Наконец, вы либо отправляете макет в типографию по электронной почте, либо привозите его на флешке и уточняете сроки производства носителя и сроки выхода тиража.
Печатаем тираж, организуем его распространение и закрываем сделки
Шаг 1. Ищем и выбираем типографию, подписываем с ней договор
О выборе типографии мы подробно поговорили, теперь рассмотрим вопрос о договоре на выполнение услуг по тиражированию вашего рекламного носителя или о договоре на производство вашего рекламного носителя (если вы выпускаете не полиграфический, а другой рекламный носитель). Любой типовой договор нужно проверять. Проследите, чтобы там был прописан, во-первых, предмет договора. Должно быть указано, о каких, собственно, услугах и обязательствах идет речь. Нужно, чтобы были прописаны точные сроки выполнения работ. В случае устной договоренности вам будет трудно предъявить претензии типографии за срыв этих сроков.
Кроме того, в договоре должны быть прописаны все важные параметры вашего рекламного носителя. Если речь идет о полиграфических рекламных носителях, то должны быть прописаны параметры бумаги или картона: их плотность, качество поверхности (например, мелованная, глянцевая). Именно эти параметры влияют в дальнейшем на качество и потребительские свойства вашего рекламного носителя – на то, насколько людям будет приятно брать ваш рекламный носитель в руки и пользоваться им. Не забудьте указать в договоре количество экземпляров в тираже.
Когда вы получите тираж вашего носителя в типографии, нужно проверить, соответствует ли он именно тем параметрам, которые вы закладывали в договор и ожидали получить от типографии, мастерской или производства.
В договоре обязательно должна быть зафиксирована цена, о которой вы первоначально, может быть, договорились в устной форме, – включая НДС или же не включая НДС. Непременно должна быть прописана ответственность обеих сторон за срыв сроков или за срыв договоренностей.
Для вас важно, чтобы там была отражена ответственность за срыв сроков изготовления вашего рекламного носителя. Следите также, какой суммой в договоре ограничен максимальный размер выплат ущерба за срыв какого-либо срока по вашим обязательствам (типография может прописать условия вашей ответственности за срыв сроков подачи каких-либо материалов, например макетов).
Срыв сроков в рекламном деле очень вероятен, поэтому следите, чтобы ответственность типографии не была минимальной в денежном выражении. Как правило, прописывают пеню в 0,1 или 0,3 % от суммы договора за каждый день просрочки, но не более определенной суммы. Желательно все эти вещи, конечно, продумать, поскольку вы несете ответственность по своим договорам с вашими рекламодателями. Возможно, в этих договорах будет прописана ваша ответственность за срыв сроков выпуска рекламного носителя, его распространения, монтажа рекламных конструкций, поэтому необходимо прописывать такую же ответственность в договоре с производителями ваших рекламных носителей. Тогда они будут стараться выполнять ваш заказ в определенные сроки.
Когда договор с типографией согласован и макет вашего рекламного носителя уже готов, вы отдаете все необходимые материалы и подписываете договор с типографией. Отправьте им рекламный носитель в электронном виде (можно по электронной почте), устраните замечания дизайнера типографии (если они появятся). Остается дождаться выхода тиража вашего рекламного носителя.
Шаг 2. Получаем тираж. Проверяем качество печати и количество экземпляров
Получаем тираж готового рекламного носителя в типографии и проверяем качество, соответствие параметрам, прописанным в договоре. Не забудьте пересчитать тираж: иногда бывает, что типографии хитрят, чтобы сэкономить, и выпускают тираж меньше, чем указано в договоре.
Если готовая продукция вываливается в какие-нибудь огромные ящики без всяких пометок о количестве, то ее сложно пересчитать, это придется сделать вручную. Если же тираж расфасован в какие-то блоки, коробки, то пересчитайте содержимое одного ящика, коробки, умножьте на количество коробок – и вы получите ваш реальный тираж. Кроме того, количество экземпляров тиража можно определить по его весу.
Почему надо пересчитывать тираж при получении? Потому что в этот момент вы можете предъявить типографии претензии, что тираж не соответствует количеству, указанному в договоре. Вы вправе отказаться от готового тиража и потребовать устранения всех недостатков работы, если сами носители не соответствуют тем параметрам, которые прописаны в договоре.
Если количество и качество рекламных носителей соответствует прописанному в договоре, мы этот тираж забираем и где-нибудь оставляем на хранение. При работе в проекте «Полезные телефоны» обязанности по приемке тиража, его вывозу из типографии и хранению лежали на менеджерах продаж, т. е. на руководителях проекта.
Кроме того, желательно оповестить ваших рекламодателей о планируемых сроках получения тиража, чтобы дать им возможность приехать и проверить тираж. Это исключит возможность появления потом каких-либо вопросов или претензий, устранит недоверие ваших клиентов к вам (например, что вы выпустили не тот тираж или не того качества и т. д.).
По поводу качества вопрос решается очень просто: при закрытии сделок, при подписании счетов-фактур и актов покажите выпущенные рекламные носители, чтобы клиенты убедились, что вы выпустили именно то, что и обещали. А вот о количестве экземпляров в тираже они могут судить только в период между выходом тиража и моментом его распространения, если речь идет о полиграфических рекламных носителях. Если же говорить о монтаже каких-то конструкций наружной рекламы, то пересчитать их количество, конечно, не составляет особого труда для клиентов в любое время.
Шаг 3. Нанимаем распространителей, находим или организуем службу распространения рекламы
План действий:
• определяемся, кто будет распространять тираж или устанавливать рекламные носители;
• определяемся со сроками распространения или монтажа;
• определяемся с количеством требуемых людей;
• договариваемся о размере и принципе оплаты данных услуг, плановой производительности, штрафных санкциях за плохое качество, неявку, срыв сроков.
Если речь идет о распространении рекламной продукции среди какой-либо аудитории или о монтаже рекламных конструкций, следует определиться, какими силами это можно сделать. В первом случае по договору мы берем на себя это обязательство. Возможен другой вариант: мы заключаем договор с рекламодателями просто о выпуске рекламного носителя, а доведение этих рекламных носителей до аудитории берут на себя сами рекламодатели. Тогда они сами организуют либо монтаж рекламной конструкции, либо распространение рекламного тиража среди своей аудитории собственными силами. Такой вариант работы более предпочтителен, потому что с вас снимается львиная доля работы по организации распространения либо по монтажу рекламных конструкций. Вам не нужно осуществлять контроль над всей этой работой, если она выполняется какой-либо сторонней организацией.
