• Делайте часовой обеденный перерыв, если ваше мероприятие длится целый день. Не все захотят обедать на кофе-брейке, кто-то предпочтет ближайшие рестораны. За 20–30 минут добраться до них, пообедать и вернуться крайне проблематично. Не подгоняйте своих гостей, ведь сделать их пребывание на вашем мероприятии комфортным без ущерба для всех совсем несложно.
• Заранее рассылайте информацию о любых изменениях в расписании и тайминге мероприятия, чтобы участники могли своевременно скорректировать свои планы.
• По нашему опыту: не стоит на разных потоках ставить разное время начала докладов. Представьте ситуацию, когда в одном зале у вас выступает востребованный и интересный спикер, у него часовой доклад. Через полчаса в соседнем зале начинается выступление такого же крутого докладчика. Часть участников, которые очень хотели бы послушать и того и другого, в итоге встанет перед выбором, и кто-то уйдет, не дослушав доклад в первом зале. А потом так же, не дослушав во втором, встанет и вернется в первый, потому что там будет третий спикер и тоже очень достойный! Да, параллельные доклады встречаются на мероприятиях постоянно, но старайтесь ставить в одно время хотя бы их начало, чтобы дать участникам возможность слушать выступления целиком (а пропущенные потом посмотреть в записи).
• Просите модераторов или ведущих в начале ивента озвучить для аудитории план дня с основными перерывами и важными мероприятиями в процессе. Да, все это должно быть на афишах или в расписании, но позаботьтесь и об аудиалах.
Что нужно взять организатору на мероприятие
Каждый организатор непосредственно в день проведения мероприятия – это многорукий Шива, причем зачастую нервный (должно быть незаметно) и невыспавшийся (лучше, чтобы тоже было незаметно). Очень редко получается так, что все полностью готово за пару часов до начала регистрации. В основном до последнего момента мы носимся по площадке, отдаем последние распоряжения, проверяем, все ли настроено, все ли приехали, контролируем процессы.
Площадки бывают самые разные – укомплектованные оборудованием и совершенно пустые, требующие дополнительного оформления и подготовленные к приему гостей. Но обязательно чего-то будет не хватать, что-то нужно будет срочно закрепить или отрезать, кого-то надо будет вызвонить. На плече одной из множества организаторских рук висит волшебная сумочка Гермионы Грейнджер. А в ней… базовый «оргнабор»:
• степлер со скрепками (достаточно большой, можно строительный);
• скотч – обычный и двусторонний, широкий и тонкий, 2–3 рулона;
• дырокол (лучше промышленный), если надо, например, бить дырки в бейджах. С круглым и овальным узким вариантами вырубки;
• ножницы (не тупые, не маникюрные, не детские, не филировочные);
• бумага формата А3 и А4 (цветная и белая);
• прозрачные файлы для документов;
• небольшие наклейки с телефоном, контактным лицом и названием вашей компании (чтобы пометить ваши конструкции/коробки/пакеты);
• маркеры (в том числе тонкие, чтобы что-то красиво подписать), ручки, карандаши;
• конверты простые белые и брендированные, с вашим логотипом;
• булавки (английские и обычные);
• стяжки строительные (например, чтобы закрепить пресс-волл);
• кусачки (например, чтобы открепить пресс-волл);
• веревка/бечевка (сто тыщ вариантов использования: от фотосушки до крепления пресс-волла, если вы забыли стяжки);
• пакеты для мусора (маленькие для канцелярских мусорных ведер и объемные на 120 л, чтобы складывать большое количество мусора);
• канцелярский (а можно и швейцарский) нож;
• перчатки матерчатые для «грязных» работ;
• флешка (лучше две-три), которая читается теми ноутбуками, которые будут у вас на площадке;
• подписанные удлинители (почему подписанные? Потому что в случае ноунейма они совершенно эпично пропадают);
• подписанные тройники и «пилоты»;
• мобильный телефон с достаточным количеством денег на счете, планшет/ноутбук;
• зарядные устройства для телефона, ноутбука/планшета;
• полностью заряженный внешний аккумулятор для смартфона;
• запасной мобильный телефон, лучше всего простой кнопочный, у которого в самый важный момент не закончится заряд батареи. Конечно, в нем должна быть работающая сим-карта;
• шнуры для зарядки ваших девайсов (как от сети, так и от аккумулятора);
• несколько шнуров и переходников (мини-джек, джек, тюльпаны, HDMI);
• батарейки АА и ААА – несколько упаковок;
• деньги разного номинала (несколько тысяч на непредвиденные расходы, да и просто кофе попить);
• визитки;
• паспорт;
• пакет согласований (если таковые нужны);
• расписание мероприятия с таймингом (как техническим, для внутреннего пользования, так и «официальным», по которому на мероприятии живут участники);
• в памяти телефона – список контактов всех подрядчиков, техников, волонтеров, организаторов, спикеров, ведущих и т. д.;
• этот же список, продублированный на бумаге;
• удобная обувь (можно в качестве запасной. Да, организатор-девочка ни в какой ситуации не перестанет быть девочкой);
• запасные колготки (да, по-прежнему девочка в любой ситуации думает о безукоризненности образа);
• влажные и обычные салфетки;
• минимальная аптечка. Всякое бывает (пластырь, но-шпа, цитрамон, смекта, валидол, хлоргексидин, кетанов, жаропонижающее, антигистаминное);
• косметичка (тушь, заколки, карандаш для бровей. Пригодится как для кого-то из организаторов, так и для промо-персонала);
• маленькая сумка через плечо или на пояс для самого необходимого;
• зажигалка, штопор. Да, они могут понадобиться;
• самокат/ролики/скейт (при организации огромных фестивалей, например, незаменимая вещь);
• рации у всех организаторов с правом голоса и принятия решений, если мероприятие проводится на большой площадке или в нескольких зонах.
Этот список необходимо иметь и в распечатанном виде – сначала по нему подобрать все нужное, чтобы взять с собой, а по окончании мероприятия по нему же все собрать.
Возможно, мы что-то забыли: иногда бывают самые невообразимые потребности. Одно знаем точно: лучше взять с собой пару десятков ненужных вещей, но быть во всеоружии, чем вдруг оказаться в совершенно пустом 800-метровом зале без веревки и прищепок для фотосушки, скотча для того, чтобы приклеить расписание на стены, телефона ведущего, который опаздывает, и с микрофонами без батареек.
Инструктаж команды
Накануне мероприятия или непосредственно перед ним, за 2–3 часа до начала, пока заканчивается монтаж, необходимо провести краткий брифинг для команды, на котором есть возможность познакомить тех, кто не смог сделать это раньше, еще раз проговорить зоны ответственности и озвучить задачи для каждого человека и частей команды.
