Чтобы выбрать оптимальный темп, нужно сначала остановиться, «сбросить скорость», проанализировать свои методы работы и начать с более низкого уровня интенсивности, увеличивая темп постепенно, как атлет, который постепенно увеличивает вес поднимаемой им штанги. В противном случае неправильно выбранный темп в долгосрочном плане вызовет переутомление, и наш организм снизит его в принудительном порядке.
Безусловно, всегда будут дни, когда в наш дневной план будут вторгаться начальники, родственники, форс-мажорные ситуации, которые могут полностью разрушить его. Но при хорошем навыке управления собственной работоспособностью они случаются редко. Если у вас такая ситуация каждый день, то причин может быть несколько:
♦ ваш начальник, родственник, партнер – сознательный или бессознательный враг вашей работоспособности;
♦ организация, в которой вы работаете, не то место, где можно быть работоспособным и достойно реализовать себя как профессионал;
♦ вы не владеете навыком управления работоспособностью, потому что не знаете, как им овладеть, или не хотите этого делать.
Если первые два пункта трудно изменить, так как они во многом находятся вне нашего контроля, то третий – полностью в нашей власти. И начинать нужно с самых простых шагов, которые подробно описаны в этой книге.
Ежедневное планирование – это тот случай, где функция во многом определяется формой, поэтому удобные инструменты планирования значительно повышают продуктивность нашего мышления. Имеет смысл очень скрупулезно продумать свою мобильную систему личного планирования, наш «второй мозг». Систему инструментов ежедневного планирования лучше сократить до минимума и соединить ее элементы друг с другом таким образом, чтобы они не замедляли, а ускоряли темп работы.
Чем лучше будет функционировать наш «второй мозг», тем легче будет нашему «первому мозгу» входить в состояние потока и дольше находиться в нем. Грамотно построенная и мобильная система планирования дает нам полный контроль над нашими делами. Она избавляет нас от многих дистрессов, потому что дает ясность, а ясность – это спокойствие.
Красивые и качественные ежедневники, ручки, записные книжки, сделанные из бумаги и благородных материалов, создают условия для записи новых идей, мыслей и планов. Они не просто стимулируют наше мышление и способности по планированию, но и доставляют нам удовольствие. Писать на бумаге качественным пером – это совсем не одно и то же, что нажимать на мизерные кнопки в маленьком смартфоне, планшете, ноутбуке и пользоваться прочими коммуникативно-информационными гаджетами. Разница между ними огромна, как между живым и мертвым.
В чем тайна высоких результатов
Ежедневное планирование само по себе не обеспечит выдающихся результатов до тех пор, пока мы не начнем управлять своей результативностью, контролируя свои действия, которые либо приводят к запланированному результату, либо удаляют от него. Любой профессионал становится профессионалом тогда, когда доводит до относительного совершенства систему действий, которая и составляет суть его труда.
Лучший способ оценить качество и количество собственных действий – составить чек-лист. Это уникальный инструмент оперативного управления, с помощью которого можно каждый день, в режиме реального времени, управлять своей работоспособностью в целом, и результативностью в частности, во всех жизненно важных для себя сферах.
Существуют два вида показателей нашей тактической результативности: опережающие и запаздывающие. В деловом мире в подавляющем большинстве случаев используются запаздывающие показатели (количество продаж, прибыль, уровень лояльности клиентов и т. д.), означающие, что при их достижении та деятельность, которую они описывают, уже в прошлом, и эти показатели невозможно улучшить.
Однако контролировать можно лишь то, что зависит от нас самих, т. е. наши действия. А измерить наши тактические действия можно только в форме опережающих показателей, которые целиком зависят от нас. В отличие от запаздывающих показателей, где как минимум 50 % результата от нас не зависит, либо его невозможно отследить.
Опережающие показатели определяют действия, которые мы еще должны совершить, чтобы достигнуть целей. Они оценивают новое поведение, которое обеспечивает достижение запаздывающих показателей. Для этого нужен специальный чек-лист для отслеживания опережающих показателей по основным нашим целям в течение конкретных суток.
Операционная система управления работоспособностью подразумевает формулировку опережающих показателей, охватывающих все четыре наших энергетических цикла: физический, эмоциональный, интеллектуальный и духовный. Чтобы управлять каждым из них, нужно сформулировать цель, которую нужно достигать либо ежедневно, либо еженедельно. У каждой из этих целей должен быть опережающий показатель, который формулируется в двух форматах:
♦ либо это набор действий, которые нужно совершить, чтобы достигнуть этой цели, например, продажи или снижения веса;
♦ либо это конкретная дневная квота на определенный объем работы, например, два часа ежедневно отводится на написание конкретного документа или на выполнение физических упражнений.
Каждый опережающий показатель имеет конкретное плановое целевое значение – квоту, ориентированную на время, количество действий или их отсутствие, привязанную к конкретному дню недели:
♦ количество часов сна, труда, чтения, домашних дел;
♦ количество сбоев в рационе питания, режиме тренировок и отдыха, алгоритме выполнения трудовой задачи и прочих личных и семейных задач;
♦ количество проведенных мероприятий и действий в день и неделю.
Чек-листов может быть два. Один, общий, для всех целей на день, другой – для конкретного вида деятельности, например, для деловых целей, выполняемых по трудовому контракту, или семейных целей. Главное, помнить, что «точить пилу», т. е. развивать весь наш энергетический комплекс: тело, психику, мозг и душу, нужно каждый день (Приложение № 33).
Подобные чек-листы с квотами опережающих показателей – основной компонент операционной системы управления работоспособностью, которая является уникальным по своей результативности средством достижения высокого качества жизни, при условии, что мы научимся контролировать не только себя, но и свое личное пространство.
При составлении чек-листов важно грамотно рассчитать размер квот на определенный объем работ по каждому опережающему показателю, как с точки зрения стратегии, так и с точки зрения тактики. Хороший совет дает Клейнот Кристенсон: «Мы обладаем ресурсами: энергией, личным временем, талантом и состоянием – и используем их в попытке развернуть несколько «предприятий» в своей личной и профессиональной жизни. Самое главное то, как мы распределяем ресурсы, которыми обладаем. Важно следить за тем, как расходуются наши ресурсы. Если они не подкрепляют выбранную нами стратегию, то ни о какой ее реализации не может быть и речи».
