• Каждое имя сопровождайте указанием занимаемой должности. В соответствии с этой информацией легко структурировать список по категориям, например: категория маркетинга, ответственная за рекламу изделия X, Шарон Уилсон.
• Постарайтесь поговорить со многими людьми. Посоветуйтесь с представителями разных подразделений, профессий, к кому еще следует обратиться, чтобы никого не пропустить.
• Найдите время для составления этого списка. Откройте его, как только получите назначение на проект. Консультируйтесь с участниками вашего проекта, они подскажут, кто нужен еще.
• Не забывайте о тех, кто будет играть эпизодическую роль. Лучше сразу внести их в список, чтобы заранее решить, когда и как включить их в работу (см. также определения распорядителей, соисполнителей и наблюдателей дальше в этой главе).
• Включите в список административных начальников участников проекта. Вряд ли они будут выполнять задачи проекта непосредственно, но следует согласовать с ними сроки участия их подчиненных в проекте и заручиться поддержкой.
• Тех, кто будет выполнять несколько различных задач проекта, включайте во все соответствующие разделы списка. Предположим, ваш босс кроме общего надзора еще будет проводить техническую экспертизу. Впишите его в оба раздела списка. Если босс уедет (в командировку или отпуск), найдите других кандидатов, но не забудьте проинформировать его письменно о каждой замене.
• Постоянно работайте со списком участников проекта. По мере накопления информации этот список будет уточняться. Спрашивайте и прислушивайтесь к советам других участников проекта о возможных кандидатурах.
• Если не уверены, лучше впишите. Одно это еще ни к чему не обязывает. Позже станет понятно, кто не нужен, но привлечь на ходу требуемого специалиста без предварительного согласования значительно сложнее.
Разработка шаблона списка аудитории проекта
Шаблон списка аудитории проекта, в котором вы учли накопленный в предыдущих проектах опыт, поможет сэкономить время в будущем.
Предположим, в ваши обязанности входит подготовка квартального бюджетного отчета. Поскольку делать это приходится уже не первый раз, то имена всех, кто даст необходимую информацию, распечатает документ и утвердит его, вам наверняка известны. Составьте их список и пользуйтесь им раз в квартал, внося при необходимости коррективы.
Шаблоны не только экономят время, но и снижают вероятность ошибки, если работать с ними правильно. Однако излишне доверившись, казалось, отшлифованному шаблону, можно подвести и себя, и людей.
Некоторые советы по применению шаблонов.
• Следует разрабатывать шаблоны как для проекта в целом, так и для отдельных его задач. Например, кроме шаблонов проведения Дня донора или утверждения нового лекарства в соответствующих органах неплохо также иметь шаблон процедуры подписания контракта. Шаблоны частных задач удобно держать в папке с шаблоном всего проекта.
• Гораздо важнее должность, а не имя исполнителя. В списке сначала должна быть указана должность, например "бухгалтер", а не "Билл Миллер". Билл Миллер может уволиться или получить другую должность, а вам будет понятно, какого кандидата искать.
• Основой дня шаблона должен быть опыт успешно проведенного проекта, а не кажущиеся удачными умозаключения. Нужно постоянно работать и со списком аудитории в ходе работ, и с его шаблоном от проекта к проекту, внося при необходимости изменения, отражающие накопленный опыт.
• Шаблон — это только основа списка. Проекты могут быть только похожими, рабочая обстановка тоже меняется. Поэтому основанный на шаблоне список следует основательно прорабатывать с самого начала до конца проекта, чтобы не повторять ошибок.
Сюжеты о наглядности
Однажды две работницы одной компании одновременно готовили свои списки аудитории по схожим проектам на поставку вычислительной техники. Контракты уже были подписаны, и женщины, понимая, как важно сразу выявить и привлечь всех нужных людей, принялись за работу.
Первая распечатала имена чернового варианта списка на презентационных картонках с применением разнообразной графики и в таком виде представила их на встрече с персоналом заказчика. Впечатление она произвела, но ни одного дельного предложения не добилась, как ни старалась. В процессе работ проекта предложения, конечно, стали поступать, хотя из-за их несвоевременности часто возникали пробуксовки. В результате сроки были сорваны и бюджет перерасходован.
Вторая руководительница проекта принесла на встречу несколько исписанных листов, которые тут же пошли в работу. Общими усилиями список участников был быстро и основательно переработан. Его соответствие было подтверждено успешным выполнением проекта в срок и в пределах бюджета
Почему результаты оказались столь разными, несмотря на старание обеих руководительниц? Дело, очевидно, в несоответствии формы содержанию: первый список имел слишком завершенный вид, а второй явно побуждал собеседников что-то вписывать и зачеркивать
Распорядители, соисполнители и наблюдатели проекта
Выяснив, из кого состоит список аудитории проекта, разделим их на три основные группы.
• Распорядители — лица, чья оценка результатов проекта имеет решающее значение.
• Соисполнители — помогают выполнять работы проекта. К ним относятся как непосредственные исполнители этих работ, так и лица, утверждающие выделение на них ресурсов.
• Наблюдатели — люди, которые интересуются вашим проектом и его результатами. Они не принимают в нем активного участия, но их мнение может на что-то повлиять в будущем.
Допустим, перед отделом информации поставлена задача усовершенствовать форму и содержание ежемесячных отчетов о продажах всех торговых представителей. Проект инициирован заместителем президента по сбыту и одобрен главой службы информации.
