Если ты запросил у клиента объяснения по поводу резкого увеличения заказа, чтобы он ни ответил, проконсультируйся со своим непосредственным руководителем о возможности такой отгрузки. Не стоит самостоятельно принимать такое решение. Наращивание оборотов с клиентом всегда происходит плавно, без резких скачков.
3. Отправление прайс-листа по электронной почте.
Многие клиенты делают заказ по электронной почте (либо на специальном бланке, либо прямо на прайс-листе компании). Для региональных клиентов крайне важно помнить процент выполнения заказа. Представь себе, едет большая фура из Тюмени в Москву за товаром. Тебе дали заказ из расчета заполнить 25 % фуры твоим товаром. А ты берешь и привозишь ему товара только на 20 % заполнения его фуры или вообще на 15 %. Отговорка у тебя банальная – нет на складе. Но машина клиента в результате не заполнена, что соответственно увеличивает транспортные расходы на единицу загруженного в машину товара. Цена вырастет и, возможно, даже станет неконкурентоспособной. Клиент за это тебе никогда спасибо не скажет.
Чтобы избежать возможных конфликтов с клиентом на пустом месте, высылай в следующий раз прайс-лист в зависимости от правил твоей компании:
● прайс-лист с остатками (приветствуют далеко не все компании, так как это можно отнести и к коммерческой тайне);
● прайс-лист с пометкой возле каждой позиции – есть она на складе или нет;
● прайс-лист с пометкой возле каждой позиции – каков его остаток на складе (много, средне, мало, отсутствует);
● прайс-лист, сформированный для определенного клиента и содержащий только те позиции, которые есть на складе на данный момент.
Также, перед тем как отправить накладную, стоит позвонить клиенту и сказать, что накладная получилась на такую то сумму, не было таких-то позиций.
4. Получение заказа.
В общем-то не так важно, как именно получать заказы – по телефону, факсу или электронной почте – важно эти заказы в принципе получать. Поэтому не стоит лениться и отбрыкиваться от заказов, которые хотят передать под запись. Если клиент не идет в ногу со временем, тебе придется вернуться в век ручки и бумаги.
5. Оформление заказа.
В большинстве случаев офисный менеджер самостоятельно оформляет заявку на склад, создавая накладную в программе «1С Предприятие». Не стоит хвататься за голову и впадать в панику, если ты не знаешь данной программы. Она достаточно легка для восприятия, главное, чтобы ты дружил с компьютером и был уверенным пользователем ПК. Обычно достаточно один раз хорошо не спеша показать, как это делается, и проконтролировать создание первой накладной. Во время объяснений не стесняйся делать записи. При желании и наличии денег и времени ты можешь, конечно, закончить курсы по работе с программой «1С Предприятие», но это не так принципиально, хотя и послужит плюсом в твоем резюме. Если ты совсем боишься оплошать, то попробуй попросить кого-то из друзей, работающих с «1С Предприятие», дать тебе несколько уроков для ознакомления с программой и ее возможностями.
Чтобы ты чувствовал себя чуточку увереннее, я тебе вкратце расскажу, как оформляют документы в этой программе.
Открываешь «1С Предприятие» с помощью ярлыка на рабочем столе или через меню «Пуск». Перед тобой появляется окно, в котором тебе необходимо выбрать имя пользователя и ввести пароль (обычно имя пользователя – это фамилия человека, получающего доступ к базе).
После ввода пароля и нажатия кнопки «ОК» загрузится сама программа. В верхнем левом углу необходимо найти значок, похожий на солнышко – называется он «Создание нового документа».
Из открывшегося списка ты выбираешь пункт «Заявка на склад» – «Не подтвержденная заявка на склад». В зависимости от правил и желания компании вести грамотный учет товарооборота, выбираешь пункт «Реализация». Данный аспект лучше уточнить у своего руководителя или коллеги.
Во вновь открывшемся окне нужно выбрать по списку контрагента (это клиент, на которого ты хочешь оформить документ), далее «Фирма» (название компании, которая осуществляет доставку товара), «Склад» (у некоторых компаний несколько складов).
В строке «Комментарий» ты можешь написать какую-то ценную информацию для работников склада – например, дату, к которой необходимо собрать товар; указать, что это самовывоз и т. д.
После того как ты все это указал, необходимо щелкнуть закладку «Таблица» или «Табличная часть».
В ней ты должен указать цену, по которой клиент получит товар – базовую либо базовую минус скидку.
Далее нажимаем кнопку «Подбор». Открывается новое окошко – «Номенклатура товара» (перечень товара) – с указанием остатка каждой позиции. Обычно товар размещен по производителям. Выбираем нужную позицию и либо нажимаем «Ввод» либо делаем двойной клик мышью. В открытом окошке ставим количество штук, которое необходимо клиенту, и кликаем «ОК». Так продолжаем, пока не наберем в накладную весь заказ клиента. После этого нажимаем кнопку «Провести». Товар списан со склада, и можно отправлять накладную на склад для сборки.
Видишь, ничего страшного и сложного – немного практики, и сможешь делать это очень быстро и без проблем. Но не меняй аккуратность на быстроту, так как это может привести к ошибкам.
Кроме оформления заявки на склад не забудь поставить клиента на доставку (если это, конечно, не самовывоз). Обычно это означает, что необходимо сделать запись в журнале на определенную дату с указанием названия клиента, адреса доставки, возможно, примерного объема груза или суммы накладной, а также поручений водителю (например, забрать деньги, отвезти старые документы и т. д.). Журнал находится у логиста, а в случае отсутствия такового – у офис-менеджера компании.
После того как работники склада соберут товар по накладной, необходимо сделать пакет официальных документов, куда входит товарная накладная, счет-фактура, список сертификатов и (в некоторых компаниях) товаротранспортная накладная. Попроси своих коллег, чтобы они ознакомили тебя с этим процессом. Как правило, он предельно прост, и ты потратишь не более двух-трех кликов на документ. После распечатки документов не забудь поставить печать компании и подпись руководителя.
6. Подготовка пакета для отправки груза.
Как ты уже понял, в этот пакет входят официальные документы. Дополнительно можно положить свежий прайс-лист и рекламную продукцию (буклеты, листовки, газеты компании или производителя). Также можно добавить, например, старые документы, если они были исправлены из-за недовоза или утеряны клиентом, сверку по взаиморасчетам или что-то еще по просьбе клиента.
7. Заказ уехал к клиенту.
Можешь выдохнуть. Теперь тебе необходимо совершить звонок через пару дней и уточнить, все ли в порядке с поставкой. Когда подойдет срок оплаты, надо будет напомнить клиенту об оплате за поставку и о возможном новом заказе. Таким образом, алгоритм замыкается и превращается в неразрывный круговорот.
