Коллега дает толчок к повороту рассуждений. Его идея может и не быть истиной в последней инстанции, но подтолкнет к новому ходу мыслей.
Для этого на совещании люди не должны бояться высказывать свое мнение. Помочь сотрудникам расслабиться, чувствовать себя нормально – задача организатора совещания. Один из способов – провести совещание не в переговорной, а на кухне за чашкой чая.
Ричард Брэнсон приглашает сотрудников на прогулку, назначает встречи во внутреннем дворике компании или в ресторане с необычной кухней. Брэнсон считает, что новизна окружения помогает расслабиться. В таком состоянии человек предлагает нестандартные решения на максимуме своих способностей.
Чем сильнее мы боимся неудач, тем старательнее ограничиваем производительность. Для эффективного обсуждения надо просто забыть, что вас оценивают. Задача руководителя – слушать и не критиковать.
Совет: позвольте сотрудникам почувствовать себя командой. На совещании объедините их общим ребячеством – веселой шуткой или маленькой корпоративной традицией.
Меняйте место проведения встречи: привычка к родным стенам только мешает движению мысли. Сотрудник смотрит на знакомый стул и вспоминает то, о чем думал на прошлом собрании. Не критикуйте идеи, просто выбирайте среди них лучшие. Тогда никто не будет бояться высказать слишком смелое решение.
Проверка на практике
Многие думают, что главное для удачного совещания – особая комната. Там все необходимые игрушки: веб-камеры, большие экраны, медиадоски и микрофоны. Все это иллюзия. Задача совещания – совещаться, неважно, где и с какими вспомогательными средствами.
Доклады-презентации сейчас уходят в прошлое. Живой рассказ эффективнее комментариев к слайдам. Пусть сотрудник расскажет своими словами и кратко. А данные можно раздать участникам в распечатанном приложении.
«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.
Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.
Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.
Часто от работы отвлекают телефоны. Корзина для телефонов решает проблему: складываем туда аппараты до конца собрания и посвящаем всего себя проблеме. Желание лишний раз проверить почту только придаст дискуссии ускорение. Вместо телефонов лучше выдать участникам бумагу и ручки.
Совет: улучшайте, но не переусердствуйте. Нет смысла тратить деньги компании на последние технические новинки. Иногда интерактивный экран или огромный монитор вам просто не нужны. Их легко заменят магнитная доска и проектор. Главное не то, каким инструментом вы пользуетесь. Важно, чтобы он помогал на совещании, а не перетягивал на себя все внимание.
Готовое решение
Компания-разработчик программного обеспечения «37 сигналс» в 2011 году ввела День национального бойкотирования встреч. Но даже эта компания не смогла полностью обойтись без офисных собраний.
Есть вопросы, которые людям проще решать при личном общении. Потому в компании «37 сигналс» придумали свои правила. Их с успехом применяют крупные компании мира.
«Фейсбук» просит постоять. В компании «Фейсбук» считают, что встреча пройдет максимально быстро и продуктивно, если сотрудники будут обсуждать планы работы на день стоя. Каждый день работники компании в полдень отправляются на 15-минутную «встречу на ногах».
«Америкэн Экспресс» сокращает слова. Если сотрудник не может охарактеризовать проблему пятью словами и меньше, ему точно требуется больше времени на подготовку.
«Яндекс» отправляет в библиотеку. В календаре сотрудников «Яндекса» есть библиотечный день – день, когда человек намерен ударно поработать. В такие дни сотрудникам разрешено не ходить на совещания. Их не отвлекают от дел, и продуктивность сотрудников повышается.
«Моторола» заставляет думать. В корпорации «Моторола» над любым вопросом просят подумать хотя бы семь секунд. Исследования компании показали, что сразу высказанная мысль отнимает время у коллектива. Семи секунд вполне достаточно, для того чтобы обдумать предложение.
«Зинепак» ищет плохие идеи. В музыкальной издательской компании «Зинепак» придумали выход из творческого ступора. Если у сотрудников не появляется хороших идей, они соревнуются в придумывании плохих. Это не только смешит участников, но и выводит из тупика. Гениальные идеи – противоположность самых пустых.
«Хед Хантер» выбирает условия и время. Компания провела опрос и установила, что 30 % сотрудников засыпают на совещаниях из-за духоты. Оптимальная температура в конференц-зале – 22–24 °C. И лучше проводить встречи в первой половине дня при естественном освещении: 36 % опрошенных уснули как раз после обеда.
Как ставить задачи, которые выполнят на 100 %
Опрос кадрового агентства Penny Lane Personnel, проведенный в 2011 году, показал, что российские соискатели хотели бы работать с начальником, умеющим четко ставить задачи.
В то же время мы часто слышим жалобы руководителей, что сотрудники некачественно выполняют поставленные задачи: срывают сроки, забывают о клиентах и пр. Что же получается? Подчиненные хотят, чтобы им ставили четкие задачи, а руководители – чтобы их задачи выполнялись. Замкнутый круг. Почему сотрудники не выполняют задачи? Потому что не хотят или потому что не могут? Давайте разбираться.
Уровни зрелости сотрудников
Поль Херси и Кен Бланшар разработали теорию жизненного цикла. Согласно ей стиль руководства должен зависеть от зрелости сотрудников. Зрелость – это способность сотрудника брать на себя ответственность. Она зависит от уровня образования, профессиональных навыков, самооценки и жизненных установок. Стиль руководства и постановки задач должен отличаться в зависимости от уровня зрелости сотрудников. Всего авторы теории выделяют четыре уровня зрелости.
