Кроме того, бухгалтер должен контролировать деньги (приход денег, оплату счетов и т. д.). Как правило, у бухгалтера есть доступ к электронному офису, где он видит и контролирует приход денежных средств по безналичным договорам. Обычно он имеет право оплачивать счета фирмы. Понятно, что все движения денег должны быть подконтрольны вам. В бизнесе надо не только доверять человеку, даже если он совершенно надежный, но иногда и проверять его (поэтому я рекомендую иметь службу безопасности или самим проводить проверки ваших сотрудников).
На бухгалтера можно возложить также функцию выдачи зарплаты менеджерам продаж, возможно, при участии ваших кураторов. В рамках проекта «Полезные телефоны» после так называемого закрытия каждого района, после распространения тиража менеджер получает по выбранной на его усмотрение схеме заработную плату – один или два раза в месяц.
Чтобы все это подсчитать, кто-то должен этим заниматься. Поначалу это можете делать вы сами, а потом эту функцию можно переложить на кураторов, которые управляют менеджерами совместно с бухгалтером, поскольку он имеет доступ к наличным деньгам, к кассе фирмы, а также к счетам. Если менеджеры работают у вас официально, т. е. по договору, то в функции бухгалтера также входит перечисление подоходного налога с зарплат сотрудников, а также отчислений в пенсионные фонды и фонды социального медицинского страхования. Поскольку часть договоров будет оплачена наличными, вырученные таким образом деньги менеджеры продаж должны сдавать либо вам, либо вашему бухгалтеру. Соответственно бухгалтер должен вести журнал учета наличных денег фирмы. Ездить в банк, обналичивать деньги на зарплату и выдавать ее можете либо лично вы, либо бухгалтер под вашим контролем.
Какие функции можно аутсорсить? Аутсорсинг – это в общем случае передача каких-либо функций вашего бизнеса внешним, сторонним, организациям. Практически все или большинство функций, которые вы передаете своему наемному персоналу, можно передать и внешним сторонним организациям, совершенно не подконтрольным вам. Так, например, функцию активных продаж могут выполнять так называемые колл-центры. Они могут делать обзвон по базам или спискам клиентов – своим или вашим, назначать встречи для ваших менеджеров продаж, могут даже проводить переговоры самостоятельно.
Понятно, что распространение тиража или монтаж рекламных конструкций можно также поручить фирмам, которые на этом специализируются. Даже по проекту «Полезные телефоны» у нас были предложения организаций, которые специализировались на раскладке визиток и буклетов на заправочных станциях. Они предлагали за определенную плату раскладывать на заправочных станциях нашу скидочную карту по проекту «Полезные телефоны». В принципе, по проекту единой скидочной карты по товарам и услугам для автолюбителей эта идея будет весьма удачной. Таким фирмам можно отдавать часть тиража или весь тираж, контролируя качество выполнения работ.
Подготовку и сдачу отчетности, бухгалтерию также можно поручить сторонним организациям, которые специализируются на оказании бухгалтерских или юридических услуг. А выдачу зарплаты и прием наличных денег вы можете оставить у себя, под своим контролем.
Выполнение макета рекламного носителя или каких-нибудь рекламных конструкций можно также аутсорсить сторонним дизайнерским организациям либо сторонним мастерским и производствам. Так же как и печать тиража, изготовление рекламной конструкции вы поручаете типографиям или мастерским, которые на этом специализируются.
Задайтесь вопросом: что из своих дел вы хотите делегировать своим подчиненным? Если вы не чувствуете, что активные продажи – это ваше хобби и ваше призвание, если вы не хотите всю жизнь заниматься активными продажами, то этот процесс делегируется менеджерам продаж. То же можно сказать о найме и обучении персонала. Если вы не хотите тратить свое время на то, чтобы руководить этим процессом самостоятельно, то вы также делегируете эти функции вашим кураторам или вашему кадровику.
Контроль работы стажеров и менеджеров можно делегировать кураторам или начальнику отдела продаж, проверку документов по договорам – тем же самым кураторам или бухгалтеру, начисление зарплаты менеджерам – кураторам и бухгалтеру, проведение общих собраний, обучение персонала (менеджеров продаж) – кураторам или начальнику отдела продаж, контроль над распространением рекламного носителя или монтажа рекламной конструкции – самим менеджерам, куратору или какому-то другому должностному лицу, который будет на этом специализироваться. Поиск новых направлений развития, расширение вашего бизнеса, поиск партнеров, расширение ассортимента ваших услуг можно делегировать своему заместителю.
Следующий вопрос: распределение функций, обязанностей, полномочий по должностным лицам. Нужно составить перечень должностных лиц или отделов, которые у вас есть, где будет расписано, кто за что отвечает: за качество, сроки, выполнение всех функций вашего бизнеса. Когда вы все это распишете, следующим шагом будет определение количества людей, необходимых для выполнения всех функций. Чтобы не было загруженных и перегруженных сотрудников, отталкиваться нужно от средней производительности человека, выполняющего ту или иную работу. Исходя из этого можно рассчитать то количество людей, которое требуется в зависимости от загрузки вашей фирмы на текущий момент и с перспективой на 2–3 месяца и более. Таким образом, можно планировать показатели работы вашей фирмы на следующий месяц, на квартал и т. д.
Нужно всегда знать, куда вы идете и чего вы хотите. Как я уже говорил ранее, количество необходимых кураторов определяется из расчета, что один человек управляет одновременно 5–6 людьми. Если предполагается иметь 5–6 менеджеров продаж, то руководить ими может один, например начальник отдела продаж. У начальника отдела продаж должно быть максимум 7 подчиненных ему менеджеров продаж. Ну и как мы говорили ранее, функции секретаря и бухгалтера можно переложить на одного человека.
Таким образом, мы рассмотрели вопрос о том, какой персонал нужен для организации ведения бизнеса без нашего участия, какие функции мы делегируем, какие работы мы отдаем сторонним организациям на аутсорсинг.
Домашнее задание № 10
1. На основе разработанных ранее схем главного и вспомогательных бизнес-процессов определите состав необходимых работ, требуемое количество персонала и их основные обязанности.
2. Подумайте, какие бизнес-процессы и функции можно отдать сторонним организациям. Узнайте стоимость таких услуг на рынке.
3. Подумайте, какие свои функции вы можете делегировать своим подчиненным, а также продумайте систему контроля и ответственности за их выполнение.
Шаг 2. Выбираем критерии оценки и показатели работы фирмы, персонала и периодичность контроля
План действий:
1. Разрабатываем и рассчитываем ключевые показатели всех бизнес-процессов:
♦ общие для фирмы – вал за месяц, чистая прибыль за месяц;
♦ наем и обучение – количество собеседований, количество стажеров на обучении и приступивших к работе, количество тем обучения, скорость подготовки стажеров, количество результативных стажеров;
