• Работайте без выходных. Если вы являетесь организатором мероприятия любого уровня и любого размера (серьезная конференция или детский мастер-класс), то всегда должны быть в курсе того, что на данный момент происходит в вашем проекте. Вы или члены вашей команды всегда должны отвечать на телефонные звонки (необязательно (хотя идеально) быть на связи по телефону 24/7, но с 9 до 20 часов, в том числе в выходные, почему нет? Что может вам помешать?), на письма, приходящие в почтовый ящик события, на сообщения в социальных сетях мероприятия. Если член вашей команды не знает ответа на вопрос, он обязан его узнать и не снимать с себя эту задачу, пока она не будет решена. Если нет готового решения – его надо найти. Если период подготовки выпал на длинные выходные или государственные праздники типа новогодней недели, все равно будьте на связи. Это тот стандарт качества, не выдержав который вы рано или поздно гарантированно огребете негатив.
• Четко соблюдайте тайминг. Уважение проявляется в том числе и в том, как вы распоряжаетесь чужим временем. Обещали начать вовремя – начните. Для организаторов в этом нет ничего невозможного, потому что все процессы считаются и прогнозируются. Если вы проанонсировали, что начало мероприятия в 11, то для ивентов до 1000 человек откройте регистрацию за час-полтора (и не ленитесь напомнить о том, что вы начинаете вовремя и лучше приходить на регистрацию заранее), для более масштабных – за полтора-два. На «Нашествие», например, вообще можно заехать накануне. Просчитайте количество пропускных слотов, лучше сделать их больше и поставить на них достаточно персонала, чем создать километровые очереди и получить неизбежный негатив, которого можно было бы легко избежать. Примеров не будет, но крупные форумы на несколько тысяч участников с часовой очередью на входе знают многие.
Важно!
Как не вылететь из тайминга в процессе ивента? Прежде всего, заранее предупреждайте выступающих о том, что на доклад им выделено такое-то время, а на вопросы – такое-то. Это не пожелание, а факт, перед которым вы ставите всех спикеров.
За временем на деловых мероприятиях следят модераторы.
Их задача – вовремя ненавязчиво напомнить докладчику, что осталось, например, 5 минут, а потом – что время вышло. Можно поднимать специальные таблички или разместить на сцене лицом к докладчику экран с таймером обратного отсчета в финальные 5 минут доклада. Есть момент, который кажется нам странным: отдельные спикеры на некоторых мероприятиях считают себя более достойными и звездными, чем другие, и «вылезают» из отведенного им времени. А модераторы, не получившие четких инструкций, позволяют им это сделать. Наше мнение: условия выступления едины для всех и сообщаются заранее. Какой бы звездой ни был спикер, в первую очередь он (хочется верить) адекватный человек, который, приняв приглашение, тем самым подтверждает готовность играть по правилам организатора.
• Не экономьте на волонтерах. Ни на их количестве, ни на их качестве. Мы вот, например, гордимся тем фактом, что на конференцию в Екатеринбурге из столицы к нам прилетала Таня, которая была волонтером на нашей московской конференции «VideoDays». И есть ребята в Питере, которые из раза в раз вливаются в команду волонтеров. Они уже хорошо знают схемы работы и наши высокие стандарты. Почему они возвращаются? Потому что получают от этого взаимодействия много опыта, радости, новых знакомств и подарков. А мы, в свою очередь, получаем вовлеченную команду, с горящими глазами и искренними улыбками.
• Заботьтесь о команде. Вообще, когда мы говорим о заботе, то призываем проявлять ее не только к тем, кто рублем поучаствовал и билет купил, а вообще ко всем. А кто, как не команда, является залогом успеха вашего ивента? Команда – это модераторы, технический персонал, поддержка трансляции и прочих удаленных процессов, волонтеры, фотографы, видеооператоры, организаторы. Во-первых, не забывайте всех кормить и поить. Это очень важно, потому что голодный человек не может работать нормально. Помимо возможности участия в общем обеденном перерыве предложите пиццу, поставьте в комнате отдыха воду. Во-вторых, ставьте четкое ТЗ. Это тоже элемент заботы – заранее прислать ТЗ фотографам, сообщить волонтерам их задачи и зоны ответственности. Предусмотреть все и даже чуть больше – это и есть забота. В-третьих, будьте щедрыми. Выразите свою благодарность с помощью подарков, информации, сувениров. Поверьте, зачастую это работает намного круче, чем условные 3–5 тысяч рублей в день за наемный, но невовлеченный персонал. Хотя, конечно, всем, кому вы по предварительным договоренностям должны платить – платите своевременно и в полном размере.
• Присылайте всю необходимую информацию вовремя. Если человек оплатил участие – электронный билет должен сразу прийти на почту. За сутки до мероприятия должно быть разослано напоминание. Доступы к трансляции нужно выслать заранее, лучше накануне, а не за 5 минут до начала, чтобы не заставлять людей нервничать и писать в ваш саппорт.
• Составьте памятку участника мероприятия, где напишите обо всем, что может ему понадобиться. Места для парковки, ближайшее метро, что нужно взять с собой, что вы дадите на самом мероприятии, во сколько начало и обеденный перерыв, сколько залов и какая логистика, где расположен гардероб и где можно будет зарядить мобильный телефон, что будет продаваться в фойе и нужна ли для покупок наличка. Продолжать можно бесконечно, памятка участника наших конференций стабильно состоит из 20+ пунктов. Это тоже забота.
• Если у вас предусмотрена «раздатка», имеет смысл разместить в блокноте расписание мероприятия, словарь терминов (чтобы новички не чувствовали себя не в своей тарелке), дать актуальную для участников аналитику, прочие полезные страницы.
• Ставьте зарядные станции для телефонов. Смартфоны разряжаются быстро, при этом для многих они являются основным инструментом работы и коммуникации. Возможность зарядить телефон от портативного блока, не сидя при этом около зарядной станции, – не что иное, как еще одно проявление вашей заботы об участниках. Ваши расходы на их аренду совсем невелики в сравнении с позитивным настроем участников.
• Вообще, если перед вами стоит выбор: сэкономить на чем-то условные 5–10 тысяч рублей или не сберечь их, но сделать/купить/арендовать/придумать еще что-то для удобства, комфорта, радости участников вашего мероприятия, то вывод однозначный – экономить нельзя. Но почему-то при этом сплошь и рядом все экономят. Загадочное явление.
• Т – терпение. С – спокойствие. Утром в день мероприятия на номер 8-800 один за другим идут звонки – кому-то не пришла ссылка на трансляцию, кто-то опаздывает и волнуется, что его не пустят в зал, кто-то заблудился. Звонков может быть и сотня, и две. Вопросов во всем их разнообразии – от силы десять. Тот, кто отвечает на телефон, ни в коем случае не должен показать, что он устал, что он повторяет одно и то же. Искреннее желание и готовность помочь решить любую проблему – обязательный элемент программы. Сажайте на телефон самого стрессоустойчивого и заботливого члена команды. Не отвлекайте его больше ничем. У него нелегкая работа и очень ответственная.
• Дарите подарки – спикерам, модераторам, команде. Договаривайтесь с партнерами, покупайте. Подарок – это одна из форм проявления благодарности за соучастие.
