• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;
• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн).
Когда: каждый понедельник с 10:00 до 11:30.
Кто проводит: исполнительный директор или (при отсутствии) руководитель компании.
Кто присутствует:
• руководитель компании (при необходимости);
• исполнительный директор (менеджер по развитию);
• финансовый директор (главный бухгалтер);
• менеджеры по продажам;
• технолог.
Обязательные документы (все отчеты представляются в распечатанном виде):
• бухгалтер: отчет по продажам за неделю и с начала месяца;
• руководитель отдела продаж: отчет по продажам по каждому менеджеру;
• технолог: статистика по рекламациям и анкеты обратной связи по ним.
Перед началом собрания исполнительный директор или руководитель компании контролирует наличие обязательных документов.
При себе каждый участник имеет:
• список вопросов и текущих проблем от каждого участника;
• ежедневник для записи заданий и принятых решений.
2. Порядок проведения.
Сначала объявляется повестка.
Цели:
• проанализировать выполнение планов продаж с начала месяца и ожидаемые продажи в конце месяца;
• объявить о важных событиях и нововведениях в компании;
• проверить выполнение задач, поставленных ранее по системе «Электронная постановка задач», назначить новые задания или перенести сроки существующих;
• определить текущие проблемы и наметить план их решения, назначить ответственных за реализацию плана и контрольную точку (дедлайн);
• проконтролировать выполненные задачи с прошлой недели.
Отдел продаж
На стол кладется отчет по менеджерам:
• определяется возможность увеличить объем поставок по конкретным клиентам (развитие клиента). Что нужно, чтобы увеличить объем поставок (установить ПО, обучить продавцов, обеспечить промопродукцией и образцами);
• определяется возможность возобновить поставки клиенту, который перестал заказывать по вине компании (личный контакт коммерческого директора).
Технолог
На стол кладется статистика по рекламациям и анкеты обратной связи с отрицательными отзывами:
• определяется причина появления отрицательного отзыва, устанавливается ответственный и определяется мера воздействия;
• контролируются расходы на рекламацию.
3. Протокол проведения собрания.
См. приложение (-я): Протокол еженедельного совещания:
• утвердить форму;
• заполняет секретарь.
Пример регламента совещаний. Схема проведения эффективных совещаний
Если на совещании важно принять к исполнению некоторые решения, следует придерживаться данной схемы.
1. Тема совещания и регламент.
Заранее разослать участникам тему и регламент предстоящего совещания.
2. Вопросы от участников совещания.
Попросить участников в ответ написать 2–3 основных вопроса, которые они хотели бы обсудить.
3. Подготовка совещания:
• ручки, бумага;
• отключение телефонов на время совещания;
• назначение секретаря.
4. Ведение протокола совещания и принятых решений.
Секретарь ведет протокол и отдельно список принятых решений.
5. Выдача конкретных заданий и обозначение сроков исполнения.
Нужно поставить подписи под списком принятых решений.
6. Контроль выполнения заданий в указанные сроки.
Осуществляется в удобной форме. Важен сам факт контроля.
Примерное распределение времени (для ориентира возьмем 1 час):
• вступление – 5 минут;
• задать цель и контекст – 5 минут;
• основное время – 40 минут;
• подведение итогов, обратная связь – 10 минут.
Статья Екатерины Сехиной «Секреты знаменитых переговоров. Как проводить полезные совещания»
[3]Почти 80 % совещаний бесполезны. Они отнимают больше времени, чем социальные сети. К такому выводу пришли исследователи в бизнес-школе НИУ «Высшая школа экономики». На прилавках книжных магазинов даже появился «Блокнот для совещаний». В книжке – логические задачки, картинки «дорисуй» и комиксы на офисную тему. Все то, что прекрасно скрасит скуку, но не даст сосредоточиться на теме бизнес-доклада.
Опросы доказывают: совещания бессмысленны и даже вредны. Но передовые компании «Эппл», «Гугл», «Тесла», «Амазон» и «Яндекс» не отказались от этой формы общения. Они нашли способ сделать ее эффективной. За закрытыми дверями конференц-залов используются приемы, которые могут пригодиться и вам.
Отрицание пустоты
Мы стали забывать, зачем нужны офисные встречи. В некоторых компаниях совещания устраивают по любому поводу. Я была на совещании, когда сотрудников собрали, чтобы определить желающего закупить бумагу для принтера.
На самом деле у эффективных совещаний только две цели: поиск решения задач, у которых нет готового ответа, и сообщение, после которого люди захотят задать вопросы.
Сюда укладываются пятиминутки, мозговые штурмы и решение конфликтных ситуаций. Суть совещания – совещаться. Если мнение других сотрудников не требуется, нет смысла созывать совет.
Определить, действительно ли совещание необходимо, поможет простая схема на следующей странице.
Если на все вопросы вы ответили утвердительно, смело собирайте совещание.
Чтобы встреча была полезной, каждый из участников должен быть к ней готов. Сотрудник обязан отвечать за свой участок работы: не бегать в кабинет за статистикой и не тратить время на уточнение данных.
Если вы сообщаете тему встречи, вы ожидаете, что коллеги смогут в деталях рассказать о разработках, перспективах или идеях. Без подсказок и уточнений. Возникшие вопросы надо решить на совещании, а не перекладывать их на следующую встречу.
Илон Маск, основатель «Пейпала» и глава совета директоров «Тесла Моторс», несколько раз увольнял сотрудников за то, что они приходили на совещания неподготовленными. После таких кардинальных мер на собраниях участники могли ответить на любой уточняющий вопрос – эффективность встреч повысилась.
