• быстрота и низкая трудоемкость создания графических схем для целей регламентации;
• схемы процессов просты и понятны всем сотрудникам даже без специального обучения;
• простота в обучении (нет необходимости привлекать дорогостоящих специалистов со стороны – обучение можно проводить силами сотрудников отдела организационного развития);
• схемы процессов являются кросс-функциональными, что удобно для описания сквозных процессов организации.
4.2.3. Репозиторий и среда моделирования процессов
Представьте, что вам поручили разработать регламент выполнения какого-то процесса компании. Ситуация складывается удачно – у вас стоит MS Visio. Вы создаете новый файл, начинаете рисовать схему процесса, затем сохраняете ее, включаете в регламент, согласуете его с руководителями и т. п. Через два месяца нужно сделать еще один документ по той же процедуре. Кроме вас еще несколько руководителей и специалистов компании время от времени мастерят регламенты процессов. В результате в организации появляется множество схем, описанных в различных форматах и инструментах. Они хаотично хранятся в файлах на компьютерах разных пользователей. Как можно оценить такое положение дел? Неужели так работать удобно? Скорее всего, нет. Сложившуюся ситуацию можно охарактеризовать так:
• процессы моделируют разные сотрудники без всякой координации;
• единого стандарта моделирования процессов нет;
• единого места для хранения схем процессов нет;
• внесение изменений в регламентирующие документы требует ручной работы;
• доступ сотрудников к информации по процессам затруднен;
• информация, формализованная в схемах и описаниях процессов, быстро устаревает.
С ростом количества схем процессов ситуация становится угрожающей. Руководство компании понимает полезность описания, анализа и регламентации процессов, но не готово развивать и поддерживать такую работу, осознавая запутанность существующей практики моделирования и регламентации процессов.
В таких условиях нужен электронный репозиторий бизнес-процессов, ведь нельзя с самой ценной для компании информацией обходиться как с мусором.
А если в вашей компании полный порядок, означает ли это, что:
• создан и используется единый стандарт для описания бизнес-процессов;
• все схемы процессов хранятся в специализированной базе данных;
• выполняется описание процессов в специализированной системе с последующей автоматической генерацией (выгрузкой) регламентирующих документов в MS Word или MS Excel;
• в базе данных в привязке к процессам можно хранить любую нужную информацию (формы документов, показатели, фотографии, документы с техническими характеристиками в формате PDF и т. д.);
• обеспечен легкий и быстрый доступ сотрудников к информации по процессам (например, через внутренний портал)?
Ответы «да» говорят о том, что в компании создан электронный репозиторий бизнес-процессов. Он может быть сформирован с использованием среды моделирования бизнес-процессов.
Итак, репозиторий – это специализированный программный продукт, позволяющий создавать, хранить, актуализировать и использовать любую информацию о бизнес-процессах компании.
Безусловно, репозиторий бизнес-процессов полезен – это база знаний о деятельности компании. Если она будет полной и актуальной, то обеспечит возможность:
• быстро актуализировать модели бизнес-процессов;
• с минимальными трудозатратами формировать регламентирующие документы:
– регламенты выполнения бизнес-процессов;
– регламенты управления бизнес-процессами;
– технологические инструкции;
– положения о подразделениях;
– должностные инструкции сотрудников;
– прочее;
• быстрый и легкий доступ к информации по процессам через интерфейс;
• возможность использовать накопленные знания для автоматизации;
• возможность использовать информацию о процессах для обучения новых сотрудников;
• прочее.
Если у компании несколько филиалов, то в репозитории можно накапливать информацию и обмениваться опытом эффективного выполнения процессов в разных регионах и городах.
Создание электронного репозитория бизнес-процессов – это инвестиция в будущее компании. Почему? Судите сами: внедряя репозиторий, вы:
• выполняете описание, анализ и улучшаете бизнес-процессы организации;
• приучаете руководителей и специалистов мыслить категориями процессов (другими словами, создаете в компании культуру процессного управления);
• делаете систему управления прозрачной;
• получаете возможность со временем избавиться от «незаменимых персонажей» («разгерметизировать» деятельность отделов и сотрудников).
Особенно интересно связать процессы репозитория с процессами, выполняемыми в различных автоматизированных системах. Вы знаете, например, что ваша система поддерживает определенные функции. Но как, в каких бизнес-процессах, когда, кто и с какой эффективностью их выполняет? Модели бизнес-процессов в репозитории могут прояснить ситуацию. Сразу станет понятно, какие функции системы в каких бизнес-процессах применяются.
Репозиторий предоставляет широкий спектр возможностей. Но их использование требует упорной работы по внедрению процессных технологий. Успех зависит от последовательного и твердого желания собственников и топ-менеджмента компании использовать эти технологии.
При выборе среды моделирования, которая позволит создать репозиторий бизнес-процессов организации, важно обратить внимание на следующие ее возможности:
• простота и интуитивная понятность интерфейса;
• легкость моделирования бизнес-процессов;
• хранение информации о деятельности компании в базе данных (например, в СУБД MS SQL Server);
• расширение объектной модели для описания различных атрибутов процессов и т. д.;
• размещение моделей на портале организации;
• работа в многопользовательском режиме.
Пример. Вы описываете процесс обслуживания оборудования. Для ряда операций нужно вывести в регламент текстовое описание, фотографии агрегатов, список используемых расходных материалов и т. д. Это легко сделать, используя возможности среды моделирования. После внесения информации в систему готовый регламент обслуживания оборудования генерируется в виде файла MS Word за считанные минуты.
Теперь предположим, что при выполнении технического обслуживания отмечена возможность более быстрого и технологичного выполнения какой-то операции. Мастер и механик обсуждают эту ситуацию, формализуют знания и заносят информацию в репозиторий процессов. В дальнейшем сотрудники другой смены (других филиалов, новые сотрудники и т. д.) смогут не только ознакомиться с регламентом выполнения процесса, но и посмотреть рекомендации по наиболее эффективному способу выполнения работы. Со временем этот способ можно будет внести в регламент в качестве обязательного.
