Эта история пересказана во многих книгах и блогах, но мне лучше знакома только что изложенная версия Ее ценность в том, что она описывает один из простейших способов правильно устанавливать цели. А мне он настолько помог концентрировать усилия, что кроме «пяти дел в день» я ставлю такие цели на квартал, месяц и неделю. Количество главных дел варьирую от трех до пяти в зависимости от направления бизнеса, над которым тружусь в данный момент. Логика проста: чем меньше число, тем более высокой концентрации я намереваюсь достичь Список пяти главных задач на день помогает выполнить несколько критически важных дел вместо того, чтобы распыляться на массу ненужных (И если эта система поможет вашей компании, почему бы и вам не прислать мне однажды чек в благодарность?!).
Теперь позвольте немного развить концепцию «от трех до пяти» Составив список всех дел, поделите их на две группы приоритетности: А и Б Буквой А обозначьте дела, которые помогут вам достичь намеченных целей. Буква Б — для пунктов, которые нужно выполнить по возможности После этого пронумеруйте пункты группы А по степени важности: A1, A2 и так далее. Затем повторите ту же процедуру с группой Б.
Потом внесите каждое из дел в ежедневник с указанием конкретного времени их выполнения. Например: 10:00–11:00: Собеседование с представителем отдела поддержки клиентов (A1).
Помните: занося в ежедневник дела категории А, а затем категории Б, назначайте для них конкретное время, но с запасом на перерывы вроде писем или звонков, потому что от них никуда не денешься. Чтобы не выбиться из графика, нужно заложить в него эти паузы.
Самое трудное — следовать своему же плану. Все мы ловили себя на том, что подчас занимаемся второстепенными задачами, например уборкой или проверкой почты, вместо того чтобы работать над критически важными проектами. Есть фантастическое новое приложение; оно поможет и вам, и вашим сотрудникам сконцентрировать внимание на пяти главных задачах. Называется оно Teamly (www. Teamly. com), и теперь я являюсь консультантом и инвестором этой компании.
Почти столь же трудно понять, когда пора скорректировать свой план. Например, может быть, важнее продолжить телефонный разговор из списка А дольше, чем отведено вашим графиком, чем закончить его вовремя, чтобы приступить к списку Б. Задача А всегда должна быть приоритетнее задачи Б А позиции выше по списку, например A3, всегда имеют приоритет над нижними, скажем над A7.
Планируйте свою работу и не отступайте от плана. Расскажите хотя бы одному человеку, что собираетесь сделать за день: это поможет вам не забывать о намеченных целях.
3. Сверяйтесь со списком
Постоянно следите за осуществлением плана — раз в день и в месяц. Получается ли у вас достигать цели? Все ли приоритетные задачи выполнены? Обзор сделанного — лучший момент для того, чтобы перенести незавершенные дела группы Б на другой день.
4. Анализируйте свою продуктивность
Не слишком ли долго вы задерживаетесь на одной задаче? Если да, то почему? Стоило ли ее выполнять? Есть ли что-нибудь, что можно еще сделать для более качественного управления временем завтра?
Отыщите свой уникальный талант
Много лет назад я проходил курс Дэна Салливана под названием «Тренер по стратегии», где он обучал нас так называемой уникальной способности. У Дэна теперь вышла книга с тем же названием — Strategic Coach by Dan Sullivan. Моя уникальная способность, как выяснилось, состоит в том, что, помогая предпринимателям осуществлять свои мечты (или делать их обратное планирование), я опираюсь на интуицию. В идеале я бы отдал на откуп штатным и внештатным сотрудникам или вообще прекратил всю работу, кроме той, для которой требуется моя уникальная способность.
Вот как Дэн Салливан определяет такую способность в своей программе «Тренер по стратегии»: «Во-первых, это выдающееся умение, которое замечают и ценят другие люди; во-вторых, нам самим нравится и хочется этим заниматься; в-третьих, реализуя эту способность, мы заряжаемся позитивной энергией и заряжаем ею окружающих; и в-четвертых, мы постоянно совершенствуемся, изыскивая возможности для дальнейшего роста».
Чтобы достичь высокой концентрации, сделайте простое упражнение: оно поможет сосредоточиться только на пунктах, для которых требуется ваша уникальная способность.
Составьте в Excel список всех дел, которыми занимаетесь каждый день и неделю. Я обычно представляю себе, будто кто-то снимает на видео, как я работаю весь день в течение месяца, и в уме прокручиваю этот фильм, записывая свои занятия. Теперь занесите их в первую колонку таблицы. Во втором столбце напишите одну из букв, обозначающих уровень ваших навыков, необходимых для выполнения задачи:
Н = «некомпетентен» (вы в этом полный профан).
К = «компетентен» (вы прилично в этом разбираетесь).
О = «отлично» (вы выдающийся специалист в этом, но не любите этим заниматься).
У = «уникальная способность» (см. определение Дэна на предыдущей странице).
В третьем столбце напишите, сколько бы вы платили в час сотруднику, который занимался каждым делом весь рабочий день.
Затем начинайте срочно делегировать или передавать подрядчикам самые низкооплачиваемые задачи, а также те, против которых вы поставили себе «Н» или «К».
Так вы скоро научитесь сосредотачиваться именно на том, что вам необходимо делать для роста вашей компании
Как сохранить высокую концентрацию
В течение многих лет я веду и постоянно обновляю список советов, как не терять фокуса Каждые полгода перечитываю его. Это подстегивает меня и повышает мою продуктивность. Надеюсь, какие-то из этих идей помогут и вам, и вашей команде не распылять свое внимание.
Дышите. Во время своей лекции великолепный оратор Виктория Лабалм процитировала знаменитого мима Марселя Марсо, у которого сама училась: «Дышите, дышите».
Удивительно, насколько помогает сосредоточиться простой способ — остановиться и начать дышать, как в йоге.
Уплотните время. Представьте, будто у вас всего два часа в день на работу. За какие три-пять дел вы взялись бы в эти два часа? Определив это, делегируйте или забудьте все остальное, чем сейчас занимаетесь, и начните делать только те самые важные вещи — весь день и каждый день.
Съешьте что-нибудь! Трудно сосредоточиться, когда в животе урчит, поэтому перекусите, прежде чем приступать к работе над приоритетными задачами. Вы не только избавитесь от мыслей о еде — здоровая пища придаст вам больше сил и поможет лучше соображать Этот совет дала мне Кэти Стакер, и я всегда это помню.
Не смотрите в почту. Почта — один из самых верных способов убить время. Начните день с работы над одним из пяти приоритетных проектов. Почту проверяйте в 14:00, не раньше. Она может подождать. Как только вы начинаете ее проверять, возникнет опасность увязнуть в ней в ущерб продуктивности. Как-то раз в 9:00 я разослал своим непосредственным подчиненным одно и то же письмо: «Не говори никому и приходи прямо сейчас в переговорную, я тебя жду». Затем не спеша прошел в переговорную. Не прошло и трех минут, как шестеро из восьми были там. Другие двое подошли в течение следующих пяти минут. Мы все поняли, что они не сосредоточены на важном — их отвлекает почта. Я повторял подобный тест на директорах, которых консультирую и обучаю. Большинство из них тут же мне перезванивали, как я и просил в письме. Однако были и такие, кто звонил только на следующий день со словами: «Прости, не смог позвонить раньше: я делаю то, что ты мне сказал, и не проверяю почту». Это именно то, что нужно! У вас в компании, возможно, есть пара сотрудников, которым необходимо постоянно следить за входящими сообщениями, но большинству незачем торчать в почте постоянно.
