Большинству крупных совещаний предшествуют встречи с небольшим количеством участников, которые составляют повестку дня. Используйте в ходе них стикеры, можно попробовать разные варианты построения встреч. Этот процесс не содержит в себе ничего сложного. Используйте в качестве рабочего панно заготовку с блоками, разбитыми по времени. Запишите на маленькие стикеры результаты, которых вы хотите добиться, и все события и действия, которые могут способствовать достижению ваших целей. Как только все исходные элементы будут определены, обсудите то, что вы не в силах изменить: например, время встречи, перерывы на обед, выступающих и т. п. Используйте эти моменты в качестве ориентиров, вокруг которых можно начать собирать кластеры. Если среди тех, кто готовит встречу, есть ваши спонсоры или проектная группа, у них могут возникнуть свои идеи. Вы тоже можете выступить с предложениями. И в конце концов все будет организовано.
Однажды я использовал этот метод, чтобы разрешить проблему построения семинара. Меня пригласили провести встречу высшего руководства и менеджеров большой многонациональной компании по программе, адресованной всем отделениям этой компании в мире. Я хотел, чтобы они держали руку на пульсе, включились в работу, и предложил моему британскому спонсору оставить третий день семинара для командной работы над программой. Он об этом не хотел даже слышать, опасаясь, что нас подвергнут критике. После долгого спора я предложил сделать небольшие постеры на половинках листа бумаги, чтобы проиллюстрировать все действия, которые могли иметь место на семинаре, а затем попросил представителей высшего руководства помочь нам выбрать те, которые им нужны, и как-то их упорядочить.
Это сработало настолько хорошо, что превратилось в стандартную практику создания плана работы группы, которую мы называем «Повестка дня в блоках», поскольку она подразумевает использование заготовки, отображающей блоки, разбитые по времени.
ГРАФИЧЕСКАЯ ЗАГОТОВКА ДЛЯ ОБЗОРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И СТИКЕРЫ
Рабочая группа проекта RE-AMP из Иллинойса использует стикеры и простую графическую заготовку, чтобы определиться с превентивными мерами по предотвращению глобального потепления, которые были или будут предприняты на уровне компаний, города, региона и государства.
Взгляд на мероприятия по предотвращению глобального потепления в восьми штатах вместе с RE-AMP
Стикеры, голосование стикерами-точками, графические заготовки с успехом были использованы на ежегодной встрече участников RE-AMP в г. Эймс (штат Айова) в 2008 г. Проект поддержали более сотни неправительственных организаций и 15 фондов, которые объединились в консорциум ради устранения источников загрязнения окружающей среды, приводящих к глобальному потеплению, в энергетической индустрии в верхней части Среднего Запада. Проект был начат в 2004 г. благодаря грантам Garfield Foundation и, по мере того как его члены проникались идей, отраженной в девизе «Мысли системно – действуй коллегиально», приобрел вес и эффективность.
Компания The Grove работала на проект с самого начала, помогая его участникам разрабатывать визуальное представление, что они делают во время своих ежегодных встреч. В 2008 г. нам нужно было получить исчерпывающую оценку деятельности в восьми штатах. Северная и Южная Дакота, Айова, Миннесота, Висконсин, Иллинойс, Мичиган и Огайо – все эти штаты прислали свои делегации на встречу, в которой участвовало около 140 человек. Как сделать так, чтобы все смогли понять, что делает каждый из них?
В ходе телеконференций еще до встречи мы разработали графическую заготовку размером 1,2 × 2,4 м для каждого штата. У нас была идея: группы всех штатов должны работать все вместе в одном большом зале и создавать свои доклады параллельно друг другу. Мы полагали, что это даст им шанс познакомиться, а также узнать, что делается в других штатах. Заготовки представляли собой простые координатные сетки с цветными полосами. На следующей странице приведена черно-белая иллюстрация, но оригинал представлял собой большое цветное панно. Заготовка была интуитивно понятной для участников. Их действия естественным образом разбились на перечисление проведенных мероприятий, визуализированных в виде ландшафта. В рамках проекта они работали с угледобывающими компаниями и городскими службами. На более глобальном уровне они взаимодействовали с комиссиями по надзору за предприятиями общественного пользования, которые регулировали тарифы на энергопотребление, и т. п. А также сотрудничали с государственными законодательными органами и агентствами.
Мы хотели, чтобы каждая группа рассказала о задачах, выполнение которых было начато и закончено в 2008 г., а также о задачах, запланированных на 2009 г., так чтобы колонки были помечены соответствующим образом. В ходе встречи мы попросили каждую группу записать проведенные ими мероприятия на самоклеящихся этикетках размером с открытку. Затем попросили их добавить цветные точки, чтобы обозначить ту область, на которую было нацелено мероприятие: угольная промышленность, энергопотребление, транспорт, карта глобального потепления или торговля – этим занимались рабочие группы в рамках RE-AMP. При помощи слайдов мы показали им инструкции на большом экране. Вот так выглядел экран с инструкциями (поскольку иллюстрация черно-белая, я добавил к цветам названия).
Участники полностью погрузились в процесс заполнения наших графических заготовок. На предыдущей странице приведена фотография группы из штата Иллинойс, занятой заполнением заготовки. Мы отвели на это задание час. А затем позволили всем походить по залу и познакомиться с отчетами других штатов. Все мероприятие заняло два с половиной часа, так что перед ланчем у всех сложилась целостная картина того, что делается в рамках проекта в разных штатах.
Если размах действа и воодушевление его участников кому-то показались малоубедительными, они не могли не проникнуться атмосферой зала, на всех четырех стенах которого создавались большие панно. Мы сфотографировали эти панно и напечатали книгу, которую получил каждый участник, – все стикеры на фотографиях отлично читались. Самое примечательное во встрече по проекту RE-AMP заключалось в том, что для ее проведения не было задействовано ни одного координатора. Участники групп смогли организовать весь процесс самостоятельно при помощи визуальных инструментов. Это хороший пример того, как сочетание технических приемов помогает людям импровизировать и выходить за пределы привычных рамок.
ИНСТРУКЦИИ ПО ИСПОЛЬЗОВАНИЮ СТИКЕРОВ И ЦВЕТНЫХ ТОЧЕК
Нам хотелось увидеть три группы участников проекта: экологов, членов религиозных объединений и представителей молодежных групп, поэтому мы использовали разноцветные стикеры и попросили их написать название своей группы рядом с мероприятием, над которым они работают. Самоклеющиеся этикетки должны были описывать мероприятие, а цветные точки – его цели, как показано на рисунке. В итоге получились насыщенные, но понятные панно, немного напоминающие хорошие дорожные карты.
