Чем хуже сотрудник следует основам самоуправления, тем меньше работы он выполнит и тем больше сделает ошибок. В этом, думаю, никого убеждать не надо. Но почему же тогда так много менеджеров не справляются с задачей обучения подчиненных этим важнейшим основам и не слишком эффективно управляют процессом?
Спросите себя:
• Когда вы разговариваете с подчиненными о том, что на работу надо приходить вовремя и нельзя уходить с нее раньше времени? Когда поднимаете тему слишком частых перерывов?
• Когда вы заводите с подчиненными беседу о том, что они пришли на собрание группы недостаточно подготовленными? О том, что человек рассылает по электронной почте плохо продуманные и нечетко сформулированные сообщения или каким-либо другим способом отнимает у коллег драгоценное время?
• Когда вы обсуждаете с людьми проблему неумения работать с важной информацией?
• Когда вы анализируете неудачные решения членов своей команды?
Когда менеджер решает поговорить с подчиненным о самоуправлении, речь, как правило, идет о сбоях и ошибках, зачастую о мелких просчетах, иногда о целом комплексе незначительных недочетов. Если вы не знаете, как вести такую беседу, она может получиться довольно неловкой, особенно если тот, с кем вы говорите, старше вас. Дело в том, что все мы считаем само собой разумеющимся, что взрослые люди должны уметь эффективно управлять своими действиями без чьих-либо указаний, и ожидаем от них этого.
Менеджеры часто говорят мне: «А следует ли напоминать сотрудникам, что на работу надо приходить вовремя, не уходить раньше и не делать слишком частых перекуров? Мне ведь не хочется, чтобы они думали, будто я отношусь к ним, как к детям». И все же практически у каждого руководителя есть подчиненные, которые довольно часто опаздывают, стараются сбежать пораньше и постоянно делают перерывы, не говоря уже о тех, кто бесцельно тратит свое и чужое время. И очень часто мы закрываем глаза на эту проблему, пока она не становится слишком большой и серьезной. Порой она перерастает в чрезвычайно негативное явление: за сотрудником закрепляется репутация бездельника и человека, неспособного к элементарному самоуправлению.
Конечно, весьма заманчиво решить, что этот сотрудник просто ни на что не годен. Из-за постоянных просчетов и промахов может казаться, будто он от природы не наделен этой способностью или что у него совершенно нет необходимых базовых навыков. Что он ленив, невежественен, неорганизован или глуп, а то и все вместе. На этом основании вполне можно сделать вывод, что у человека имеется некий врожденный изъян, который не исправить никакому менеджеру. Зачастую этот вывод страшно далек от истины. Многие сотрудники ведут себя так только потому, что по какой-то причине им до сих пор никто не рассказал об основах тайм-менеджмента, самоорганизации и решения проблем. И если вы их этому научите, большинство из них наверняка перестанут вас огорчать и, скорее всего, будут вам очень и очень благодарны.
Когда я говорю об этом менеджерам, мне иногда отвечают: «Я, конечно, прошу прощения, но вообще-то это не моя работа – учить людей управлять собой. Они все взрослые. Приходя к нам, они должны знать, как это делается. А если не знают, их долг – научиться этому уже на работе». Согласитесь, вряд ли можно ожидать, что все нанятые нами сотрудники – мастера самоуправления. Поэтому люди, которые еще не достигли истинных высот в этом деле, нуждаются в руководящем участии, направлении и поддержке, нужно помочь им обучиться навыкам самоуправления уже в процессе работы. И это действительно чрезвычайно важно.
Выходит, у вас просто нет выбора. Ваша задача – сделать так, чтобы все подчиненные научились основам самоуправления и применяли их на практике. Первым делом нужно решить, какие принципы особенно важны на рабочем месте. Далее необходимо сделать соблюдение основ самоуправления обязательным требованием для всех сотрудников. Заявите это открыто и четко. А потом говорите об этом в ходе личных бесед с членами команды – по мере необходимости, конечно. Признавайте заслуги и вознаграждайте тех, кто добивается особого успеха на этом поприще. Учитесь у них, их передовые методики и уникальные приемы могут послужить отличным уроком для тех, у кого еще возникают трудности с самоуправлением. Что же касается сотрудников, для которых это, очевидно, особенно большая проблема, вы вполне можете помочь им исправить ситуацию, обеспечив доступ к некоторым базовым инструментам и методикам самоорганизации, управления временем и решения проблем.
Обучение эффективному самоуправлению – блестящий ход руководителя
Надо признать, привести пример организации, которая систематически обучает персонал принципам самоуправления и считает наличие этого навыка одним из важнейших компонентов корпоративной культуры, довольно трудно. Мне на ум приходит только одна – армия. На протяжении многих лет я имел честь выполнять разные задания для различных подразделений Вооруженных сил США. Однако большинство людей связывают четко регламентированный образ жизни военных исключительно со строгой субординацией и непреложными правилами. Солдаты просто выполняют приказы командиров. Разве можно считать это удачным примером обучения людей принципам самоуправления?
Всем известно, что армия США славится своей эффективностью обучения лидерству. Менее очевидной для многих остается вторая часть этого уравнения – готовность подчиняться. Прежде чем человек научится руководить и командовать, он должен научиться подчиняться: следовать строго регламентированному графику и процедурам, выполнять правила и приказы. Тот факт, что каждый, кто пришел служить, первым делом учится подчиняться, существенно упрощает задачу управления для военных командиров. А солдатам таким образом проще научиться тому, что надо делать, когда, где и как.
И еще кое-что, не слишком очевидное: самоуправление вовсе не означает «делайте, что хотите, когда, где и как хотите». Такой сценарий вообще не предусматривает никакого управления. Даже если человек исключительно самостоятельно решает, что, когда, где и как он будет делать, ему необходимо составить план и определить, какие процедуры будут для этого использоваться. Если сотрудник имеет четкий план и процедуры, выполнение задачи намного упрощается.
Конечно, в армии применяется чрезвычайно сложный, всеобъемлющий подход к обучению самоуправлению. Я не предлагаю вам указывать подчиненным, во сколько просыпаться и ложиться спать, как обращаться к коллегам или отдавать им честь. В большинстве компаний и организаций это было бы явным перебором. Сосредоточьтесь на основах.
Наше исследование в этой области показало, что существует четыре главных принципа, о соблюдении которых подчиненными мечтает практически каждый менеджер.
1. Тайм-менеджмент.
2. Межличностные коммуникации.
3. Организованность.
4. Основы решения проблем.
Но как обучить членов команды этим важным принципам, если им каждый день нужно выполнять огромный объем работы? Первым делом предельно четко определите стандарты эффективности, а потом, по мере надобности, работайте лично с каждым человеком во время регулярных встреч.
