, если и не будут поддерживать проект, то, по крайней мере, весьма заинтересованы в нем. В этом списке нет людей, которые только в курсе, а также не работающих штатно в организации.
