Одним из признаков, отличающих проект от других поручений, является наличие у него завершения — точки во времени, когда все связанные с ним работы сделаны и результаты достигнуты. И хотя уже ждут другие поручения, не позволяйте только что выполненному проекту незаметно кануть в Лету. Успех всего проекта и тех, кто этого добился, следует отметить должным образом.
Игнорирование такого события нанесет не только обиду участникам, но и в какой-то мере вред организации. Без основательной оценки того, чего удалось достичь, не определить, насколько верно проект был задуман, спланирован и воплощен в жизнь. Людям, выполнявшим работы проекта, тоже следует дать возможность почувствовать, что у них все получилось.
На завершающей стадии следует:
• довести до конца все работы проекта;
• завершить все административные мероприятия по проекту;
• принять меры к тому, чтобы проект оставил свой след в жизни и карьере его участников.
Как это сделать, читайте в этой главе.
Завершение работ
Условия окончания проекта:
• нет незавершенных работ;
• все согласовано и утверждено;
• поставленные задачи выполнены, намеченные цели достигнуты.
Обычно к концу проекта остается масса мелких недоделок и открытых вопросов. Даже при благоприятных обстоятельствах это вызывает сильное беспокойство. А неблагоприятные возникают вследствие:
• того, что план работ был разработан недостаточно детально;
• назначения некоторых участников на другие проекты, из-за чего на оставшихся ложится дополнительная нагрузка;
• потери мотивации и интереса "под занавес" проекта частью участников, мысли которых уже заняты новыми поручениями;
• опасений в близкой перспективе лишиться благоприятной рабочей обстановки и сложившихся отношений, а также из-за беспокойства по поводу новых назначений;
• уклонения вашего заказчика (внешнего или внутреннего) от уточнения последних деталей.
Чтобы исключить подобные обстоятельства, изучите хорошенько следующий раздел.
Планируйте завершающую стадию проекта особенно детально
Завершающая стадия — это своего рода отдельный проект (о стадиях проекта читайте в главе 1). Собирайте оставшихся участников и готовьте план работ с конкретизацией его задач, работ и ресурсов.
У вас заранее должен быть готов список работ и мероприятий завершающей стадии. Например:
• продукция, которую нужно произвести;
• положительные результаты испытаний;
• утверждения, которые следует собрать;
• отчеты, которые необходимо сдать;
• материальные ценности, которые подлежат передаче;
• административные мероприятия, которые следует провести.
Установите для каждого его обязанности на этой стадии.
Восстановление коллективного самосознания и духа
Чтобы поднять дух команды для последнего рывка:
• соберите всех вместе и напомните о коллективной обязанности довести проект до успешного завершения;
• еще раз подчеркните важность и значение результатов вашего проекта;
• подробно обсудите, что осталось сделать, и жестко контролируйте все завершающие работы;
• обеспечьте возможность немедленно связаться с вами при возникновении затруднений.
Благополучный финиш
Вот советы, как благополучно завершить проект.
• Закладывайте основы уверенного завершения проекта еще на этапе планирования. Убедитесь, что задачи поставлены верно и четко. Выясните и уточните меры успешности выполнения проекта. Если его результатом станет запланированное изменение обстановки в организации, подробно опишите исходную для последующего сравнения.
• Включите в план мероприятия по завершению. Внесите в структурную схему работ все мероприятия завершающей стадии с указанием сроков.
Административные мероприятия завершающей стадии
До официального завершения проекта вам необходимо согласовать все процедурные и юридические вопросы, закрыть все счета.
• Получите все необходимые утверждения. Соберите все необходимые утверждения в письменном виде, например: прохождения испытаний, проведения стандартизации и сертификации, приемки заказчиком или клиентом.
• Уладьте все значительные сделки. Если проводились закупки из внешних источников, решите все вопросы с подрядчиками и поставщиками, оплатите все значительные счета. Если в вашем проекте установлены различные целевые счета для оплаты труда и расхода фондов, проверьте правильность их ведения.
• Закройте все статьи расходов. Другими словами, закройте все счета, с которых проводилась оплата труда, материалов и пр., чтобы впредь любая операция с ними была невозможна.
Работа с людьми
Помогите участникам закончить выполнение обязанностей по вашему проекту, чтобы они могли заняться другими поручениями.
• Уточните и задокументируйте личный вклад каждого. Поблагодарите всех за участие в вашем проекте и дайте оценку проделанной работе. Также выразите признательность руководству, благодаря которому этот проект получил право на жизнь. Найдите способ довести до сведения руководства вашу оценку работы участников.
Постарайтесь узнать мнение самих участников. Примите конструктивную критику, дельные предложения и пожелания. Неплохо записать все это на будущее, в том числе и прозвучавшее в личных беседах.
• Помогите участникам получить новые назначения. Не отказывайте в просьбах помочь со следующим назначением. Либо дайте рекомендательное письмо с перечислением основных обязанностей участника в вашем проекте и подтверждением их успешного выполнения.
• Неплохо в конце устроить собрание или ужин на прощанье.
Новинки в деле объявления о закрытии проекта
Объявить в организации об успешном завершении вашего проекта следует по двум причинам:
• чтобы просигнализировать, что запланированные результаты уже получены и доступны;
