После выгрузки и доставки кассет в кассу головного офиса на основании ведомости выгрузки кассир выписывает приходный кассовый ордер. После этого заведующий кассой принимает от кассира денежную наличность, изъятую из кассет банкомата, сверяет с суммой, указанной в приходном кассовом ордере, и подписывает его.
При инкассации банкомата обязательно проверяется лоток кардридера на наличие забытых карт. При изъятии карт из лотка кардридера составляется акт в двух экземплярах, один из которых вместе с картой передается в карточное подразделение банка.
Техническое обслуживание банкомата, как правило, контролируется IT-подразделением банка. При необходимости полного или частичного восстановления работоспособности банкоматов могут привлекаться к работам сотрудники обслуживающей (сервисной) компании.
Технический мониторинг, мелкие ремонтные работы. На основании информации, поступающей из подразделения по мониторингу банкоматов и от учреждений банка, IT-подразделение контролирует работоспособность банкоматов и состояние связи банкоматов с процессинговым центром.
В случае поступления информации о сбое в работе банкомата принимаются возможные меры удаленного воздействия для его устранения. Если для устранения неисправности требуется проведение работ в месте установки банкомата, сотрудник IT-подразделения банка по телефону сообщает о данном факте ответственному сотруднику подразделения по мониторингу банкоматов, который в свою очередь информирует учреждение банка, за которым закреплен данный банкомат.
Если причины сбоя устранимы без привлечения специалистов сервисной компании, то кассир учреждения устраняет их самостоятельно (например, перегружает компьютер банкомата, меняет ленту чекового принтера). Если для устранения причины сбоя необходимо более квалифицированное вмешательство, то вызываются представители сервисной компании.
Проведение внеплановых ремонтных или профилактических работ сотрудниками сервисной компании. Ответственный сотрудник банка вызывает специалистов сервисной компании к банкомату для устранения неисправностей и уведомляет о времени их прибытия кассира.
Проведение ремонтных или профилактических работ, связанных с вскрытием сейфа банкомата, его частичным или полным демонтажом, механическими или тепловыми воздействиями на корпус сейфа, полной заменой банкомата, производится только после проведения операции выгрузки из банкомата денежной наличности.
После проведения ремонтных или профилактических работ составляется акт, в котором указывается:
— адрес банкомата;
— описание возникших неисправностей;
— перечень проведенных работ;
— информация о дате и времени проведения работ.
Акт подписывается представителями сервисной компании и сотрудником банка.
Проведение плановых профилактических работ. В случае проведения плановых профилактических работ специалистами сервисной компании ответственный сотрудник банка согласует дату и время их проведения с кассиром учреждения. Кассир к согласованной дате и времени организует выгрузку из банкомата денежной наличности.
Нештатные ситуации описаны ниже.
1. Разбор фактов несоответствия остатков денежных средств данным контрольных документов. Факт несоответствия суммы по чекам инкассации банкомата с фактическим остатком в кассетах и режект-кассете оформляется актом несоответствия, форма которого приведена ниже.
Комиссия, сформированная из сотрудников банка, исследует причины возникновения несоответствия и составляет заключение, в котором указываются факты, причины и способы возмещения (или списания) денежных средств.
Если обнаружена недостача в выгруженных кассетах банкомата, то кассир, производивший загрузку денежной наличности в кассеты банкомата, несет полную материальную ответственность за недостачу.
Если обнаружена недостача в режект-кассете, а общая сумма выгруженной из сейфа банкомата наличности совпадает с данными контрольной ведомости банкомата, то данное несоответствие считается ошибкой программного обеспечения.
Если обнаружена недостача в режект-кассете, целостность пломб на кассете не была нарушена и общая сумма выгруженной наличности из сейфа банкомата не совпадает с данными ведомости выгрузки банкомата (имеется недостача), то полную материальную ответственность за недостачу несет кассир.
Если при перерасчете выгруженной из сейфа банкомата денежной наличности обнаруживается излишек, то проверяется контрольная ведомость от момента загрузки до выгрузки. Если после записи о какой-либо транзакции обнаружится запись о неполучении (получении частично) клиентом денег, то об этом делается запись в разделе «Примечания» акта несоответствия, копия фрагмента контрольной ведомости прилагается к данному акту. Сумма излишка отражается на основании акта несоответствия по счету 70601 «Излишки денежной наличности, обнаруженные в банкомате».
Нарушение пломб на кассетах или повреждение кассет с денежной наличностью. При обнаружении нарушения пломб или повреждения самих кассет с денежной наличностью кассир составляет акт в произвольной форме, регистрирующий обнаруженные повреждения. Акт подписывается кассиром (инкассатором) и охранником. Далее имеющаяся в кассетах наличность пересчитывается.
При сдаче инкассатором в кассу поврежденных кассет или пломб на кассетах составляется акт в трех экземплярах, который подписывается комиссией в составе не менее трех человек, назначенных распоряжением по банку. Эти сотрудники присутствуют при приеме и пересчете кассет с денежной наличностью. В акте указываются дата приема и вскрытия кассет, местонахождение банкомата, кем, в каком помещении и в чьем присутствии произведен пересчет, какие повреждения были обнаружены, сумма вложенных денег по данным контрольных ведомостей и сумма, по достоинствам, фактически оказавшаяся в каждой кассете. Акт служит основанием для зачисления денежной наличности в кассу.
Первый экземпляр акта остается в кассовых документах. Второй передается в службу безопасности для расследования обстоятельств повреждения кассет. Третий экземпляр акта передается в карточное подразделение.
В случае обнаружения следов взлома банкомата или подозрения в несанкционированном изъятии денежных средств начальник сектора (кассир) обязан немедленно известить о происшествии службу безопасности. Инкассация банкомата, имеющего повреждения сейфа, производится в присутствии комиссии в количестве не менее трех человек.
Клиентское обслуживание. Претензии клиентов рассматриваются на основании заявления в течение срока, установленного банком.
1. Операция была банкоматом проведена, деньги выданы не были. Если факт выдачи средств из кассет банкомата подтверждается данными по контрольной ведомости из процессингового центра, держателю дается письменный обоснованный отказ.
