На самом деле накопившиеся входящие после отпуска или завала обрабатываются намного проще и легче, чем в первый раз, поэтому пусть вас не пугает их количество. Во-первых, вам на руку будет играть эффект экономии масштаба: на единовременную обработку кучи входящих вы затратите намного меньше мыслетоплива и времени, чем на их обработку меньшими кучками по мере поступления. Во-вторых, «отстоявшиеся» входящие содержат много меньше горящего и срочного. Истинно горящее и срочное, скорее всего, уже «рвануло», а то, что раньше могло показаться таковым, отстоялось, отлежалось и градус истерики вокруг него существенно снизился (порой даже до нуля).
Самое страшное — не разгребание накопившихся входящих, а отсутствие ответа на вопрос «ради чего мне вообще надо поддерживать порядок?» (это обсуждалось в параграфе 6.2).
Что касается самого разбора входящих, сам я, разгребая большие кучи, скопившиеся после отпуска, обычно делаю так: сначала прохожусь по списку сообщений и смотрю, что можно выкинуть или перенести в архив. Далее следует второй проход: я фильтрую письма в обратном хронологическом порядке (чтобы наверху было самое старое) и начинаю обрабатывать получившийся массив сверху вниз. Если вдруг в ходе обработки вам захочется кому-то ответить (пусть даже вам кажется, что это займет две минуты) — не делайте этого сразу, а создайте себе соответствующую задачу. Через несколько десятков сообщений может появиться такое, которое изменит ваше первоначальное намерение.
6.5. Что делать, если мой компьютер/смартфон сломается (и мой аккаунт взломают)?
Нередко, используя внешнее хранилище информации, мы боимся все потерять. Казалось бы, наша память всегда с нами, а блокнот или смартфон… их могут украсть, они могут испортиться, я могу попросту их потерять. Конечно, с техникой может случиться все что угодно, но сейчас подавляющее число всех сервисов и программ для организации информации устроены так, что физически данные хранятся не на самом устройстве, а в облаке. И даже если вы потеряете все свои электронные устройства, то после того, как вы заведете новое, установите на нем те же программы и введете в них свои учетные записи, данные из облака быстро синхронизируются, и ваша информация вновь окажется в вашем распоряжении.
Конечно, такая возможность недоступна для блокнотов, тетрадок и прочих «рукописных» систем хранения. Они более уязвимы, чем смартфон, но все равно более надежны, чем наша собственная память. (Вы же помните, о чем шла речь в параграфе 1.3?)
Но давайте представим самое страшное. Блокноты потеряны, учетные записи украдены, что же делать? В этом случае вам действительно будет очень тяжело, но положение отнюдь не безвыходное. При помощи техник разгрузки рабочей памяти (см. параграф 3.2) вы сможете восстановить бо льшую часть утраченной информации, если посвятите этому достаточное количество сил, мыслетоплива и времени. Этот процесс будет непростым, местами мучительным, но основную часть самого важного вы вспомните (тем больше, чем более организованным и более упорядоченным вы успели стать). Конечно, без потерь не обойдется, но ведь и случай мы рассматриваем исключительный. Вряд ли утрата всех носителей информации и доступа к вашим учетным записям — рядовое для вас событие.
Глава 7
Чего на самом деле надо опасаться?
В этой главе описаны основные препятствия и факторы риска, которые большинство новичков не принимают в расчет, однако эти моменты могут серьезно увеличить вероятность провала в освоении техник самоорганизации. Другими словами, подавляющее число новичков опасаются того, что описано в главе 6, в то время как истинную опасность для них представляет то, что описано в этой главе.
7.1. Попытки сделать всю работу перед тем, как заняться собой (нарушение принципа кислородной маски)
Если вы часто летаете самолетом, вы уже наверняка выучили наизусть инструкции стюардессы: «В случае разгерметизации кабины кислородные маски выпадут автоматически. Если вы путешествуете с ребенком, сначала наденьте маску на себя, а потом на ребенка».
Тот же принцип, на мой взгляд, применим и к разбору завалов в жизни. Сначала начните (хотя бы начните) наводить порядок в личной жизни (я имею в виду не романтическую составляющую, а все, что не касается работы), а потом уже приступайте к рабочим проблемам. Не откладывайте приведение жизни в порядок на «после релиза», «после этого, самого важного проекта» или «когда наконец-то срочное закончится и станет спокойнее». Очень часто нам действительно кажется, что через три-четыре недели должно стать спокойнее. Это происходит потому, что мы не можем видеть так далеко. Но если мы не видим неприятностей, это вовсе не означает, что они не произойдут.
Мало того, попытки сначала переделать всю работу приведут к тому, что через некоторое время какая-то часть вас поймет, что за хорошую работу вы награждаете себя… хорошей работой, а это вряд ли предмет ваших мечтаний. Попробуйте, не дожидаясь завершения срочных и важных рабочих проектов, продвинуть вперед хотя бы один свой личный проект. Медленно, не торопясь, по одной-две задачки в неделю
[167]…
7.2. Путаем «сложно» (или «неэффективно») с «невозможно»
Это одна из частых причин провала многих начинаний, не только освоения техники доведения дел до конца. Часто я слышал, что человек так и не начал что-то делать (например, вести список задач), потому что не нашел удобного инструмента, а в тех инструментах, которые он нашел, все это сложно или неудобно устроено. Многие непривычные вещи нам будет действительно неудобно делать, какой бы инструмент мы ни использовали.
Как-то у меня состоялся примерно такой диалог с одним из студентов:
— Макс, вот мне очень хочется начать вести учет своих расходов. Ты ведешь их где-нибудь?
— Да, веду.
— Ух ты. Здорово. А какое приложение для смартфона ты используешь?
— Никакое. У меня есть табличка в облаке, и мы с женой каждый вечер заносим туда расходы за день.
— Ну… Это неудобно же. А приложения никакого не знаешь?
— Нет, не знаю. Начни их хотя бы в табличку записывать. Потом либо привыкнешь, либо поймешь, что тебе нужно от приложения.
— Не, без приложения это сложно. Я лучше приложение поищу…
Спустя полгода этот человек все еще не начал записывать свои расходы, хотя, по его же словам, очень хотел.
Нередко мы откладываем до самого последнего момента какое-то важное дело только лишь потому, что нам хочется сделать его эффективно. В предыдущих главах я говорил о силе маленьких шагов. Я убежден, что большинство сколь угодно сложных дел (включая написание этой книги) может быть выполнено за несколько относительно небольших шагов, каждый из которых, как правило, не занимает больше 20–30 минут. Но иногда перед человеком встает задача, над которой надо трудиться часов пять, желательно, не отвлекаясь. Эту же задачу можно выполнить по кусочкам, подходами по 15–30 минут, но это будет сложнее и, что важно, суммарное время (за счет потерь на переключение между различными контекстами) может оказаться много больше пяти часов. С другой стороны, обычно, если человек упорно «охотится» за единым куском времени в пять часов, когда «никто не будет отвлекать и можно будет сосредоточиться», с хорошей вероятностью он пропустит все мыслимые и немыслимые сроки, после чего будет работать ночами и по выходным в авральном режиме. Хотя, оперируя мелкими квантами времени (коих в большинстве случаев у нас на порядок больше, чем больших кусков), можно будет успеть выполнить все к нужному сроку и даже с запасом. Другими словами, выполнять задачи за единый кусок времени часто эффективнее, но этих единых кусков у нас может быть очень мало. И в итоге мы встанем перед выбором: попытаться сделать эффективно, но через три месяца, или сделать не очень эффективно, но за неделю.
