Кроме того, есть оповещение о том, что вы собираетесь посетить запланированное мероприятие, правда, блок «ближайшие события» спрятан и не попадается на глаза сразу.
Можно написать личные сообщения участникам встречи, и у Facebook даже есть для этого официальный функционал. То есть рассылку можно автоматизировать.
Но самое главное – оповещения о постах во встрече приходят на почту участников. Видимость таких постов выше, чем во «ВКонтакте». Поэтому вести встречу в Facebook особенно важно.
Смс-рассылка
В интернете есть множество сервисов смс-рассылок по вашей телефонной базе. Если участники регистрируются в обсуждениях, то вам обязательно надо брать у них e-mail и сотовый телефон. Вы записываете эти номера в отдельный файл, потом загружаете в сервис и одним нажатием кнопки рассылаете сразу всем адресатам. Больше всего мы любим сервис Infosmska.ru. Он очень простой и удобный. Цена одной смс-ки меньше рубля.
В случае регистраций на лендинге события все еще проще. Там для телефона всегда есть отдельное поле.
Если телефоны оставлены корректные (бывает так, что люди пишут несуществующие номера), то оповещение получат все участники.
Смс рекомендуем использовать лишь один раз, перед самим мероприятием. Не стоит делать рассылки чаще – вы только вызовете негатив.
E-mail-рассылка
Здесь все то же самое, что и с смс-рассылкой. Вы собираете контакты в отдельный файл, потом переносите файл в сервис e-mail-рассылок – например, Getresponse. После чего отправляете письмо с напоминанием на электронную почту. Однако, в отличие от смс-рассылки, на почту напоминания приходят далеко не всем. Часто люди просто не открывают письма. По нашей статистике, открываемость писем в этом случае составляет максимум 70 %. Чаще – 40–50 %.
Помимо всего прочего, почта позволяет высылать регулярные письма с новостями мероприятия (например, о повышении цен), что тоже напоминает о событии. В какой-то степени это очень похоже на ведение встреч.
Чат в мессенджерах
Как вы, наверное, уже поняли, чат в мессенджерах под ваше мероприятие не только выполняет функцию нетворкинга, но еще решает задачу постоянного напоминания о событии. Крайне трудно забыть о мероприятии, когда ты постоянно читаешь диалоги его потенциальных участников. Главное – его запустить. Да, участники читают далеко не все. Но хотя бы один раз, хотя бы одно сообщение они увидят 100 %.
В итоге, применяя все эти способы, вы сможете захватить максимум внимания участников. Напоминания о вашем событии, по факту, будут во всех основных каналах: в телефоне, на почте, в личных сообщениях, ленте новостей, сбоку в рекламе, в «Ответах», в базовых напоминаниях о встрече, в мессенджерах. Забыть о таком событии попросту невозможно. Если на событие придет все-таки мало людей, вы как минимум будете знать, что дело в чем-то другом.
Проведение события
Что проверяем за три дня и накануне
Хочется еще раз отдельно напомнить: несмотря на то что на вас свалятся сотни звонков, куча авральных дел и решение внеплановых задач, вы должны постоянно держать перед глазами чек-лист, с которым нужно сверяться каждый день. Он особенно актуален в последние дни перед мероприятием и позволяет убедиться в том, что:
• команда собрана и полностью укомплектована; ключевые и второстепенные дела в случае форс-мажора или болезни члена команды подхватят… (и дальше список контактов);
• все завезено или вы точно знаете даты и время завоза «мерча», полиграфии, техники, оборудования, всего для застройки и находитесь на связи с поставщиками и ответственными лицами;
• все счета своевременно оплачены, все договоры подписаны. А то придете вы в 7 утра в субботу на площадку, а вам скажут: «Вы нам вторую часть счета на аренду не оплатили, мы вас не пустим. Бухгалтер уехал кататься на лыжах, а банк не работает…» Дальше читаем о форс-мажорах;
• партнеры на связи, они готовятся, уже забрали из типографии сувениры для гостей, продумали застройку своей зоны и прислали вам ролики, чтобы крутить их в перерывах. А, ну и самое важное – оплата (если она была оговорена и прописана в договоре) от них поступила;
• спикеры помнят дату и время выступления, получили билеты и контакт сопровождающего, выслали вам презентацию;
• оборудование привезено и протестировано. Главное требование здесь одно: все должно быть сделано заранее. Чем больше оборудования и чем масштабнее мероприятие, тем больше времени вы закладываете на подготовку;
• то же самое относится к монтажу и застройке. Со специалистами необходимо заранее спланировать алгоритм действий, назначить ответственных, прибавить от пары часов до лишнего дня – опять же, в зависимости от объема и количества задач;
• все, кому нужно, получили ТЗ – ведущие, модераторы, операторы, фотографы;
• все, кому нужно, получили подробные памятки – волонтеры, команда, участники.
• участникам разосланы напоминания о мероприятии, схемы проезда, «письма заботы» с подробностями;
• площадка готова к приему вашего мероприятия – предыдущее событие завершено и везде убрано;
• вы знаете, кто поможет вам собрать 700 пакетов участника, в каждом из которых 13 позиций. И эти люди вас не подведут.
Забота как важный элемент качественного мероприятия
Когда мы придумали первую конференцию «Суровый питерский SMM» и решили провести ее, ниша открытых деловых ивентов была уже густо населена. Ежедневно проходили десятки конференций, семинаров, саммитов, форумов и мастер-классов. Что нужно предложить людям, какая отстройка от коллег и конкурентов даст наиболее ощутимый и заметный результат? Что заставит людей говорить о вас, рекомендовать вас и возвращаться к вам? Ответы на эти вопросы выкристаллизовались и стали очевидны очень быстро. Нужно продемонстрировать качество, заботу и уважение всем участникам ивентов, которые вы делаете. Дать столько, сколько сможете придумать и сколько сможет унести каждый участник. Сделать это искренне и от души, ставя себя, любимого, на место каждого – спикера, участника, партнера, волонтера. Предугадывать потребности и желания аудитории. И делать это постоянно, системно, на каждом мероприятии.
Чем же можно выгодно выделить свое мероприятие среди аналогичных, как проявить заботу и внимание к команде и участникам? Вот наши рекомендации.
• Давайте качественный материал. Люди катастрофически устали от рекламной воды, от продающих докладов, от коротких докладов, от низкопробного контента и от бесконечных повторов из года в год «говорящими головами» одного и того же. Отказывайте спикерам, не отвечающим вашим требованиям. Ищите достойных. Модерируйте доклады и презентации до мероприятия. Отдавайте их переделывать. Еще есть странный формат «круглый стол», который не круглый, не стол и на котором отсутствует дискуссия. В последнее время эта история повторяется часто – на сцене в ряд сажают 4–6 человек, доклады которых объединены общей темой. Каждый из них получает 15–20 минут на озвучивание своей позиции, остальные коллеги во время выступления тупят в телефоны или скучающе смотрят в зал. Все. Нет дискуссии, нет обсуждения между выступающими, зачастую даже нет времени на вопросы из зала. За такой короткий период вообще трудно что-то рассказать, а если общая тема еще и не заканчивается диспутом, то зачем это было вообще?
