2. Заведите учетную запись в сервисе работы с календарем (я использую Google Calendar).
3. Установите приложение со списком задач на смартфон, настройте виджет для отображения текущих задач на экране смартфона.
4. Определитесь с тем, где вы будете вести список проектов. Как правило, большинство инструментов для управления списком задач имеют такой функционал, но если по каким-то причинам его нет — заведите в любом удобном месте отдельный список.
5. Используя спусковые крючки из приложения 1, выгрузите содержимое рабочей памяти. Это удобно сделать следующим образом: заготовьте стикеры или листки для записи. Уединитесь в тихом месте на десять-пятнадцать минут и не торопясь всматривайтесь в спусковые крючки. Если тот или иной крючок напоминает вам о какой-то задаче, которую вам нужно выполнить (или вы не должны о ней забывать по иной причине), — запишите задачу на отдельный листок.
6. Обработайте содержимое рабочей памяти, полученное на предыдущем шаге, как это описано в параграфе 3.3. Задачи запишите в список задач, проекты — в список проектов, встречи — в календарь. Если на этом этапе у вас появится какая-то справочная информация — сохраните ее на любом носителе, который у вас обычно под рукой. Организация справочной информации — второстепенная задача.
7. Наметьте первоочередные шаги, по крайней мере, по самым важным проектам из вашего списка (см. параграф 3.4.3, параграф 4.1.3, параграф 4.1.4, параграф 4.1.5).
8. Отключите лишние (если есть сомнения — отключайте все) фильтры входящей почты. Беда фильтров и автоматических сортировщиков входящей почты заключается в том, что они на ровном месте создают из одного инбокса несколько. Исключения составляют фильтры для справочной информации (класса входящей почты, которая практически никогда не содержит в себе задач) или если вы используете шаблонное решение экономии масштаба (см. параграф 5.1).
9. Создайте периодическую задачу для обработки старых входящих с формулировкой вида: «Посвятить десять минут обработке входящих из моего старого инбокса». В описании этой задачи запишите список всех источников входящих. Эту задачу можно будет удалить, когда вы обработаете все старые входящие и там не останется ничего, что появилось там раньше вчерашнего дня. Не пытайтесь разгрести все входящие за один шаг — это будет очень прокрастиногенная задача. Используйте метод маленьких шагов — систематически делайте лучше, чем было до этого, тогда вы очень быстро все очистите. Обязательно ограничивайте время выполнения этой задачи сверху (например, при помощи метода помидора, см. параграф 3.7.3).
10. Создайте задачу на еженедельный обзор системы (по желанию и на ежедневный). В описание задачи перенесите соответствующий чек-лист, за основу возьмите список контрольных вопросов из соответствующих пунктов параграфа 3.6. Если ваши приемники входящих пока еще не пусты, уберите из чек-листов периодических обзоров пункт про их очистку, лучше выполняйте очистку содержимого инбоксов в рамках отдельной задачи.
11. Отключите оповещения о новой электронной почте (на рабочем компьютере, смартфоне, часах и всех тех устройствах, на которые с момента написания этой книги догадаются выводить оповещения). Опасайтесь короткого замыкания через обезьяну (см. параграф 3.7.1).
12. Обработайте содержимое черновиков писем.
13. Отпишитесь от ненужных почтовых рассылок.
Если у вас возникнут какие-либо вопросы по освоению техники, смело задавайте их на форуме: forum.mnogosdelal.ru
Приложение 3. Точки и пределы регулировки практик
Как я уже говорил, бо льшую часть правил и рекомендаций вам придется подстраивать под себя методом проб и ошибок, внимательно наблюдая за собой. В этом разделе я покажу самые популярные «точки регулировки» техники из этой книги, чтобы вы представляли, что и в какой степени можно варьировать и где находится та грань, за которой вы практически наверняка отстрелите себе ногу.
Еженедельный обзор
Можно:
• «Размазать» выполнение еженедельного обзора по неделе. Например, приводить в порядок список задач по понедельникам и просматривать список проектов по средам.
Нельзя:
• Не иметь отдельной периодической задачи на еженедельный обзор (или какого-то иного способа, позволяющего без затрат мыслетоплива понять, проводился ли на этой неделе обзор).
• Забивать на обзор со словами «А список задач я и так каждый день проглядываю». Еженедельный обзор — это не только просмотр списка задач.
Ежедневный обзор
Можно:
• Проводить обзор более одного раза в день
• Проводить обзор утром, вечером, днем…
• Часть обзора проводить вечером, часть — с утра.
Нельзя:
• Проводить обзор в режиме «как получается» и называть обзором спонтанные заглядывания в список задач.
Формулировки задач
Можно:
• Вместо инфинитива использовать повелительное наклонение (вместо «Написать» — «Напиши») или совершенную форму (вместо «Позвонить» — «Позвонил»).
• В формулировке использовать идентификатор проекта или имя человека. Например: «Вася Иванов: позвонить и спросить про отчет».
Нельзя:
• Использовать глаголы, подразумевающие неопределенные затраты мыслетоплива (придумать, проанализировать, изобрести).
• Использовать формулировки без глаголов (даже если «и так понятно»).
Список задач
Можно:
• Иметь два списка задач (личный и рабочий). Можно, но с должной осторожностью. Ситуация с наличием двух списков задач тем безопаснее, чем более четко установлено, в какой момент и каким списком надо пользоваться. Идеальный вариант: с 9:00 до 17:00 мы работаем в подземном бункере без доступа к домашним делам, а на поверхности у нас нет доступа к рабочим.
• Использовать для списка задач не смартфон, а блокнот (будут отдельные сложности с отслеживанием периодических задач, но эти сложности решаемы).
• Использовать два списка задач (личный/рабочий, но при условии, что бо льшую часть времени по каким-либо внешним причинам мы можем выполнять задачи только из какого-то одного списка).
Нельзя:
• Держать список задач в голове.
• Иметь больше одного списка задач и вести их так, что вы не сможете в любой момент без дополнительных размышлений сказать, из какого списка можно и нужно делать задачи прямо сейчас.
Обработка «входящих»
Можно:
• Разбирать почту фильтрами по папкам, если она заведомо является справочной информацией или если в вашем списке задач есть периодическая задача на разбор этих папок. Настоятельно рекомендуется при фильтрации сбрасывать флаг «не прочитано», чтобы лишний раз не дразнить обезьянку возрастающим количеством непрочитанных входящих.
