– …
• Ежеквартальный контур управления:
– анализ деятельности за квартал и подготовка отчета;
– уточнение плана и бюджета подразделения на следующий квартал;
– заключение договоров на поставку ТМЦ;
– …
• Ежегодный контур управления:
– анализ деятельности за год и подготовка отчета;
– формирование плана и бюджета отдела на следующий год;
– формирование графика отпусков сотрудников;
– формирование графика обучения сотрудников;
– …
В данном примере присутствуют как процессы управления процессами, так и процессы управления подразделениями. Полезно структурировать деятельность каждого руководителя компании подобным образом, выполнить анализ и понять, насколько эффективно он занимается управлением. Однако сложно включать такие списки процессов управления в общую систему процессов компании. Дело в том, что система процессов не совпадает (и не должна совпадать!) со схемой организационной структуры компании. Поэтому для описания процессов управления под конкретных руководителей желательно создавать отдельную модель.
Приведу несколько примеров структур процессов управления для руководителей, находящихся на различных должностях.
Пример. Структура процессов управления начальника отдела продаж (ОП)
Ежедневный контур управления:
• проведение ежедневных совещаний:
• проверка интенсивности работы сотрудников за предыдущий день;
• проведение совещаний с сотрудниками по итогам встречи с клиентом;
• подготовка отчета по проведенным встречам;
• выборочная проверка и согласование коммерческих предложений по сделкам;
• подготовка личного отчета по работе за день;
• анализ продаж за неделю, формирование и согласование отчета:
• подготовка и проведение совещания ОП;
• определение целевых сегментов.
Ежемесячный контур управления:
• анализ продаж за месяц, формирование и согласование отчета;
• корректировка плана посещения выставок и семинаров на месяц;
• аудит соблюдения стандартов сотрудниками ОП;
• подготовка ежемесячного бюджета ОП;
• подготовка и проведение совещания ОП.
Ежегодный контур управления:
• анализ результатов работы отдела за год;
• проведение собрания по результатам года;
• подготовка годового бюджета ОП;
• формирование графика отпусков сотрудников ОП;
• формирование плана выставок на год (участие, посещение);
• подготовка предложений по корректировке системы оплаты и стимулирования труда ОП.
В этом примере отражены в основном административные процессы, то есть процессы управления подразделением. В меньшей степени – процессы управления процессами.
Пример. Структура процессов управления начальника транспортного отдела (ТО)
Ежедневный контур управления:
• анализ доставок за предыдущий день;
• анализ отчетов диспетчеров, контроль дисциплины;
• учет и контроль пробега автомобилей;
• учет и контроль норм выработки;
• планирование внутренних доставок.
Еженедельный контур управления:
• контроль состояния автотранспорта;
• анализ деятельности ТО за неделю;
• планирование внешних доставок.
Ежемесячный контур управления:
• корректировка потребности в автотранспорте на квартал/месяц;
• анализ работы водителей и экспедиторов за месяц;
• закрытие табелей по сотрудникам ТО;
• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за отчетный период;
• анализ, разработка/корректировка графиков доставки.
Ежеквартальный контур управления:
• корректировка потребности в автотранспорте на квартал/месяц;
• заключение договоров на услуги;
• приобретение/замена автомобилей;
• корректировка системы оплаты водителей и экспедиторов;
• анализ, разработка предложений и корректировка графиков доставки по дистрибуции;
• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за квартал.
Ежегодный контур управления:
• планирование потребности в автотранспорте на год;
• формирование бюджета ТО на год;
• формирование графика отпусков сотрудников ТО на год;
• формирование графика ТО и ремонта автотранспорта на год;
• формирование отчетности и анализ деятельности ТО за год.
В этом примере встречаются как процессы управления процессами, так и процессы управления подразделениями.
Пример. Структура процессов управления вице-президента компании по функциональному направлению
Ежедневный контур управления:
• рассмотрение текущих проблем и принятие оперативных управленческих решений в пределах своих полномочий
[123];
• формирование поручений сотрудникам управления;
• выполнение срочных поручений вышестоящих руководителей компании.
Еженедельный контур управления:
• проведение еженедельной планерки с директорами департаментов управления (по пятницам с 12.30 до 13.30);
• согласование и предоставление отчета управления на планерку функционального блока;
• анализ еженедельных отчетов сотрудников по приоритетным проектам.
Ежемесячный контур управления:
• получение и анализ отчетов по работе сотрудников за месяц;
• планирование выделения ресурсов на следующий месяц (например, планирование командировок сотрудников);
• контроль выполнения планов и достижения КПЭ
[124] сотрудниками управления;
• проведение секторной группы по функциональному направлению (15-е число месяца).
Ежеквартальный контур управления:
• корректировка плана по выделению ресурсов на следующий квартал;
