Приоритезация позволяет резко ограничить многозадачность, которая всегда стрессогенна и нерезультативна. Многозадачность – это всего лишь возможность «завалить» несколько задач сразу. Многозадачность – это частые переключения, а частые переключения – это потеря концентрации внимания, энергии и времени. Чтобы исключать непродуктивные переключения, когда в течение дня приходится решать несколько разных по сути задач, можно группировать задачи по типу: управленческие, творческие, клиентские, текущие и т. д.
Принцип приоритезации дает мощные результаты лишь в том случае, если мы готовы принять тот факт, что, когда мы фокусируемся на приоритете, все остальные дела остаются «за кадром», постепенно накапливаются и требуют времени. С ними следует работать по остаточному принципу. С точки зрения приоритезации время делится на два типа: время для приоритета и время на все остальное.
Однако нужно быть готовым к тому, что побочным эффектом высоких результатов в приоритетном направлении, даже при качественном планировании, все равно будут оставаться недоделанные дела. Но бояться этого не стоит, ведь самое главное в достижении успеха не в количестве дел, которые мы делаем в течение всей жизни, а в том немногом, что мы делаем качественно, быстро и экологично.
Для своего приоритета нужно стремиться выбирать самое ресурсное время в течение дня, посвящать ему все 100 % своей энергии с полной концентрацией и вниманием и уделять ему как можно большее количество дней в месяц, квартал и год. Потому что наш профессионализм и экспертность в значительной степени зависят от затраченного на них времени.
Со временем любой профессионал, постоянно стремящийся расти и развиваться, попадает в ситуацию «плато», т. е. застоя в дальнейшем росте и развитии. И преодолеть его можно лишь на пути еще более жесткого отношения к неприоритетным делам. Только дальнейшее их сокращение позволит высвободить дополнительные энергию, время и ресурсы, чтобы совершить прорыв в своем приоритете.
Абсурдно стремиться раскрыть свой максимальный потенциал в нескольких сферах, быстрее, результативнее и дальновиднее будет сделать это в одной. Такая жизненная позиция позволяет нам жить на полную мощность как профессионалам и экономить энергию там, где мы дилетанты.
Нехватка времени, на которую жалуются многие деловые люди, это всего лишь неумение расставлять приоритеты. Не зря Жан де ла Брюйер писал: «Те, кто бессмысленно расходует свое время, чаще всего жалуются на его недостаток»
[58]. У большинства его слишком много, поэтому они и тратят его впустую.
Я сторонник того, чтобы дел в течение дня было как можно меньше. При этом целесообразно отсекать маловажные задачи в целях сокращения общего рабочего времени и одновременно ограничивать рабочее время в целях отсечения маловажных задач. Лучше концентрироваться на приоритетных задачах, от которых зависит успех в целом, и планировать их выполнение за максимально короткое время, четко обозначая дедлайн.
Способность распоряжаться своей энергией и временем начинается с ограничения нагрузки. При этом не нужно бояться хаоса, который возникает и всегда будет возникать в то время, пока мы работаем над приоритетом, – это закономерно. Более того, чем больше энергии и времени мы будем отдавать своему приоритету, тем в больший хаос будут погружаться остальные сферы нашей жизни. И это нормально, нужно просто держать их под контролем, с минимальными затратами ресурсов.
Как создать эффективную систему обработки информации
Контроль – это ключевое слово в управлении интеллектуальной энергией. Контролировать нужно и электронные гаджеты, и собственное внимание, и приоритеты, и потоки информации. Отсутствие собственной системы обработки информации и неспособность быстро и грамотно работать с ней приводят к сильнейшим дистрессам и низкой результативности.
Такая система обязательно должна быть. Ее ценность не только в том, что она позволяет обрабатывать и контролировать большие потоки информации. Она дает важный психологический эффект, способствующий оптимальному восстановлению не только интеллектуальной, но и эмоциональной энергии.
Для этого нужно всегда стремиться достичь чувства завершенности процессов и сохранения «чистого пространства» к концу каждого трудового дня. Если в конце трудового дня вас не покидает чувство, что «работа никогда не кончается», значит, ваша система обработки информации либо отсутствует, либо нуждается в серьезной корректировке.
В современном деловом мире объем входящей информации и скорость ее поступления всегда больше, чем мы в состоянии «переварить», упорядочить и грамотно использовать. Поэтому суть моего подхода к обработке информации в том, чтобы быстро систематизировать входящий поток информации и перерабатывать ее в план первоочередных шагов. Нужно уметь делать это регулярно, с возможными перерывами, но при этом быстро «находить концы», т. е. возвращаться к тому, от чего нас оторвали, с минимальными потерями времени.
Чтобы не терять работоспособность в долгосрочном плане, важно уметь «держать голову свободной» от текущих дел, когда мы непосредственно не занимаемся ими, и в то же время полностью контролируем их выполнение. Для достижения этой цели система предполагает следующий алгоритм работы.
Первый шаг – сбор, фиксация и упорядочивание информации – позволяет нам взять под контроль входящий информационный поток. Нужно выработать привычку записывать все, что приходит в голову, в специальную бумажную или электронную записную книжку. Быстрая фиксация ценной информации позволяет снять нагрузку с нашего мозга, давая ему возможность концентрировать интеллектуальную энергию на приоритетных вещах, не растрачивая ее на удержание в памяти больших объемов информации.
Записывая любую ценную мысль, где бы мы ни находились и что бы ни делали, мы сохраняем ее на бумаге или в файле и разгружаем мозг. Кратковременная память – ключ к усилению внимания и фокусировки. Не заставляйте себя постоянно держать что-то в голове и напоминать себе о том, что что-то еще необходимо сделать. Но одной записной книжки еще недостаточно. Часто записывать информацию нет необходимости, так как она уже записана, и ее носитель нужно просто взять с собой.
Для этого существует еще один важный инструмент системы сбора, фиксации и упорядочивания информации – это корзина «Входящие». Она должна быть на офисном и домашнем рабочих столах, в электронной почте вашего компьютера (ноутбука, планшета, смартфона), а также в личном рабочем портфеле (специальный отдел). В эти корзины должна поступать вся собираемая информация, в том числе и из записной книжки.
Наша система обработки информации должна иметь стационарные места и иметь мобильную и компактную форму. Стационарных рабочих места должно быть два: в офисе и дома. Это не обязательно кабинет, но рабочий стол должен быть, иначе нам просто негде будет обрабатывать информацию. Свое рабочее пространство лучше ни с кем не делить. Именно в стационарных рабочих местах мы можем взять под контроль ежедневный поток рутины, которая аккумулируется у нас в корзине «Входящие».
