Для каждой операции нужно указать исполнителя, текстовое описание, входы/выходы, требования к срокам и другую необходимую информацию (в одной или нескольких таблицах). Нужно включить в документ графическую схему, отображающую все указанные операции. Полученный документ можно называть «Регламент процесса на одном уровне (одноуровневый регламент)» или «Инструкция по выполнению процесса».
Шаблон одноуровневого регламента представлен в приложении 2.
Предложенный шаблон одноуровневого регламента весьма прост, но имеет некоторые особенности.
В частности, в разделе 5 есть информация о целях и показателях, которые должны использоваться для управления процессом. Отмечу, что плановые и фактические значения показателей в регламенте не указываются. Они должны включаться в соответствующие плановые и отчетные документы по процессу.
В разделе 6 содержится информация о так называемых методах контроля. Строго говоря, контроль исполнения требований регламента предполагает выполнение некоторых процессов. Но для упрощения системы и сокращения числа регламентирующих документов в данном случае процессы контроля детально (в виде схем, подробных инструкций) не прописываются. Дается их краткое описание (в таблице). Такое решение, как, впрочем, и любое другое имеет свои преимущества и недостатки. К преимуществам, с моей точки зрения, можно отнести то, что владелец процесса, его руководитель, внутренний аудитор имеют информацию о том, где и как нужно проверять исполнение требований регламента. Информация о методах контроля представлена именно в том документе, который и нужно проверять.
Методы контроля следует привязывать к наиболее важным этапам процесса. Возможны методы контроля, предполагающие анализ результатов выполнения процесса в целом и т. п.
Еще раз подчеркну, что, описывая процесс и разрабатывая его регламент, мы определяем:
• цели и показатели контроля результативности и эффективности процесса;
• методы контроля исполнения требований.
При необходимости шаблон регламента процесса можно дополнить нужными разделами.
5.5.4. Двухуровневый регламент выполнения процесса
Объект регламентации двухуровневого регламента – это:
Процесс 1.
Процесс 1.1:
1. операция 1.1.1.;
2. операция 1.1.2;
3. …
n. операция 1.1.n.
Процесс 1.2:
1. операция 1.2.1;
2. операция 1.2.2;
3. …
n. операция 1.2.n.
Процесс 1.m:
1. операция 1.m.1;
2. операция 1.m.2;
3. …
n. операция 1.m.n.
Описание операций может быть представлено в виде таблиц. Для каждого процесса на уровне х. х (процесс 1.2) приводят схему процесса. Для процесса в целом также представляют общую графическую схему. Документ на этот процесс можно называть «Регламент процесса на двух уровнях (двухуровневый регламент)».
Можно разработать и трехуровневый
[109], и даже четырехуровневый регламент. Но эти документы будут слишком объемными и сложными для использования.
Возникает вопрос: нужно ли делать одно– и двухуровневые регламенты для одной и той же деятельности? Все зависит от ситуации. Если регламентная база отсутствует (или находится в запущенном состоянии), то для начала разрабатывается система процессов (иерархический справочник процессов компании). Описание начинают с операционного (по сути, нижнего) уровня. При этом получаются одноуровневые регламенты, которые нужно своевременно утверждать и вводить в действие. Представим себе, что в течение некоторого времени многие процессы были описаны на уровне операций в виде одноуровневых регламентов. В данной ситуации вместо десятка одноуровневых сто́ит разработать и ввести в действие один двухуровневый регламент. Также удобно сформировать двухуровневый регламент для сквозного процесса, содержащего несколько подпроцессов.
5.5.5. Положение о подразделении и должностная инструкция
Кроме регламентов процессов, полезно разрабатывать положения о подразделениях. При внедрении процессного управления эти положения можно создать, выявляя те процессы, в которых участвует соответствующее подразделение.
На уровне сотрудников (рис. 5.5.2) показаны инструкции по выполнению процессов (операционные карты). Это могут быть документы типа одноуровневого регламента или более детальные формы процессного представления деятельности. Например, в операционной карте на одном-двух листах показаны все действия, выполняемые отдельным сотрудником в рамках процесса более высокого уровня.
Обязательные документы на этом уровне – должностные инструкции, в приложения к которым могут включаться все операции, выполняемые соответствующей должностью в процессах организации.
Шаблоны положения о подразделении и должностной инструкции – в приложениях 3 и 4. Данные шаблоны нормативных документов построены таким образом, что могут быть полностью выгружены из среды моделирования бизнес-процессов Business Studio.
5.6. Процедура разработки и согласования НМД
Рассмотрим процедуру разработки, согласования, утверждения и ввода в действие НМД компании. Содержание этой процедуры зависит от следующих факторов:
• размера организации (по численности сотрудников, сложности организационной структуры);
• подхода к регламентации процессов (упрощенный, стандартный, сложный);
• наличия ресурсов, выделяемых на управление жизненным циклом НМД (персонал, инфраструктура);
• наличия системы электронного документооборота;
• прочее.
Далее рассмотрим процедуру, которая используется в небольших и средних по величине организациях. Использование системы электронного документооборота в данном случае не предполагается
[110].
Титульный лист процедуры не приводится. Оглавление опущено. Комментарии к тексту приводятся курсивом.
ПРОЦЕДУРА УПРАВЛЕНИЯ НМД
ВНУТРЕННЕГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
5.6.1. Термины и определения
В процедуре используются следующие термины и определения (табл. 5.6.1):
Таблица 5.6.1. Термины и определения
