Помимо запросов на изменения у команды имелся и второй вид работ – так называемые текстовые изменения на продуктивной среде (Production text changes, PTC), касающиеся интерфейса, редакционных исправлений, изменения данных таблиц или xml-сообщений. Эти изменения не требовали участия разработчиков и часто вносились владельцами бизнеса, менеджерами продукта или программ. Но поскольку они подвергались формальной тестовой приемке, участие тестировщиков было все же необходимо.
PTC традиционно выполнялись прежде всей остальной работы или оценок. PTC поступали неравномерными порциями и тоже нарушали планы на месяц (рис. 4.3).
Рис. 4.3. Рабочий процесс, демонстрирующий оценки ROM и внесение PTC
Установление явных процедурных правил
Команда следовала предписанным процедурам, которые, к сожалению, содержали и неудачные решения, принятые менеджерами на различных уровнях. Важно помнить, что процесс – это набор правил, управляющих поведением, которые находятся под контролем руководства. Например, решение использовать PSP/TSP приняли на уровне вице-президента, то есть всего рангом ниже Билла Гейтса. Такое правило отменить тяжело или невозможно. Но другие правила, например приоритет оценок перед написанием кода и тестированием, были разработаны непосредственными руководителями на местах. Возможно, эти правила имели смысл, когда их внедряли. Но обстоятельства изменились, однако никто не попытался пересмотреть и обновить правила, по которым работала команда.
Оценка была пустой тратой времени
Побеседовав с коллегами и менеджером, Драгош решил внедрить в управление два важных изменения. Во-первых, команда перестала производить оценку. А те усилия, которые прежде тратились на нее, нужно было направить на разработку и тестирование ПО. Исключив этот фактор, вносивший к тому же хаос в рабочее расписание, Драгош надеялся повысить предсказуемость и, как следствие, – удовлетворенность клиентов.
Однако отказ от оценок вызвал целый ряд проблем. Он влиял на подсчет ROI, кроме того, клиенты могли заподозрить возможность неправильной расстановки приоритетов. К тому же оценки облегчали учет затрат и перераспределение бюджета между отделами, использовались для внедрения общих организационных принципов. В команду техподдержки поступали только небольшие запросы. Крупные, разработка или тестирование которых превышали 15 дней, должны были стать частью большого проекта и пройти все формальные процедуры управления портфелем проектного офиса (PMO). Вскоре мы вернемся к этому вопросу.
Ограничение задач в работе (WIP)
Еще одно изменение, задуманное Драгошем, – это ограничение числа задач в работе и вытягивание новых задач из очереди только после завершения старых. Он решил ограничить разработку одним запросом на разработчика, такой же норматив был установлен для тестировщиков.
Добавив очередь для получения PTC, он обеспечил равномерный поток работы между разработкой и тестированием, что показано на рис. 4.4. Этот подход – использование буфера для снижения вариативности размеров и усилий – обсуждается в главе 19.
Примечание. Это установленное правило: одна задача на одного разработчика в любое время. Позже правило может быть изменено. Представление процесса как набора правил – ключевой элемент Канбан-метода.
.
Рис. 4.4. Модель состояний, показывающая желаемый поток работ с ограничением незавершенной работы
Установление каденции пополнения
Примечание. Каденция – это понятие Канбан-метода, которое определяет ритм событий определенного типа. Расстановка приоритетов, поставка, ретроспективы и все повторяющиеся события могут иметь собственную каденцию.
Чтобы облегчить принятие решения об ограничении задач в работе и переходе на вытягивающую систему, Драгош должен был подумать о каденции взаимодействий с менеджерами продукта. Он посчитал, что еженедельное совещание – оптимальный вариант, поскольку его тема – пополнение входящей очереди производственной системы из бэклога. Обычно в течение недели освобождались три места в очереди, поэтому следовало обсуждать вопрос «Какие три элемента бэклога вы бы предпочли отправить сейчас в разработку?». Каденция моделируется на рис. 4.5.
Рис. 4.5. Рабочий процесс с Канбаном: ограничение задач в работе и очереди
Он хотел предложить «гарантированное» время выполнения – 25 дней с момента попадания задачи во входящую очередь. Конечно, 25 больше, чем 11. А на некоторые задачи требовалось до 30 дней. Но Драгош решил, что таких заданий не должно быть много. И, кроме того, 25 – это гораздо меньше, чем 140, а именно столько дней составлял текущий срок выполнения работ. Он рассчитывал добиться цели благодаря регулярности поставок, построению доверительных отношений с менеджерами продукта и их клиентами.
Достижение нового соглашения
Драгош сделал менеджерам продукта предложение – попросил примириться с тем, что они будут встречаться раз в неделю и обсуждать приоритеты, он ограничит количество незавершенной работы, а его команда перестанет заниматься оценкой. В обмен на это он сократит время выполнения до 25 дней и будет в дальнейшем ориентироваться на этот дедлайн.
Клиентам предложили отказаться от вычисления ROI и переводов бюджета между отделами на основе оценки планируемых трудозатрат. В обмен на это им пообещали беспрецедентно короткие сроки выполнения и надежность. Для удобства расчетов время обработки запроса – примерно 11 дней – устанавливалось на основании исторических данных, о чем говорилось выше, в разделе «Факторы, влияющие на производительность». Также их попросили считать затраты фиксированными и игнорировать ту калькуляционную парадигму, на которой ранее основывались переводы бюджета между отделами.
Драгош обосновывал эти перемены так: у организации-поставщика есть годичный контракт, по которому она ежемесячно выставляет счет. В соответствии с контрактом поставщик привлекает людей, получающих зарплату независимо от того, работают они в данный момент или нет. Бюджет, поступающий от четырех менеджеров продукта, – это фиксированная сумма, распределяемая пропорционально. Драгош гарантировал, что каждому менеджеру продукта достанется справедливая доля. Это освободит их от необходимости отслеживать каждый запрос. Если они смогут принять тот факт, что доллары приносят им гарантированный результат, то, возможно, откажутся от предубеждения против приблизительной оценки трудозатрат и переводов бюджета. Чтобы определить, чья очередь подходит, разработали несколько простых правил, поэтому распределение осуществлялось справедливо. Достаточно было простой круговой схемы с весовыми коэффициентами.
