● Р – является реалистичной. Цель должна быть отдаленной, но всегда – достижимой.
● О – ограничена по срокам. Цель должна быть привязана к достаточному и точному сроку исполнения [28, с. 180].
Рекомендуется определить «мудрые» цели для каждой из сфер: тело, достижения, общение и смысл. Для этого ответьте на вопросы:
● Что вы хотите сделать в сфере своего тела – для здоровья, питания и восстановления сил?
● Что вы хотите сделать в сфере достижений – для вашего развития?
● Что вы хотите сделать в сфере контактов – для вашей семьи, друзей, знакомых?
● Что конкретно вы хотите сделать в сфере смысла – для самореализации и индивидуального роста?
Залог успешного тайм-менеджмента заключается в том, чтобы планировать время для себя, для собственных жизненных радостей с той же увлеченностью, фантазией и самодисциплиной, с которыми вы отдаетесь работе.
Ежедневное планирование времени
Когда планировать день? Лучше в конце рабочего дня или вечером накануне. После ночного отдыха к вашему плану могут добавиться новые дела или измениться приоритеты (утро вечера мудренее, потому что ваше подсознание решает поставленные перед ним задачи, пока вы спите). Если же вы откладываете планирование до утра, то часто приходится заполнять ежедневник в спешке и небрежно. Срочные дела выходят на первый план, вытесняя важные.
Составить программу дел для одного дня непростая задача. Отметьте на листе ежедневника все дела, которые вы планируете на завтра, а также то, чем вы хотите заняться в свободное время. К делам, которые вы запланировали заблаговременно, добавьте текущие дела: рутинные и те, что появились в последние дни.
Возможно, вам предстоят деловые встречи. Весьма разумным является подход к планированию, при котором вы сами их назначаете. Если вам кто-либо предлагает встретиться, не обещайте ему этого, пока не убедитесь, что встреча необходима.
Установите пределы времени для выполнения каждой задачи. Помните о том, что дело имеет тенденцию занимать столько времени, сколько вы на него отводите при планировании. При этом вреден чрезмерный оптимизм по поводу сроков исполнения. «Чтобы определить, сколько времени потребует работа, возьмите время, которое, по-вашему, на нее необходимо, умножьте на два и замените единицы измерения на единицы более высокого порядка», – гласит правило Вестгеймера [11]. Это означает, что работа с предположительной продолжительностью в неделю будет на самом деле сделана не менее, чем через два месяца.
Затем установите приоритеты. Они состоят из двух компонентов: срочность и важность, которые представлены в различной пропорции. Примером срочного, но не важного дела является ремонт проколотой шины вашего автомобиля. К важным, но не срочным делам можно отнести разработку маркетинговой политики вашей компании. А вот если директор вашей фирмы пригласил вас к нему на совещание в 16.30 для обсуждения новой стратегии отбора персонала – это дело является и срочным и важным одновременно.
Некоторые задачи, которые не являются важными и срочными, тем не менее, приходится выполнять в первую очередь. В качестве критерия здесь можно использовать соотношение время / прибыль. Если прибыль (или польза) велика, а затраченное время мало, то не откладывайте это дело в долгий ящик. Например, перед тем, как вы приступите к написанию письма с деловым предложением вашему основному партнеру (важное дело), вы можете поручить выполнение нескольких второстепенных дел по его подготовке вашим сотрудникам. При этом несколько сэкономленных минут позволят вам более детально обосновать деловое предложение.
Систему приоритетов выполнения дел можно обозначать либо присвоением номера или буквы алфавита, либо использованием каких-либо других пометок. Например:
А – должно быть сделано сегодня
В – следовало бы сделать сегодня
С – возможно сделать сегодня
Дела, требующие уединения, концентрации и созидательного мышления, рекомендуется выполнять до 10 утра. Это самое высокопродуктивное время для большинства людей. Но если вы принадлежите к меньшинству, и вам лучше работается ночью или во второй половине дня, то планируйте наиболее сложные дела на продуктивное для вас время.
Возможно, вы и не сможете выполнить все дела, помещенные на завтрашний листок ежедневника. Однако если вы будете выполнять работу в соответствии с установленными вами приоритетами, то сделаете, по крайней мере, все важные дела.
Проверьте, есть ли в вашем расписании «окна», или небольшие промежутки времени, которые можно заполнить и эффективно использовать. «День имеет сотню карманов, но только в том случае, когда вы способны все эти карманы заполнить», – заметил Ф. Ницше (цит. по: [1, с. 265]). Если вы сможете подобрать для этих «карманов» соответствующие по времени задачи (например, написать письмо, позвонить по телефону), то вы, не торопясь, успеете сделать больше.
Однажды владелец крупной компании поставил сложную задачу перед консультантом в области менеджмента Чарльзом Ли: «Покажите мне, как я могу увеличить свою производительность труда, и я заплачу вам любую сумму в пределах разумного». Ли положил перед ним лист бумаги. «Каждый вечер записывайте все дела, которые вы собираетесь выполнить завтра, – сказал он, – и пронумеруйте их по степени важности. Начните следующее утро с выполнения дела под номером один и продолжайте его до тех пор, пока не закончите. Затем начинайте дело номер два, затем номер три, потом номер четыре… Не беспокойтесь, вы не успеете выполнить их все. Если вы не сможете выполнить ваши дела согласно этой системе, вы не сможете их выполнить ни в какой другой. Используйте эту систему каждый день».
Вскоре Чарльз Ли, вместе с чеком на 25 тысяч долларов, получил признание в том, что это был самый полезный урок, который его собеседник получил за всю свою карьеру бизнесмена.
Если вы обнаружите, что в результате планирования работа идет не очень хорошо, то задайте себе вопрос: «Выполняю ли я дела, которые обладают наивысшим приоритетом?» Если это не так, то Л. Зайверт предлагает ответить на следующие вопросы:
● Пытаюсь ли я выполнить за день максимальное количество дел?
● Может быть, стоит отложить выполнение некоторых задач, поскольку их время еще не пришло?
● Ясно ли сформулирован каждый вопрос и задача?
● Возникают ли трудности при принятии решений?
● Обладаю ли я всей необходимой информацией для принятия решения?
● Возможно, мне пришлось отклониться от плана из-за прессинга руководства или цейтнота в работе?
● Мне пришлось отказаться от задачи, потому что она оказалась слишком трудной или слишком надоедливой?
● Не является ли причиной моих неудач отсутствие уверенности в себе?
Внимательный анализ полученных ответов позволит установить, является ли реальным ваш бюджет времени. Если он реален, тогда источники ваших проблем – в исполнении.
