Мы с командой подготовили огромное количество презентаций для самых разных компаний, для самых разных аудиторий. И под «презентацией», я понимаю не энное количество слайдов, которые вы показываете на экране, а именно визуальное представление своей идеи, задач или нового продукта. Из всех работ мне особенно запомнилась одна из презентаций для нашего постоянного клиента – крупной российской компании.
В вашей компании есть отдел корпоративных отношений? Аббревиатуры PR, GR или IC кажутся вам знакомыми и понятными? Сколько раз вы или ваши сотрудники задавались вопросом относительно занятости этого загадочного отдела? Чем они занимаются? Заказывают визитки, разъезжают по заграницам с журналистами или встречаются с агентствами в ресторанах? В любом случае это явно какое-то не самое полезное и жизненно важное для бизнеса занятие. Такие предубеждения бытуют во многих крупных компаниях, не стал исключением и наш клиент.
Пример из жизни. «Все встанет на свои места»
Задача от клиента
Рассказать сотрудникам компании, что такое PR-отдел и чем же он на самом деле занимается. Сотрудники уже имели свое устоявшееся мнение по этому поводу, и нам предстояло переубедить их и побороть довольно устойчивые предубеждения. Если утрировать, то нужно объяснить, что отдел PR занимается НЕ изготовлением визиток, а коммуникациями с внутренним и внешним миром. И сделать все это предстояло креативно и необычно.
Решение
Мы сравнили ситуацию с идеей невесомости, поскольку было ощущение «подвешенного» состояния отдела в умах сотрудников компании, неясности его места и роли. Невесомость – это хаос, абстракция, беспорядок. На секундочку представьте себе, что вам пришлось работать в офисе, который находится в состоянии невесомости. «Плавающие» документы, «летающие» канцелярские принадлежности, отсутствие мебели и т. д. Ваша задача – сделать так, чтобы все встало на свои места.
Чтобы вызвать неподдельный интерес и создать настоящую интригу, мы детально продумали такой предварительный этап презентации, как вовлечение. За несколько недель до презентации, которую было решено проводить в офисе, сотрудники получили пригласительные со стерео-варио эффектом, на которых под одним углом в офисе все «летает», а под другим все находится на своих местах (как на старых добрых «переливашках»). И «тизерная» подпись: «17 сентября все встанет на свои места». Потом запустили видео-тизер в корпоративном интранете, нарисовали сотрудников PR-отдела в стиле сериала «Симпсоны», сделали жутковатый ролик о том, что сила притяжения обнулилась, и пора все расставить по местам.
Как это было
За час до начала презентации мы запустили на экране обратный отсчет: «Все встанет на свои места через…» Постепенно собирались люди, разглядывали висящие в воздухе степлеры, кресла и системные блоки (все они были подвешены на тонких бесцветных лесках). Поехали! Все началось с интерактивного голосования на тему: «Чем занимается отдел PR?». Победил ответ «Заказывает визитки». Мы ожидали этого и были готовы развеять заблуждения, для чего и создали пять мультфильмов о мифах об отделе PR. Уже всем знакомые сотрудники в образах Симпсонов иллюстрировали те самые мифы. Мы запускали мультфильм при передаче слова, чем давали аудитории немного отдохнуть от слушанья. Все слайды были «в космосе» с «плавающими» в невесомости объектами, которые по ходу презентации становились на свои места. И так слайд за слайдом, мультфильм за мультфильмом мы объяснили, чем на самом деле занимается загадочный отдел и какую важную роль в жизнеобеспечении бизнеса он играет.
Некоторое время после начала презентации все возможные места в огромном офисе, откуда хоть что-нибудь было видно или слышно, были заняты: народ стоял в проходах и на всех балконах атриума. Мифсоны (мифы + Симпсоны) стали корпоративным хитом благодаря тому, что люди не побоялись простоты и самоиронии. И главное, никакого стандартного кейтеринга, раз невесомость, то и еда в тюбиках! Возможно, кто-то ушел голодный, но зато крайне заряженный позитивными эмоциями. Мы запомнились. Мы решили задачу. Мы изменили отношение к отделу. Визитки стали анекдотом, а не реалиями. Людям было искренне интересно, эта презентация полностью завладела их вниманием, завоевала их сердца.
Вообще, на эту тему можно писать очень долго и много, но, чтобы сэкономить время, я хочу просто поделиться самыми основными, на мой взгляд, критериями, которые помогут сделать ваше выступление таким, чтобы его смотрели на одном дыхании.
К презентации надо готовиться. Я знаю, вы заняты, вы невероятно заняты, у вас огромное количество срочных вопросов по бизнесу, которые надо решить. Я говорю сейчас без сарказма, я прекрасно понимаю, что так и есть. Но разве коммуникация задач бизнеса вашим сотрудникам в такой форме, чтобы они их не только поняли, но и приняли и захотели во что бы то ни стало эти задачи выполнить, это не цель № 1? Вы просто обязаны готовиться к выступлению перед своими людьми. Небезызвестный всем Стив Джобс, признанный одним из лучших мастеров презентации в мире, к каждой презентации готовился не меньше трех (!) месяцев. Он участвовал в процессе подготовки слайдов, писал сопроводительный текст, регулировал направление луча проектора на сцену, обдумывал и менял свое положение относительно экрана и т. д. Я, конечно, не пропагандирую такую дотошность, но вы точно должны хотя бы несколько раз отрепетировать свое выступление перед мероприятием. А лучше всего записать себя на видеокамеру и изучить запись, чтобы увидеть и понять, где расставить акценты и какие места требуют корректировки.
Проявите свое лидерство. Личность спикера значит очень много. Если вы сами не сможете зажечь аудиторию, то никакими суперкреативными слайдами тут не поможешь. Вы руководите целым бизнесом, прошли огромный путь, имеете невероятный опыт и квалификацию, управляете таким количеством людей, так проявите себя! Пусть это будет настоящий «звездный час»! Вложите все силы, всю энергию, всю харизму, которой обладаете, в эти 30 минут, и результат превзойдет все ваши ожидания.
Долой слайды! Если есть возможность не использовать слайды, не используйте их. Расскажите и покажите ваши мысли, а не ждите, пока слушатели прочитают три абзаца, «влепленных» в один слайд. Популярная круговая диаграмма, которую так любят использовать для демонстрации, например, доли рынка, берет свое название от английского слова pie (пирог). Так вынесите реальный большой пирог и разрежьте его на части прямо во время презентации, покажите, какой кусок этого пирога – ваша заслуга, а какие кусочки еще предстоит получить. Дайте возможность вашим коллегам «съесть» своих конкурентов.
Краткость – сестра таланта. Каждый слайд вашей презентации должен быть максимально прост и лаконичен. Способ проверки «понятности» слайда очень простой. Информация должна быть представлена так, чтобы в случае форс-мажора (например, технического сбоя в работе проектора) вы могли легко изобразить ее, используя подручные средства, например флипчарт и маркер.
Разряжайте обстановку. Давайте вашим слушателям возможность передохнуть и зарядиться энергией. Разбавляйте бизнес-информацию легкими шутками, интересными аналогиями, историями из жизни.
