Книга Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере, страница 8. Автор книги Алексей Гладкий

Разделитель для чтения книг в онлайн библиотеке

Онлайн книга «Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере»

Cтраница 8

Для перехода в режим настройки базы данных и выбора организации для работы используйте в главном меню пункт Выбор организации или команду Сервис ▶ Настройка организации, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+B. При выполнении любого из перечисленных действий на экране отобразится окно, которое показано на рис. 1.3.

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Рис. 1.3. Выбор базы данных


В данном окне осуществляется выбор базы данных для работы. Структура этого интерфейса такова: в верхней его части в поле Текущая установленная база отображается название базы данных, которая используется в данный момент. Слева приводится перечень имеющихся баз данных (обычно он соответствует числу организаций, по которым в программе ведется кадровый учет), справа отображается список сотрудников той базы данных, на которой установлен курсор. В нижней части окна находятся инструменты, предназначенные для выполнения соответствующих действий.

По умолчанию в программе имеется база данных. Вы можете использовать ее, внеся в нее соответствующие изменения (о том, как редактировать базу данных, мы расскажем позже), а можете – создать новую базу данных. Для этого нужно нажать кнопку, которая находится слева под списком баз данных (рис. 1.4).

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Рис. 1.4. Кнопка создания базы данных


При нажатии данной кнопки на экране отображается окно, которое показано на рис. 1.5.

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Рис. 1.5. Ввод и редактирование базы данных


В данном окне осуществляется ввод и редактирование данных об организации. Иначе говоря, именно здесь вы можете создать новую или отредактировать созданную ранее базу данных.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для перехода в режим редактирования имеющейся базы данных нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать кнопку Карточка организации, которая расположена в нижней части окна.

Параметры данного окна заполняются просто – путем ввода значений с клавиатуры. В соответствующих полях укажите название базы, под которым она будет отображаться в списке (см. рис. 1.3), полное наименование организации, ее адрес, банковские реквизиты, сведения о руководителе и главном бухгалтере, а также прочие необходимые данные. Отметим, что все параметры заполнять необязательно – на первых порах можно ограничиться названием базы данных и полным наименованием организации, а все остальные сведения можно вводить впоследствии, по мере необходимости.

В правом верхнем углу данного окна находится кнопка Настройка табельного номера. С ее помощью осуществляется переход в режим настройки автоматического формирования табельных номеров сотрудников предприятия. При нажатии кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 1.6.

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Рис. 1.6. Настройка формирования табельных номеров


Если вы хотите, чтобы программа автоматически генерировала табельный номер при вводе каждого нового сотрудника, установите флажок Автоматически заполнять табельный номер. В поле Последний табельный номер можно указать, с какого номера программе продолжать присвоение табельных номеров. Например, вы можете начать нумерацию не с номера 1, а с номера 10 или 100. Если же у вас уже введено несколько сотрудников, то продолжать нумерацию можно не со следующего номера, а через какой-то интервал. Чтобы отредактировать значение поля Последний табельный номер, нажмите расположенную справа от него кнопку Изменить, затем с клавиатуры введите требуемое значение и нажмите кнопку Сохранить (после нажатия кнопка Изменить меняет свое название на Сохранить, и наоборот).

Чтобы выполненные настройки табельного номера вступили в силу, нажмите кнопку Установить, расположенную справа внизу данного окна.

Вы можете экспортировать все данные об организации в документ Word. Для этого в правой части окна нужно нажать кнопку В MS Word (см. рис. 1.5).

Все данные, введенные в окне ввода и редактирования базы данных (см. рис. 1.5), вступают в силу только после нажатия кнопки Установить реквизиты.

Если в программе используется несколько баз данных, то нужно выбрать одну из них в качестве текущей (то есть той, с которой будет вестись работа). Чтобы сделать базу данных текущей, нужно выделить ее в списке щелчком мыши и нажать кнопку Установить базу, которая находится под списком баз данных (см. рис. 1.3). Напомним, что название текущей базы данных отображается в верхней части окна в поле Текущая установленная база.

Чтобы удалить базу данных из программы, необходимо вначале очистить ее от всех сотрудников (их можно удалить или перенести в другую базу данных, об этом мы расскажем чуть ниже), а затем выделить в списке щелчком мыши и нажать кнопку удаления (на ней изображен крест), которая находится справа от кнопки добавления базы данных. Если в базе данных имеются сотрудники, то программа выдаст соответствующее информационное сообщение и предупредит о невозможности удаления. Если же база данных является пустой, то перед удалением программа выдаст запрос на подтверждение данной операции.

Как мы уже отмечали ранее, в правой части окна выбора базы данных отображается список сотрудников базы данных, на которой установлен курсор (см. рис. 1.3). Под этим списком находится переключатель, с помощью которого вы можете выбрать режим отображения. Если он установлен в положение Показать вакансии, то в списке отобразятся только свободные вакансии, а информации о работающих сотрудниках не будет. Если же установить этот переключатель в положение Показать работающих, то из списка исчезнут все вакансии, а останутся лишь позиции работающих сотрудников. По умолчанию включен режим отображения работающих сотрудников предприятия.

Любого сотрудника вы можете копировать или переносить из одной базы данных в другую (фактически – переводить из одной организации в другую). Для этого нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать в нижней части окна кнопку Копировать сотрудника в другую базу или Перенести сотрудника в другую базу. И в первом, и во втором случае на экране отобразится окно, изображенное на рис. 1.7.

Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Рис. 1.7. Копирование и перенос сотрудника

Вход
Поиск по сайту
Ищем:
Календарь
Навигация