• согласование и утверждение планов сотрудников управления на квартал;
• контроль исполнения планов сотрудников за предыдущий квартал;
• контроль достижения сотрудниками управлении запланированных КПЭ;
• согласование/корректировка плана проведения аудитов;
• участие в экспертной группе.
Ежегодный контур управления:
• формирование личного плана работы и КПЭ на год;
• разработка и утверждение плана проведения аудитов функциональных подразделений в регионах на год;
• согласование и утверждение планов сотрудников управления на год;
• согласование и утверждение КПЭ сотрудников на год;
• контроль исполнения планов сотрудников за прошедший год;
• оценка и утверждение фактически достигнутых сотрудниками КПЭ;
• формирование плана разработки (пересмотра/актуализации) нормативно-методических документов, регламентирующих процессы управления;
• формирование плана управления на год с выделением ресурсов.
Этот пример в основном содержит процессы управления подразделением.
Пример. Структура процессов управления директора по производству
Ежедневный контур управления:
• анализ отчета по производству за сутки, принятие оперативных решений;
• проведение оперативного совещания с ИТР
[125] департамента производства;
• обход производственных участков;
• контроль расстановки производственного персонала;
• согласование/реализация решений по несоответствующим материалам (в рамках своей компетенции).
Еженедельный контур управления:
• подготовка к еженедельному совещанию у президента;
• согласование плана производства и графика загрузки оборудования на следующую неделю;
• анализ отчета по человеческим ресурсам, формирование заявки на человеческие ресурсы;
• анализ и согласование отчета по производству за неделю;
• согласование заявок на закупку ТМЦ.
Ежемесячный контур управления:
• анализ и согласование предварительного плана производства на месяц;
• согласование плана производства на месяц;
• формирование отчета по КПЭ производства за месяц;
• согласование графика ТО, ремонта и уборки оборудования на месяц;
• согласование графика платежей на месяц;
• анализ и согласование ежемесячного отчета по производству;
• согласование табеля по ИТР департамента производства (два раза в месяц);
• согласование табелей по сменам (два раза в месяц);
• согласование заявок на закупку ТМЦ.
Ежеквартальный контур управления:
• согласование плана производства на квартал по месяцам;
• анализ и согласование отчета по производству за квартал;
• формирование потребности в ТМЦ на следующий квартал.
Ежегодный контур управления:
• анализ и согласование плана производства на год;
• анализ и согласование бюджета департамента производства на год;
• анализ и согласование отчета по производству за год;
• формирование отчета об исполнении бюджета производства за год;
• согласование плана капитального ремонта и модернизации оборудования;
• согласование графика отпусков ИТР департамента производства;
• разработка и расчет КПЭ производства на год;
• разработка и расчет показателей СМК (системы менеджмента качества) для производства на год;
• формирование отчета по СМК в части производства за год.
Пример. Структура процессов управления заведующего кафе
Ежедневный контур управления:
• ежедневный утренний обход кафе;
• анализ деятельности кафе за предыдущие сутки;
• контроль соблюдения стандартов обслуживания в торговом зале, на кухне и в баре.
Еженедельный контур управления:
• проведение еженедельной планерки с администраторами, барменами, заведующим производством и сотрудниками кухни;
• контроль заявки на столовую и барную посуду и столовые приборы, составленную в понедельник администратором дневной смены;
• работа с жалобами.
Ежемесячный контур управления:
• подготовка и согласование плана работы кафе на месяц;
• анализ работы кафе и подготовка отчета о работе кафе за месяц;
• рассмотрение и утверждение графиков работы сотрудников кафе;
• осуществление поощрений и наказаний сотрудников кафе;
• заключение договоров с поставщиками алкогольной продукции, контроль деятельности поставщиков алкогольной продукции;
• организация и выполнение обучения персонала на рабочих местах;
• проведение аттестации персонала кафе;
• выполнение контроля наличия необходимой разрешительной документации и лицензий.
Как видно из приведенных примеров, существенная часть работы руководителя связана с планированием ресурсов (человеческих в том числе), организацией работ, контролем, расчетом зарплаты сотрудников, формированием отчетов руководству. Деятельность по непосредственному управлению операционными процессами также занимает долю времени руководителя. Замечу, что структурное подразделение выполняет и/или участвует в нескольких операционных процессах, имея при этом одного руководителя – начальника подразделения.
Чем ниже по иерархической лестнице находится руководитель, тем меньше у него процессов управления подразделением и тем больше процессов управления операционными процессами. На верхнем уровне руководства (директор, замдиректора, начальник департамента) доля работы руководителя, связанная с управлением операционными процессами, минимальна. На нижнем уровне управления (начальник отдела, руководитель сектора, группы, участка и т. п.) доля работы по управлению операционными процессами выше. Но она никогда не достигает 100 %. Случаи назначения руководителей нижнего уровня исключительно на управление операционными процессами встречаются очень редко (несмотря на рекомендации премудрых западных книжек по менеджменту). Чаще им приходится совмещать административное управление подразделением и управление операционными процессами.
Если мы определили процессы в рамках границ структурного подразделения, то вполне можем описать процессы управления в разрезе контуров (как было показано выше). Если же мы выделяем сквозные бизнес-процессы и назначаем их владельцев (с разной степенью полномочий), то описывать процессы управления этими сквозными бизнес-процессами лучше отдельно (то есть вне контуров управления структурным подразделением). (О назначении владельцев сквозных процессов я рассказал в главе 2.)
